Аудитор мерчендайзер что это такое
Для чего необходим аудит мерчендайзеров
Описание метода исследования «Тайный покупатель» для оценки работы персонала. Как проведение исследований помогут найти «точки роста».
Кроме того проверяющий отмечает, присутствует ли на рабочем месте мерчендайзер в положенное время, консультирует ли сотрудник посетителей торгового объекта, насколько хорошо работник знает информацию о товаре, с которым работает. Помимо этого в обязанности аудитора также входит контроль наличия рекламных материалов и оборудования и их состояние.
Аудит мерчендайзеров
Кроме того проверяющий отмечает, присутствует ли на рабочем месте мерчендайзер в положенное время, консультирует ли сотрудник посетителей торгового объекта, насколько хорошо работник знает информацию о товаре, с которым работает. Помимо этого в обязанности аудитора также входит контроль наличия рекламных материалов и оборудования и их состояние.
Проверку мерчендайзера выполняют специально обученные люди – аудиторы. Прежде чем отправить аудитора на выполнение задания, подготавливается чек-лист. При составлении необходим профессиональный подход: чем качественнее составлен чек-лист, тем достовернее будут результаты проверки. Работая над чек-листом, должное внимание следует уделить формулировкам стандартов (необходимо четко их прописать), обозначению критериев выполнения и/или невыполнения стандартов.
Подготовка проверки мерчендайзеров
Проверку мерчендайзера выполняют специально обученные люди – аудиторы. Прежде чем отправить аудитора на выполнение задания, подготавливается чек-лист. При составлении необходим профессиональный подход: чем качественнее составлен чек-лист, тем достовернее будут результаты проверки. Работая над чек-листом, должное внимание следует уделить формулировкам стандартов (необходимо четко их прописать), обозначению критериев выполнения и/или невыполнения стандартов.
На основе результатов аудиторской проверки, вы сможете отследить, насколько качественно выполняет свою работу мерчендайзер: работает ли он в соответствии с установленными стандартами или же где-то допускает ошибку. От уровня работы мерчендайзера, как мы отметили в самом начале статьи, зависит имидж, прибыль организации и узнаваемость бренда. Поэтому, в случае, если в ходе проверки были выявлены недочеты, важно вовремя скорректировать действия мерчендайзера.
Что делать с результатами?
На основе результатов аудиторской проверки, вы сможете отследить, насколько качественно выполняет свою работу мерчендайзер: работает ли он в соответствии с установленными стандартами или же где-то допускает ошибку. От уровня работы мерчендайзера, как мы отметили в самом начале статьи, зависит имидж, прибыль организации и узнаваемость бренда. Поэтому, в случае, если в ходе проверки были выявлены недочеты, важно вовремя скорректировать действия мерчендайзера.
Мерчендайзинговый аудит: только плюсы
Чем крупнее и разветвленнее торговая сеть, тем сложнее контролировать выполнение корпоративных стандартов на местах. В необходимости соблюдения единых сетевых стандартов в отдельно взятой торговой/сервисной точке, думаю, никого убеждать не надо.
И не важно, идет речь об операционных стандартах, технологии продаж и обслуживания клиентов, внешнего вида магазина и торгового зала или «оформления» проводимых акций. Узнаваемость бренда зависит от всех этих показателей.
Собственные силы vs аутсорсинг
Сразу отметим, что инструменты мерчендайзингового аудита одинаковы, вне зависимости от того, проводится он собственными силами компании или отдается на аутсорсинг. Хорошо зарекомендовали себя мерчендайзинговые фотоотчеты. Сотрудники магазинов, например, после оформления новой акции в торговом зале или после поступления очередной партии новой коллекции высылают в центральный офис в департамент мерчендайзинга фотоотчеты выполненной работы. Руководство отчеты анализирует и отправляет на места разбор полетов. Или выезжает в магазины, где допущены ошибки, и прямо на месте исправляет с объяснениями и демонстрацией, как правильно и почему. Как инструмент контроля – работает очень хорошо, пока у руководства есть ресурс для анализа и оперативной обратной связи магазинам. Однако если количество магазинов исчисляется сотнями, такой ресурс очень быстро исчерпывается. В этом случае имеет смысл переходить на оценку выполнения корпоративных стандартов мерчендайзинга, заполняя специальные чек-листы.
Разумеется, менеджеры компании могут стать аудиторами и самостоятельно проверить правила оформления зала или акции в магазинах сети. Многие так и делают. В том городе, где расположен центральный офис, это достаточно удобно. Однако нельзя исключать риски попасть в ловушку личной заинтересованности и искажения результатов. В нашей практике был случай, когда компания с несколькими магазинами в ближайшем Подмосковье отказалась от ревизирующих проверок руководителем розницы после того, как выяснилось, что в течение нескольких месяцев реальных проверок не было. Отчеты с отличными результатами «проверок» составлялись в кабинете центрального офиса, а с сотрудниками магазинов была договоренность. И на местах всегда подтверждали, что их магазины проверяли, указывая «правильную» дату и время. Нетрудно догадаться, что происходило с трудовой дисциплиной в этих магазинах.
Если же торговая сеть выходит за рамки одного города, расходы на регулярные командировки менеджеров центрального офиса для постоянного аудита на местах перестают оправдываться тем быстрее, чем разветвленнее сеть и чем глубже «проросла» она в регионы. В этих случаях намного эффективнее привлекать внешние силы – аудиторов-аутсорсеров.
Привлеченные аудиторы – лица объективные. И хорошо обученные. Опытные провайдеры услуги обучают своих аудиторов – так же как и мы – с помощью видеоинструктажей. К слову, такие информационные видеоролики можно использовать и для сотрудников магазинов: очень наглядно, доступно и понятно все корпоративные стандарты мерчендайзинга раскладываются по полочкам. Об этом несколько позже.
У привлеченных аудиторов нет причин искажать результаты исследования. Они скрупулезно отмечают факты выполнения или невыполнения стандартов и фотографируют нарушения, если они есть.
Мерчендайзинговый аудит начинается с обучения аудиторов.
Кстати, нередко именно на стадии подготовки обучающих материалов для предстоящих проверок в компаниях начинают обращать пристальное внимание на существующие стандарты мерчендайзинга. Предстоящий аудит зачастую провоцирует пересмотр устаревших требований, поиск новых «ходов» организации торгового пространства, раскладки, вывески товаров, расстановки и оформления манекенов. Это требует новых «учебников» и для персонала.
По нашему опыту, самым оптимальным, удобным и доступным форматом предоставления наглядной информации являются видеоинструкции. Их можно использовать и для мерчендайзеров, и для линейного персонала торговых и сервисных точек, и для аудиторов.
Видеоинструктажи позволяют донести информацию до исполнителя наглядно и понятно вне зависимости от того, касается она деталей оформления ценника или характеристик планограммы торгового зала.
Современные технологии увеличивают оперативность получения и доступность видеоинструкций для заинтересованного пользователя: на внутреннем корпоративном портале или на любом мобильном устройстве – ноутбук, планшет, смартфон.
Неопровержимым достоинством является ясность и однозначность предоставляемой информации – видеословарь позволяет договориться о значении слов в корпоративной терминологии. Дополнительный бонус – оперативность внесения изменений, что чрезвычайно важно, например, при смене маркетинговых акций, или размещении новых коллекций.
Сочетание видео и звуковых рядов позволяют воспринимать и запоминать необходимую информацию максимально полно. Это преимущество оценивают, прежде всего, те, кто вынужден был пользоваться многотомными корпоративными инструкциями, написанными казенным малопонятным простым смертным языком и вдобавок ко всему мелким шрифтом.
Очень облегчает выполнение исследования грамотно подготовленный чек-лист. Основные требования к нему: четкие формулировки стандартов, обозначенные критерии их выполнения и/или невыполнения. В комплекте с подробной планограммой магазина такой чек-лист увеличивает возможности получения достоверных результатов.
Результаты мерчендайзингового аудита – заполненные чек-листы – могут быть предоставлены в разном виде. Например, на бумажных носителях, или сканы/фото чек-листов. Это – самый дешевый и, к счастью, уже достаточно редко встречающийся вариант. Вместе с тем, это значит, что Заказчику исследования необходимо будет изыскивать дополнительные ресурсы для анализа данных, предоставленных в таком «сыром» виде.
Гораздо чаще чек-листы предоставляются в электронном виде, например, в формате excel-файлов. Такая информация достаточно легко переводится в сводные таблицы, более удобные для анализа.
Наиболее оптимальный вариант, характеризующий опытных аутсорсеров – предоставление чек-листов на on-line портале в личном кабинете заказчика. Преимуществ получения результатов аудита в режиме on-line несколько. Во-первых, с данными проверок можно знакомиться очень оперативно, – как только чек-лист становится доступен заказчику, всем заинтересованным лицам приходит рассылка со ссылкой на него. Второе, и на наш взгляд, более важное, каждый новый чек-лист сразу же встраивается в систему статистических отчетов: рейтинг выполнения стандартов в конкретной торговой точке; процент выполнения различных групп стандартов в торговой точке, в регионе, по сети в целом; рейтинг торговых точек по выполнению отдельных стандартов и/или групп стандартов, стандарты, которые выполняются хуже и лучше всего в магазине, регионе, сети в целом, и прочая, прочая, прочая… Любые разрезы анализа, интересующие заказчика. Плюс возможность анализа комментарием аудиторов (например: «сотрудники магазина наклеивали плакат об акции во время проверки»). И, что очень ценно, – возможность оперативно получить и проанализировать обратную связь по результатам исследования «с мест» (например, «плакаты поступили вечером во вторник, девятого, а не в воскресенье утром, седьмого, как было запланировано, – из-за плохих погодных условий самолеты не летали»).
Результаты подобного оперативного анализа дают возможность принимать быстрые обоснованные управленческие решения. Это тем более важно, что в ситуации возрастающей внутри и межотраслевой конкуренции в ритейле, грамотному мерчендайзингу отводится далеко не последняя роль. Современный торговый зал должен быть живым и стильным: правильная колористика, цепляющая взгляд выкладка-развеска товара, ТВ-панели с роликами, информационные доски, манекены внутри торгового зала, аксессуарные зоны… И так должны выглядеть ВСЕ торговые залы, принадлежащие одной сети.
Регулярный мерчендайзинговый аудит позволяет контролировать единый дизайн и логику расстановки товара во всех магазинах компании, что обязательно повысит узнаваемость ее бренда. Переоценить это трудно.
И в заключение обозначим несколько подводных камней.
Достаточно распространенная ошибка – за время одного визита заставить проверяющего решить как можно больше задач. Обычно стараются совместить проверки выполнения стандартов обслуживания и стандартов оформления торгового зала.
Есть и более серьезные попытки нагрузить одно исследование. Так, нам предлагали совместить оценку качества обслуживания и оформления торговой точки POS-материалами. При этом в случаях, если оформление не соответствовало принятым в компании стандартам, тайному покупателю предписывалось «легким движением руки» извлечь заблаговременно припасенные и до времени припрятанные недостающие листовки, буклеты и плакаты(!) и оформить(. ) торговую точку в соответствии с корпоративными стандартами мерчендайзинга и планограммой.
Отметим, что для перечисленных исследований требуются разные методы. Выполнение стандартов обслуживания оценивается методом «тайный покупатель». Для мерчендайзингового аудита секретность не нужна. Аудитор приходит с распечатанными планограммой торгового зала и чек-листом, в котором перечислены все параметры оценки и критерии их выоплнения, и отмечает нарушения, в том числе, и с помощью фотоотчета.
Если же тайный покупатель во время консультации, до или после нее, начинает сравнивать, например, тотальное соответствие скидки на ценниках и акционных «галстуках» или ярлыках, то его инкогнито сразу наступает конец. И результаты одного из совмещенных исследований a priori перестают быть объективными.
Аудитор торговых точек
Говоря об аудите, большинство людей может подумать о финансовом. Однако, когда дело доходит до розничной торговли, существует множество других аудитов, которые компания должна проводить на регулярной основе. Розничные аудиты, которые иногда называют инспекциями магазинов, являются полезным инструментом для всех магазинов.
В отличие от финансового аудита розничный аудит позволяет учитывать более широкий спектр факторов, касающихся вашего бизнеса. Вместо того, чтобы просто видеть, где теряются деньги, вы потенциально можете увидеть причины, по которым это происходит. Это позволяет решать проблемы до того, как они серьезно повлияют на чистую прибыль.
Виды торговых аудитов
Существует три вида торгового аудита:
Аудит предотвращения потерь — направлен на оценку того, насколько хорошо процессы, протоколы и обучение в магазине минимизируют кражи, мошенничество и убытки.
Аудит мерчандайзинга — оценивает ассортимент, демонстрацию, ценообразование и рекламную деятельность в соответствии с руководящими принципами компании.
Аудит здоровья и безопасности — в первую очередь заинтересованы в оценке того, насколько хорошо магазин соблюдает нормативные и правовые нормы, особенно в том, что касается обработки пищевых продуктов или рабочей среды сотрудников.
Крайне важно, как руководители подходят к аудитам. Необходимо, чтобы было понимание роли аудиторов. Результаты проверок наиболее эффективны, когда их выполняет подходящий специалист.
Аудиторы под каждый вид рыночного аудита
Аудитор для предотвращения потерь
Аудитор по предотвращению убытков розничной торговли выполняет анализ и проверяет данные бухгалтерского учета, запасов и транзакций магазина, чтобы выявлять проблемы и обеспечить реализацию мер и программ по сокращению убытков. Находит слабые места внутреннего контроля. Рекомендует процедуры и программы для устранения недостатков внутреннего контроля и уменьшения убытков. Расследует нарушения сотрудников.
Ключевые функции, которые выполняют розничные аудиторы:
Оценка различных запасов во всех распределенных розничных магазинах;
Сопоставление запасов с записями компании;
Проверка на наличие повреждений инвентаря и имущества компании;
Своевременная проверка складских остатков;
Документирование и надлежащая отчетность;
Информирование и отчетность перед руководством.
Обычно подчиняется руководителю или старшему менеджеру компании. Аудитор по предотвращению розничных убытков получает доступ к некоторым сложным задачам в рамках должностной функции. Иногда руководит несколькими аспектами работы.
Квалификация, необходимая для того, чтобы стать аудитором по предотвращению убытков, включает степень бакалавра и сертификацию аудитора, предпочтительно по внутреннему аудиту. Необходим опыт и образование в области бухгалтерского учета или юриспруденции.
Аудитор должен обладать сильными навыками критического мышления и вниманием к деталям. Также важны опыт управления розничной торговлей, сильные коммуникативные навыки и способность выполнять несколько задач.
Инструменты, которыми пользуется аудитор в ходе проверки, также не стоит оставлять без контроля. Бумажные списки и отчёт, написанные от руки и по памяти, не будут обладать качествами, необходимыми вашему бизнесу. Самый лучший вариант — это электронные списки, чек-листы и сервисы, приложения, такие как CheckOffice.
Мерчандайзинговый аудит
Аудит мерчандайзинга должен проводиться «глазами потребителя», но с ведома руководителя магазина или головного офиса. Для проведения данного аудита идеально подойдут тайные покупатели.
Тайный покупатель — это тот, кто, не афишируя, проводит исследование рынка непосредственно в месте продаж, в торговой точке. Этот сотрудник собирает конкретную информацию о розничном продавце в соответствии с заранее установленными параметрами. И составляет отчёт, исходя из согласованного контрольного списка.
Более подробно о тайном госте вы можете прочитать в нашей статье — Как проводить проверку тайным покупателем.
Аудит мерчандайзинга может быть невероятно полезным инструментом для обратной связи с лицами, принимающими решения. При оценке того, насколько магазины соответствуют стандартам организации, обеспечивают удобство совершения покупок и поддерживают приоритетные инициативы, аудит может выявить, где могут существовать организационные расхождения между стратегией и тактическим исполнением. Это помогает компаниям устранить пробелы в производительности и перестроить всех участников в отношении того, что имеет наибольшее значение для достижения стратегической цели.
Аудиты здоровья и безопасности
Для крупных торговых точек рекомендуется создать группу для проведения аудита безопасности. Каждая группа должна состоять из трех-пяти человек, представляющих различные отделы. Чтобы обеспечить нейтралитет и объективность, рекомендуется, чтобы члены команды не проверяли свой собственный отдел.
Небольшие компании для проведения аудита могут выбрать вариант с привлечением внештатных специалистов, обладающих соответствующей квалификацией и компетентных аудиторов по безопасности. Которые должны:
Обладать знаниями в вопросах охраны труда и техники безопасности;
Быть независимыми, объективными и беспристрастными;
Не подвергаться влиянию со стороны, которое может повлиять на их объективность;
Владеть профессиональными инструментами для проведения аудита (электронные контрольные списки, сервисы чек-листов и т.д.).
Аудиты безопасности проводятся с целью выявления рисков для здоровья во время работы сотрудников и пожарной безопасности. Также проверяются места и правила хранения пищевых продуктов в точке продаж. Во время этих обследований проводится оценка соответствия применимым нормам и правилам безопасности на местах, а также выявление нарушений требований регламентирующих документов. Обеспечивают оценку соответствия рабочего места стандартам охраны труда, касающимся безопасности рабочего места и работника.
Более подробно о том, как обеспечить безопасность в магазине читайте в нашей статье — Безопасность — это важно.
Агентства для проведения аудита
Розничные аудит торговых точке могут быть финансово затратными и трудоемкими. Чтобы не привлекать своих сотрудников к проверкам, найдите специальные компании, которые проводят аудит магазинов в вашем районе. Компании, специализирующиеся на этом процессе, приезжают в ваши розничные точки, проводят аудит, обобщают результаты и предоставляют вам либо только данные аудита, либо стратегические рекомендации, основанные на их отраслевом опыте. Зачастую это выйдет дешевле, чем организовывать проверку своими силами.
Обращение к третьим сторонам может помочь сэкономить время и деньги. Но это не даёт подробного понимания того, как обстоят дела в вашем бизнесе. Аудит магазина позволяет вам исследовать собственные магазины и то, как они работают.
Финансовый аудит
В целом финансовый аудит не относится к видам торгового аудита, но он может быть объединён с аудитом для предотвращения потерь. Финансовый аудитор — это специалист, который проверяет и анализирует бухгалтерские записи в магазинах компании. Эти специалисты проводят аудит нескольких или всех розничных магазинов сети.
Финансовые аудиторы работают независимо от какого-либо отдела, чтобы беспристрастно судить о поведении компании. Их основная роль заключается в обеспечении поддержки управления рисками и оптимизации эффективности путем выявления возможных несоответствий. Они, как правило, наиболее тесно работают с бухгалтерскими материалами, но могут также проводить аудит других аспектов бизнеса, таких как операционная эффективность, процессы проверки сотрудников, системы информационных технологий и юридическая ответственность. Внутренние аудиторы изучают политику компании, а затем сравнивают письменные правила с фактической деловой деятельностью. Они рекомендуют способы улучшить процедуры или более точно согласовать их с целями компании.
Советы для проведения эффективного аудита
Вы также можете провести аудит, когда магазин закрыт, но имейте в виду, что для этого потребуется запланировать дополнительные ресурсы в нерабочее время розничной торговли.
3. Регулярные проверки магазинов также являются отличным способом отслеживания вашего бизнеса с течением времени, поэтому обязательно следите за прогрессом после каждого квартала и года.
4. Контрольные списки аудита — это хороший источник данных, который вы можете использовать для отслеживания долгосрочного прогресса, поэтому обязательно сравнивайте результаты аудита с проверками запасов, продажами и распределением ресурсов, чтобы получить более полную картину вашего розничного бизнеса.
Использование чек-листов CheckOffice
С помощью программного обеспечения для контроля за работой магазина можно составлять контрольные списки для розничных точек и использовать их в качестве эффективного пошагового руководства при проведении проверок магазинов. Это помогает в сборе исчерпывающих данных, чтобы легко определить условия работы в магазине, проблемные места и нарушения, которые можно отобразить в отчете.
Начните с просмотра нашей бесплатной библиотеки чек-листов для проведения проверок розничных магазинов и изменения их в соответствии с вашими потребностями. Сервис CheckOffice упрощает работу как руководителям, так и штатным сотрудникам; обеспечивает полный цикл работ по выявлению и устранению нарушений; автоматизирует работу с чек-листами с помощью мобильных устройств и позволяет:
Осуществлять сбор данных в реальном времени;
Контролировать ежедневные операции розничной торговли, включая чистоту и безопасность;
Делать неограниченное количество фотографий товаров и выделять дефекты, комментируя изображения;
Назначать корректирующие действия при несоответствии;
Создавать исчерпывающие отчеты в режиме реального времени на своем мобильном телефоне и делиться ими со своей организацией;
Надежно сохранять отчеты в облаке;
Легко планировать розничный аудит.
Мобильное приложение позволяет полностью отказаться от бумажной работы и концентрироваться на действительно важных бизнес-процессах. Также упрощает хранение всех ваших данных в одном месте и снижает вероятность человеческой ошибки, часто связанной с составлением контрольных списков, выполняемых вручную.
Вывод
Аудит магазина может включать в себя множество различных элементов. Он может сосредоточиться на маркетинговых аспектах, визуальном мерчандайзинге, запасах или пути клиента. Некоторые компании могут захотеть использовать штатных аудиторов, а некоторые привлечь сторонние агентства. Главное убедитесь, что инструменты, которыми пользуются аудиторы — эффективны, такие как приложения CheckOffice.
Аудит мерчандайзинга
Чаще всего непосредственно во время проведения проверки специалист заполняет заранее подготовленный чек-лист. В нём содержится свод правил той либо иной торговой сети.
Пример информации, которая содержится в чек-листе:
1. Максимально подробная планограмма магазина, с помощью которой проверяющий сможет ориентироваться.
2. Предельно чёткие формулировки всех стандартов компании.
3. Критерии, по которым можно определить выполнение или невыполнение определённых стандартов компании.
Достаточно часто аудит мерчандайзинга включает в себя проведение неожиданной проверки. Только в таком случае можно выявить недобросовестного сотрудника, который не выполняет предписания своего работодателя и выкладывает товары как попало, а не по инструкции.
Грамотно проведённый аудит мерчандайзинга позволит выявить любые недостатки и проблемы, которые могут возникнуть у сотрудника. К примеру, в некоторых случаях работники раскладывают товар неправильно не из-за халатности, а из-за банального непонимания правил того, как нужно выкладывать товар. В таком случае проверяющий сможет помочь повысить эффективность работы и разъяснит все рабочие моменты, вызывающие затруднение у мерчендайзера. Аудит мерчандайзинга поможет решить наболевшие проблемы максимально быстро, если за дело берутся «Пешкарики»!
Другие статьи
Рассчитайте стоимость доставки через нас уже сегодня!
Зайдите на страницу оформления заказа и заполните информацию.