Архивная справка что это
Архивная справка: образец. Как получить архивную справку
Пользователем архивной информации может стать любой гражданин, который нуждается в получении тех или иных сведений. Для получения архивной справки необходимо явиться лично или прислать доверенное лицо, действующее на основании удостоверяющих документов.
Какая информация хранится в архиве
В соответствии с законом об архивном деле организации государственные органы, физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязаны предоставлять заявителю информацию, содержащуюся в архивных документах. Такая услуга должна осуществляться без взимания платы.
Архивная справка является официальным документом, оформленным на специальном бланке и содержащем исчерпывающую информацию, запрашиваемую заявителем. Кроме справки граждане имеют право на получение копий архивных документов, касающихся заявителя. Необходимость в получении таких документов может быть связана с обращением в органы социальной защиты, оформлением пенсионных начислений, получением определённых льгот.
Конфиденциальность данных
Согласно законодательству предоставление архивной информации должно происходить через доступ пользователя к оригиналам и поисковым системам. Следует заметить, что вся хранящаяся информация носит конфиденциальный характер, в связи с этим доступ к ней должен быть ограничен определённым кругом лиц.
Такая осторожность связана с тем, что информационный банк содержит персональные данные граждан, сведения об их месте жительства, семейном положении, размере заработной платы, наличии судимости и других биографических особенностей. В связи с этим получение архивной справки не допускается без согласия физического лица. Работники, имеющие доступ к архиву, обязаны соблюдать правила предоставления информации.
Пользователи архивной информации
В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.
Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации.
Правила выдачи архивных справок, копий и выписок
Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления. В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон. Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.
Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы. При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы.
Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока.
Как выглядит архивная справка, образец бланка
Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название. Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления.
Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий. Архивная справка обязана содержать точную информацию об использованных документах, а сведения должны быть изложены в хронологическом порядке. Все наименования, упоминаемые в справке, прописываются в развёрнутом виде, а выдержки из оригинала заключаются в кавычки. Если в процессе заполнения документа были найдены расхождения, то они переносятся в справку в том виде, в каком они значатся в оригинале. Правильно заполненная справка имеет полную юридическую силу и может быть представлена в виде доказательства в суде.
Какие нарушения могут сделать документ ничтожным
Официальный архивный документ не может содержать исправления, помарки и неразборчивые фразы. Также в тексте не допускаются комментарии и различные собственные выводы работников архива.
После текстовой части документа размещаются архивные цифры использованных реестров. Архивная справка подписывается главным архивариусом или начальником отдела кадров и заверяется печатью. Если документ состоит из нескольких страниц, то необходимо заверить каждый лист. Архивный запрос оформляется в двух экземплярах, один из которых выдаётся по требованию, а второй хранится в архивном реестре.
Выдача архивной копии документа
Архивные учреждения по запросу граждан выдают копии оригинальных документов и архивные выписки. Такие информационные блоки изготавливаются на фирменном бланке организации. Если делается копия исторического документа, то необходимости использования такого бланка нет.
Архивная выписка имеет значение в том случае, если исходные сведения находятся в объёмном информационном регистре. Поэтому в целях оптимизации работы в выписке указывается только та часть информации, которая интересует заявителя.
Копии документов выдаются заявителю вместе с сопроводительным письмом. В случае если запрашиваемая информация в архиве отсутствует, в сопровождении сообщается причина невыполнения запроса.
Архивная справка 9 формы
Форма №9 является довольно востребованным документом у населения. Эта справка носит информацию о зарегистрированных в определённой квартире лицах, о размере недвижимости, правах собственника и его семейном родстве с другими дольщиками.
Довольно часто заявители сталкиваются с такой проблемой, как отказ выдачи справки №9 в связи с образовавшейся задолженностью по квартплате. В действительности такой аргумент нельзя считать правомерным, так как по закону сотрудники паспортного стола должны выдать документ независимо от задолженности.
В случае неправомерного отказа необходимо потребовать письменное подтверждение причины отказа,также можно написать жалобу на имя начальника паспортного стола или обратиться в суд.
Для чего нужна архивная справка?
Архивная справка — документ, подтверждающий некие сведения, о которых был сформирован запрос. Это могут быть данные о месте работы, заработной плате, прописке или иные сведения, хранящиеся в архиве.
Содержание архивной справки
Являясь подтверждающим документом, архивная справка обязательно должна соответствовать требованиям оформления и содержать:
Все сведения указываются в строгом хронологическом порядке, если информация касается нескольких лет. Выдавать такую справку может только архивная организация либо компания, в которой официально оформлен архивный отдел: в данном случае документ подписывает ответственный за архив сотрудник.
Распространенные виды архивных справок
Наиболее часто требуются справки по вопросам, касающимся зарплаты, статуса, прописки. Такие документы необходимы при сделках с недвижимостью, оформлении пенсии или льгот.
2. Справка о трудовом стаже и заработной плате. Выдается на основании приказов, лицевых счетов, расчетных книжек и других документов, сданных в архив.
3. Справка о полученном образовании. Чаще всего требуется для подтверждения наличия диплома о высшем образовании: во-первых, подобный документ служит доказательством легальности диплома; во-вторых, он содержит более развернутую информацию, например, о количестве прослушанных часов по каждому предмету.
Условия выдачи архивной справки
Чтобы получить архивную справку, необходимо лично обратиться в архив с паспортом и сделать запрос. Документ выдается под подпись, также предусмотрена возможность его получения иным лицом при наличии нотариальной доверенности.
Как оформить архивную справку
Для чего нужна
Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Наиболее распространенные запросы
Чаще всего люди ищут информацию:
Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
Далее он заверяется подписью руководителя и печатью.
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Архивная справка формы 9 «О регистрации»
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
Далее он предоставляется по месту требования. Например:
Где получить архивную справку
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.
В каких случаях нужна справка по форме 9. Как ее получить
Справка о регистрации по месту жительства необходима во множестве ситуаций. Ее по праву можно назвать самой востребованной бумагой при сделках различного рода. Для чего она нужна, как ее получить и чем она отличается от подобных ей документов. Дело в том, что справка по форме 9 “знаменита” народными названиями, которые не всегда в точности соответствуют ее функциям. Тем не менее названия прижились и переучивать кого-либо не стоит.
Будем исходить из официального названия.
Что такое справка форма 9
Официально эта бумага называется справкой по форме 9. Многим людям это ни о чем не говорит. А все потому, что в народе такой документ получил собственные названия:
Несмотря на разные наименования, речь идет об одной и той же бумаге. За последние десятилетия со справкой о регистрации по месту жительства произошли крайне незначительные изменения, поэтому названия советских времен до сих пор в обиходе.
Выдача этого документа регламентируется Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 г. №713.
Обычная справка форма 9 отражает информацию о том, кто живет и владеет жилой недвижимостью. Если конкретно, в ней содержатся следующие сведения:
Обратите внимание: таким образом, справка о регистрации по месту жительства отражает ситуацию на момент выдачи этой самой справки: то есть, кто проживает и владеет недвижимостью именно сейчас.
Отличия от архивной справки
Но у бумаги по форме 9 есть второй вариант – архивная справка. По сути, это та же самая бумага, но в ней кроме вышеперечисленной информации указываются еще и все лица, которые когда-либо были зарегистрированы в жилом помещении с момента его сдачи и до настоящего времени. С датами прописки и снятия с учета.
Важно. архивная версия справки по форме 9 помогает проследить историю квартиры или дома. Поэтому она так и называется.
Именно возможность отследить динамику жильцов делает разным практическое применение этих двух бумаг. Архивная справка требуется обычно в тех случаях, когда речь идет о каких-то имущественных спорах.
Вот несколько ситуаций, когда она потребуется в пакете документов:
Покупка жилья — нужна архивная или подойдет обычная
Экспертам в сфере жилищного права часто задают вопрос: нужна ли архивная справка при сделках купли-продажи жилых помещений?
Мнения здесь разделяются. По закону необходимости в ней нет, сгодится и обычная версия, отражающая состояние с жильцами на текущий момент. Однако специалисты призывают быть внимательнее. Сейчас на рынке жилой недвижимости слишком много мошенников. И дополнительная проверка покупаемой квартиры никогда не будет лишней.
Попросив собственника заказать архивную справку, вы точно выясните, не имеется ли в временно выбывших из жилого помещения. Это могут быть лица, осужденные на отбывание наказания в местах не столь отдаленных. Или же студенты, имеющие временную регистрацию по месту учебы.
Обратите внимание: в соответствии с российским законодательством форма 9 не имеет срока действия. Но обычно при сделках указывают, что она должна быть взята не позднее, чем месяц назад. Поэтому при затяжных процессах, связанных с оформлением недвижимости или имущественными спорами, может потребоваться несколько раз заказывать справку.
И те, и другие лица вполне способны оспорить куплю-продажу спустя какое-то время. Поэтому выдача архивной справки поможет проверить чистоту сделки.
Как получить
Бумага выдается после обращения в паспортный стол или МФЦ. Но для начала 
разберемся, кто может заказать «девятку».
Важно. всех лиц, имеющих законное право на получение формы 9, объединяет одно: они могут получить справку только за период, когда проживали или владели домом, или квартирой.
То есть, риелторы, потенциальные покупатели и иные третьи лица не имеет никакого права заказать такую справку. Строгость здесь обусловлена тем, что сведения о жильцах защищены Федеральным Законом «О персональных данных».
Читайте также:
где и как можно поменять прописку
Как уже было сказано, выдача справки происходит в паспортном столе по месту нахождения жилья или в МФЦ. В госучреждении заявителю необходимо предъявить документ, доказывающий право требования «девятки».
В большинстве регионов достаточно просто попросить паспортиста о выдаче справки. Но в некоторых субъектах РФ требуется заполнить заявление установленного образца. После того, как сотрудник учреждения проверит ваши данные, остается только ждать.
Важно. выдача справки по форме 9 производится абсолютно бесплатно. Обычная версия, как правило, предоставляется заявителю уже в день обращения. А вот подготовка архивной «девятки» займет несколько дней. Точные сроки регламентируются нормативными актами каждого конкретного региона. Но обычно период ожидания не превышает десяти дней.
С ростом доступности интернета в большинстве областей и республик России документ можно заказать на едином портале госуслуг.
А если откажут
Фактически отказать в выдаче справки могут только по двум причинам:
Нередко паспортные столы располагаются в управляющих компаниях, которые предоставляют населению коммунальные услуги. И паспортисты отказывают выдать «девятку» людям, имеющим долги за воду, газ или свет. Данный отказ неправомерен и является незаконным методом давления с целью уплаты долга. Дело в том, что выдача справки является госуслугой. И не имеет никакого отношению к договору, заключаемого с поставщиком коммунальных услуг.
Обратите внимание: бороться с подобными инцидентами несложно. Обычно одного требования письменного отказа хватает. Можно попытаться обратиться к руководству УК. Если первичные жалобы не помогли, направьте обращение в региональное УФМС и напишите заявление в прокуратуру – действия паспортистов в данном случае трактуются как «самоуправство».
Формы 9 и 8 — в чем разница
«Девятку» иногда путают с другим документом – справкой формы 8. Эта бумага о постоянной регистрации, в свою очередь, выдается исключительно для детей до 14 лет.
«Восьмерка» является приложением для свидетельства о рождении и без него считается недействительной. В форме 8 указано:
Главным отличием «восьмерки» является то, что она выдается на ребенка. А форма 9 выдается на жилое помещение.
Архивная справка: образец
arhivnaya_spravka_obrazec.jpg
Похожие публикации
Граждане нередко вынуждены обращаться в государственные или частные архивы по причине утери каких-либо документов или их отсутствия. Например, когда нужно подтвердить размер полученной заработной платы за конкретный период трудовой деятельности. В таких случаях заявителю выдается специальный документ – архивная справка. Получателем услуги могут стать не только физические, но и юридические лица.
Архивная справка: что это за документ и для чего он нужен
Архивная справка является юридически значимым документом. В ней должна содержаться достоверная и исчерпывающая информация о предмете запроса. В справке обязательно указываются архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов единиц хранения архивной документации, на основании которой она была сформирована. Справка составляется на бланке организации. Заверенную печатью и подписью ответственного лица справку можно предъявлять по месту требования.
Архивная справка может потребоваться в том случае, если гражданин ищет или восстанавливает документы:
Порядок работы архивов с запросами о выдаче справок приведен в «Методических рекомендациях по исполнению запросов социально-правового характера», (утв. Росархивом 02.07.2012). Здесь же приведены рекомендуемые формы архивных справок.
Как получить архивную справку
Порядок получения будет зависеть от того, какая именно справка нужна и за какой период времени. Обращаться за информацией можно, например, в:
Если организации, в которой работал гражданин, уже не существует, он может заказать архивную справку в государственном архиве или обратиться за помощью к организации-преемнику.
Независимо от того, куда именно обратится гражданин, процедура будет состоять из таких этапов:
Какие сведения должна содержать архивная справка
Документ не имеет унифицированного образца, каждая организация самостоятельно разрабатывает бланк. В нем обязательно надо указать такие сведения:
Рекомендации по оформлению архивной справки
Архивная справка составляется только на основе подлинников имеющихся в архиве документов или их заверенных копий. Все сведения указывают в хронологическом порядке, как они указаны в документах. В документе не должно быть личных выводов или домыслов специалиста, исполняющего запрос.
При необходимости в справке прописывают выдержки из документов, их нужно заключать в кавычки. Также выдержки можно оформить в виде отдельной официальной выписки.
В справках о размере зарплаты ее начисление необходимо указывать отдельно за каждый месяц запрашиваемого периода, в размере, указанном в документах (без поправок на инфляцию, деноминацию и т.п.). При отсутствии документов за какие-либо месяцы, этот факт отмечается в справке.
Без ссылки на архивные документы справка не будет иметь юридической силы.
В отдельных случаях к справке прикладывают копии документов, подтверждающие изложенные в ней сведения.