Аутсорсинг кадровый что это
Для чего российские компании используют аутсорсинг кадрового делопроизводства и что нужно знать при выборе провайдера
На развитие рынка аутсорсинговых услуг в нашей стране за последний период существенное влияние оказали два фактора: экономический кризис и повышение налогового бремени для работодателей.
Мало того, что кризис подтолкнул большинство предпринимателей и управленцев к сокращению издержек (чего можно достигнуть в том числе и сокращая персонал), но и государство недвусмысленно намекнуло им, что раздутые штаты это непозволительная роскошь.
Специалисты отмечают, что кризис не снизил темпы роста рынка. На протяжении последних четырех лет рынок кадрового аутсорсинга уверенно растет, показывая динамику около 15-20% в год, а в 2010 году этот показатель достиг 30%.
О популярности и востребованности кадрового аутсорсинга также свидетельствует постоянно увеличивающиеся количество игроков на данном рынке. Появляются российские компании, предлагающие аутсорсинговые услуги, международные корпорации активно открывают свои офисы в России.
Несмотря на это далеко не все управленцы и специалисты кадровых служб четко понимают значение этого термина.
Передача бизнес-процесса целиком является главной отличительной чертой аутсорсинга по сравнению с другими формами оказания услуг и абонентского обслуживания.
Еще одним существенным моментом является то, что бизнес-процесс переданный на аутсорсинг исключается из деятельности Заказчика, при том, что до заключения договора организация самостоятельно выполняла эту функцию.
Главной особенностью договора аутсорсинга с юридической точки зрения является то, что организация-работодатель набирает в собственный штат необходимых для Заказчика работников, начисляет им заработную плату, а также все иные предусмотренные трудовым законодательством выплаты и предоставляет их другой организации для участия в производственном процессе, управлении производством или для выполнения иных функций, связанных с деятельностью организации. Такие работники могут участвовать в трудовом процессе компании-Заказчика как в офисе заказчика, так и удаленно – в офисе компании-исполнителя. То есть аутсорсинг может характеризоваться отсутствием трудовых отношений между Заказчиком услуг и непосредственным исполнителем (персоналом). При этом обязанность выплачивать налоги и обязательные платежи также лежит на организации-работодателе. Компания-Заказчик таких услуг оплачивает только оказание услуг организации-работодателя, которая предоставила работников. Для оформления отношений по аутсорсингу используются положения гражданского законодательства, регулирующие возмездное оказание услуг (Гл. 39 ГК РФ).
Кадровый аутсорсинг является одной из разновидностью аутсорсинговых услуг. Понятие “кадровый аутсорсинг” включает в себя комплекс работы с кадрами: аутсорсинг подбора персонала (рекрутинг); аутсорсинг кадрового делопроизводства, юридическое сопровождение; аутсорсинг бухгалтерии (начисление заработной платы, расчет налогов); аттестация и обучение; организация корпоративных мероприятий; формирование корпоративной культуры.
Кто же они, потребители аутсорсинговых услуг в нашей стране?
В опросе, посвященном исследованию российского рынка услуг аутсорсинга в области управления персоналом, проведенным Е-xecutive совместно с компанией UCMS Group (подробней результаты исследования смотрите по ссылке e-xecutive.ru/vote/pools/1473041/), приняли участие 293 респондента.
Наибольшую активность проявили следующие группы респондентов: специалисты управления персоналом (38%), административный персонал (21%), финансисты (16%).
География исследования охватила практически все регионы России. Традиционно Москва и Санкт-Петербург являются лидерами по общему количеству участников опроса, что закономерно, так как у большинства компаний головные офисы располагаются именно в столицах.
Так как большинство респондентов работают в компаниях, являющихся представителями российского малого и среднего бизнеса, можно сделать вывод, что именно они сегодня наиболее активные потребители услуг кадрового аутсорсинга. Причем, если в 2008 году услугами аутсорсинга пользовались в основном компании, имеющие территориально-распределенную структуру, то сегодня структура компании большого значения не имеет. Хотя по-прежнему компании имеющие филиалы, прибегают к услугам кадрового аутсорсинга чаще, чем компании, имеющие локальную структуру (56% и 44% соответственно).
Компании респондентов используют разные виды аутсорсинга в сфере управления персоналом: подбор и найм (48%); развитие и оценка персонала (30%); расчет заработной платы (19%), аутсорсингом кадрового делопроизводства пользуются 11% респондентов.
Как видно из представленных данных, самый распространенный вид аутсорсинга в HR-сфере на сегодня – подбор персонала, далее идут виды аутсорсинга, связанные с развитием и обучением персонала. Аутсорсинг расчета заработной платы и аутсорсинг кадрового делопроизводства значительно уступают в популярности двум предыдущим видам. Последний вид услуг пока является относительно новым явлением для России. При этом оказание данной услуги зачастую сочетается с услугами по расчету зарплат, или, в комбинированном виде включается в услуги по кадровому аутсорсингу.
Что же может предложить организациям компании-аутсорсеры?
В рамках аутсорсинга кадрового делопроизводства и учета провайдеры обеспечивают общепринятые в кадровом учете функции: оформление и расторжение трудовых отношений, оформление (и ведение записей) трудовой книжки, больничных листов, отпусков и командировок, формирование табелей учета рабочего времени, взаимодействие с государственными фондами.
В рамках выполнения своих функций аутсорсеры могут решать множество задач.
Во-первых, аудит и восстановление кадровой документации (детальная проверка ведения кадрового делопроизводства компании Заказчика с целью выявления несоответствий требованиям и нормам, установленным законодательством РФ).
Во-вторых, постановка и ведение кадрового учета «с нуля», разработка основной кадровой документации.
В-третьих, восстановление кадрового учета за прошедшие периоды (в случае утраты или порчи кадровой документации).
В-четвертых, обслуживание по ведению кадрового учета.
В-пятых, осуществление взаимодействия с соответствующими государственными учреждениями (ФСС, ФОМС Федеральный и территориальный, ПФ). Кроме того, компания-аутсорсер оказывает консультационное и информационное обслуживание, заключающееся в оказании методической и практической помощи компаниям в организации и проведении мероприятий по охране труда, включая разработку документальной базы (положения, инструкции, распоряжения, приказы и т.д.), а также организацию системы охраны труда на предприятии; проведении консультаций и осуществлении информационного обслуживания по вопросам трудового законодательства и ведения кадрового учета.
Прежде чем принять решение о переходе на аутсорсинг, необходимо тщательно продумать последствия этого шага. Чтобы не ошибиться необходимо задуматься над некоторыми вопросами:
Кроме того, чтобы принять правильное решение о необходимости перехода на аутсорсинг, необходимо четко понимать положительные и отрицательные стороны данной схемы организации бизнеса.
Плюсов, которые получает организация при переходе на аутсорсинг много.
Во-первых, следует сказать об экономических:
Кроме того, есть и организационные преимущества:
Аутсорсинг, как и другие методы организации бизнес-процессов, имеет и отрицательные стороны. При принятии решения о переходе к этому методу их необходимо учитывать даже в большей степени, чем положительные. Не стоит видеть в аутсорсинге кадрового делопроизводства панацею от всех бед.
Минусы в переходе на эту систему также можно разделить на несколько групп.
К экономическим минусам относятся такие обстоятельства:
К организационным минусам относятся:
К юридическим минусам относятся:
Необходимо отметить, что, тем не менее, аутсорсинг кадрового делопроизводства не противоречит действующему законодательству. Судебная и налоговая практика показывает, что применение такого вида услуг является абсолютно легальным способом сотрудничества, разумеется, при условии добросовестного исполнения обязанностей компанией-аутсорсером.
Как видим, минусов у перехода на аутсорсинг немало. Однако следует заметить, что большинство из них нивелируются при правильном выборе компании-провайдера аутсорсинговых услуг. Квалифицированные специалисты могут свести все возможные проблемы практически к нулю, начиная с того, что помогут провести необходимую разъяснительную работу с персоналом и заканчивая тем, что наладят бесперебойную коммуникацию с Заказчиком.
Так как же найти своего аутсорсера?
Итак, менеджменту фирмы стала очевидна необходимость воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Теперь необходимо приступить к собственно внедрению системы аутсорсинга. Для облегчения данной процедуры можно воспользоваться следующим примерным алгоритмом действий:
Мы проанализировали понятие и сущность аутсорсинга кадрового делопроизводства. Совершенно очевидно, что данный вид услуг предоставляет бизнесу новые возможности для развития. Руководителям и управленцам необходимо помнить следующие постулаты.
Кадровый аутсорсинг персонала
Поговорим об одной из выгодных форм современного сотрудничества. Она помогает и снизить размеры расходов на делопроизводство, и освободить персонал от рутинной деятельности, и ускорить бизнес-процессы. Иными словами, избавить организацию от такой второстепенной задачи, как кадровая политика, и направить все силы на достижение своих основных целей. Как это сделать? Обратиться к услугам кадрового аутсорсинга. Его суть, функции, плюсы и минусы мы и разберем далее.
Что такое аутсорсинг?
Аутсорсингом называется передача неосновных задач фирмы, предприятия сторонней организации, специализирующейся на данном типе деятельности. Является одной из своеобразных форм кооперирования организаций.
Какие функции могут передаваться? Бухучет, делопроизводство, продвижение, реклама, бизнес-, производственные задачи.
Что делает исполнитель? Поддерживает бесперебойное функционирование отдельных ответвлений инфраструктуры, обслуживает их. У заказчика при такой организации работы появляется возможность уменьшить число рабочих мест, сконцентрироваться на основных направлениях своей деятельности, не отвлекаясь на второстепенные.
Что такое кадровый аутсорсинг?
При кадровом виде такого обслуживания сторонняя компания берет на себя функции отдела по персоналу. Не секрет, что в кадровой политике организации все вопросы должны решаться быстро, эффективно и оперативно. При этом содержание современной и грамотной собственной службы по персоналу требует и приличных вложений. Это затратно для начинающих, небольших компаний.
Многие руководители допускают ошибку, доверив функции кадровика сотруднику без должного образования. Это мгновенно сказывается на качестве персонала. Поэтому многие и многие организации обращаются в сторону кадрового аутсорсинга. Ведь компании, специализирующиеся на такой деятельности, уже имеют полный штат профессионалов (от HR-менеджеров до юристов, бухгалтеров), наработанный опыт, необходимую технику и проч.
Передаваемые функции
На кадровое агентство-аутсорсинг обычно перекладываются следующие функции:
Преимущества посредничества
Теперь перейдем к особенностям кооперации. Плюсы кадрового аутсорсинга следующие:
Минусы посредничества
Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:
Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.
Ошибка № 1: неверный выбор исполнителя
Ошибка № 2: резкий переход
Многие работодатели, только заключив договор с исполнителем, сразу же стремятся к реорганизации своих структурных подразделений. Следствием сотрудники просто не успевают приспособиться к новым условиям. Расходы заказчика при этом не спешат мгновенно сокращаться.
Ошибка № 3: стремление сэкономить
Выбирая подрядчика, заказчики порой определяющим фактором выставляют стоимость услуг. Но ее низкая величина может привести за собой непрофессионализм, низкое качество работы исполнителя. Выбирать последнего стоит, тщательно изучив его деятельность.
Ошибка № 4: недостаточная ответственность сторон
Внимательно нужно изучить и договор с подрядчиком. Особенно пункт «Ответственность сторон». Ее пределы, решения возможных споров должны быть прописаны максимально подробно и четко.
Вот и все, что мы хотели рассказать о кадровом аутсорсинге. Как и все бизнес-инструменты, он имеет не только преимущества, но и недостатки, «подводные камни».
Аутсорсинг: что и зачем стоит делегировать другой компании
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Например, фирмам не всегда выгодно и удобно содержать в штате уборщиков или собственную службу безопасности. Тогда они обращаются к частным охранным предприятиям или клининговым компаниям — экономят на подборе, обучении и оформлении персонала, но закрывают нужную задачу.
Слово происходит от английского outer source using, что можно перевести как «использование внешних источников». В современном виде аутсорсинг появился в 1930-х годах в США во период противостояния Ford и General Motors.
Руководитель General Motors Альфред Слоун встал у руля компании, когда та была на грани краха. Он разработал систему аутсорсинга — узкопрофильные производства и систему управления передали в руки специализированных фирм. Так Слоуну удалось не только догнать, но и значительно обогнать конкурента. Позже в Ford тоже пришли к этой модели бизнеса, но решительное лидерство уже было утрачено.
Идея аутсорсинга не нова и для России. Например, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питания на советских предприятиях. Современные формы аутсорсинг приобрел в России только в 1990-е годы, с приходом рыночной экономики.
В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом
Фриланс — это привлечение частного самостоятельного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг — почти то же самое, только внештатных сотрудников нанимают из состава профильной организации.
Различия между этими формами трудовых отношений в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности. Фрилансеров привлекают, чтобы единоразово решить конкретную задачу. Например, компания может нанять дизайнера, который отрисует оговоренное количество изображений для определенного проекта. С такими специалистами заключают договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.
Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные. В обоих случаях это долгосрочные отношения. Только в первом компания-наниматель платит за определенный объем работ и заключает договор об оказании услуг. Заказчику все равно, кто и где будет заниматься задачами, главное — чтобы они выполнялись качественно и в срок. Например, аутсорсер может на постоянной основе предоставлять фирме бухгалтерские услуги. Ей будет безразлично, кто, где и как делает это, если все работает должным образом.
При аутстаффинге компании заключают договор о предоставлении персонала. В этом случае заказчик платит за конкретных специалистов под определенное рабочее место. Так, можно найти продавца-аутстаффера, который будет стоять на кассе в магазине нанимателя. Тут важнее, не сколько клиентов обслужит работник, а какое количество часов и дней в неделю он будет занят делом.
Как работает аутсорсинг
На аутсорсинг можно передать любые функции и бизнес-процессы: PR, маркетинг, ИТ, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.
Другое правило — нельзя делегировать другим людям ключевые для вашего бизнеса элементы. Например, если организация готовит выпечку, нанять аутсорсеров для доставки пирожков может быть вполне эффективно. Но если подрядная фирма начнет придумывать рецепты и печь за вас, ваш бизнес просто потеряет свою суть.
Для нанимателя привлечение аутсорсеров начинается с выбора подрядчика. Например, если нужны бухгалтерские услуги, можно ориентироваться на рейтинг RAEX. Затем следует изучить потенциальных кандидатов: прайс-листы, варианты сотрудничества, отзывы клиентов и опыт.
Перед заключением договора также можно посетить офис аутсорсинговой фирмы, чтобы узнать, как и в каких условиях работают ее сотрудники. Заключая контракт, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.
Когда вы наняли фирму на аутсорсинг, вам не нужно думать о начислении зарплаты ее работникам — вы просто оплачиваете услуги по договору. Но при этом нужно озаботиться контролем качества выполняемых задач. Для этого можно привлекать собственных штатных менеджеров или профильных специалистов.
Какие компании пользуются аутсорсингом
Еще в 2015 году около трети российских компаний использовали аутсорсинг. В 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%. Корпорации по всему миру уже давно проявляют неугасающий интерес к этой практике.
Так Nike передала все производственные функции на аутсорс. Компания занимается только разработкой дизайна и продажами спортивной одежды и обуви в своих магазинах. Сами товары изготавливают подрядные организации, сосредоточенные в азиатском регионе. Это не помешало выручке Nike вырасти на 540% за последние десять лет.
Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные функции компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.
Kodak с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор 22-летней давности считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой все больше корпораций стали обращать внимание на этот вид взаимодействия с подрядными организациями.
Google передает на аутсорсинг разработку некоторых продуктов и поддержку клиентов, сообщает Rubrain.com. Это позволяет компании обеспечивать качественную обратную связь с потребителями и сосредоточиться на ключевых задачах бизнеса.
Плюсы аутсорсинга
Аутсорсинг помогает сэкономить, получить доступ к высококвалифицированным кадрам и избежать привычных проблем, возникающих при найме работников в штат.
Вот некоторые из преимуществ таких трудовых отношений.
Минусы аутсорсинга
Работа с аутсорсерами имеет определенные риски, но большинство из них можно предугадать заранее и обезопасить себя соответствующими условиями в договоре.
Вот что это за риски.
Перспективы аутсорсинга в России
Как прогнозирует Ассоциация частных агентств занятости, спрос на аутсорсинг и аутстаффинг будет расти, а на поиск постоянного персонала, наоборот, снижаться. Операционный директор Gi Group Людмила Зорина считает, что эта тенденция, появившаяся из-за пандемии, сохранится и в будущем. В то же время исполнительный директор Kelly Services Юрия Ефросинина отмечает, что рынок аутсорсинга в России до сих пор меньше, чем в развитых странах, что говорит о его потенциале к еще большему росту.
По словам директора по развитию бизнеса ЦОД Tet Мориса Сперга, пандемия и кризис подтолкнули многие корпорации инвестировать в цифровую трансформацию, привлекать удаленных сотрудников и обращать больше внимания на облачные системы. С этими задачами помогают справиться аутсорсинговые компании.
Основатель «Школы бухгалтерского бизнеса» Полина Муртазина ожидает, что рынок аутсорсинга учетных функций в ближайшее время вырастет на 25–30%. Эксперт связывает это с возможностью фирм по бухгалтерскому и налоговому учету работать удаленно, что является важным критерием в постковидные времена
В сфере ИТ-аутсорсинга, по прогнозу BCG, будут меняться стратегии взаимодействия. Теперь компании начинают обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг за помощью в цифровой трансформации бизнеса. В вопросах кибербезопасности и обеспечения непрерывности процессов корпорации планируют больше опираться на собственные ресурсы.
Что такое аутсорсинг персонала
Аутсорсинг персонала только начинает набирать обороты в России. Некоторые относятся к нему насторожено и считают, что лучше все делать собственными силами. Но аутсорсинг – это перспективное направление: он экономит деньги на содержание штата персонала, время на погружение в незнакомую задачу, средства на обучение кадров новому навыку.
Как и у любого явления, у аутсорсинга есть свои тонкости, плюсы и минусы. Расскажем о них подробнее.
Что такое «аутстаффинг» и «аутсорс»
До недавнего времени понятия «аутсорсинг» и «аутстаффинг» подменяли друг друга и стали чуть ли не синонимами. Однако их следует различать, все просто:
Давайте рассмотрим на конкретном примере. Допустим, есть небольшое предприятие, которое производит свою линейку косметики: шампуни, мыло, гели для душа, скрабы. Предприятие направляет все свои силы на разработку новых формул, повышение качества, увеличение объемов производства и так далее, а проблемы логистики и маркетинга делегирует сторонней организации. Это аутсорсинг. Причем компании-производителю не обязательно знать в лицо конкретных сотрудников, которые занимаются логистикой и маркетингом.
Продолжим тему косметической продукции: есть парфюмерно-косметический салон, в котором решили устроить предновогодние распродажи. В такой период ажиотажа не хватает работников: консультантов, супервайзеров, продавцов. Салон решает обратиться за помощью к сторонней организации и берет в «аренду» недостающий персонал на определенный срок. Таким образом, нанятые работники трудятся на территории компании-заказчика, но при этом они связаны трудовым договором со своей организацией. Это аутстаффинг.
Обратите внимание, что договор аутстаффинга не может быть заключен больше, чем на 9 месяцев.
Таким образом, когда требуется выполнить разовые, временные работы, когда не хватает трудовых ресурсов – выручает аутстаффинг. Аутсорсинг же подходит для более длительных задач. Ниже мы еще вернемся к видам аутсорсинга и, рассмотрим, где его чаще всего применяют.
Законодательные основы
Только с 2016 года аутсорсинг и аутстаффинг начали регулироваться законодательно. До этого момента их свободно применял крупный и малый бизнес.
1 января 2016 года в Трудовой кодекс РФ было внесено изменение – новая глава №53.1. Внесены поправки и в другие нормативно-правовые акты. Теперь договоры аутстаффинга и понятие аренды персонала запрещены. Однако появился другой термин – «деятельность по предоставлению труда персонала». Это понятие практически легализует аутстаффинг, но с некоторыми ограничениями.
Право на осуществление деятельности по предоставлению труда персонала принадлежит аккредитованным частным агентствам занятости и некоторым другим организациям.
Руководитель частного агентства занятости «Кадровичек» решает оказывать услуги аутстаффинга – для этого нужно пройти аккредитацию. И вроде бы «Кадровичек» соответствует всем требованиям:
Но вот приходит юрист, проверяет документы и находит неприятный момент: «Кадровичек» использует упрощенную систему налогообложения. С 2016 года в Налоговом кодексе РФ четко написано, что частным агентствам занятости нельзя использовать «упрощенку», если хотят осуществлять услуги по предоставлению труда персонала.
Тогда руководитель агентства дает указание перейти на общий режим налогообложения, проходит аккредитацию и начинает оказывать запланированные услуги.
Кроме частных агентств занятости, предоставлять труд работников могут юридические лица в следующие компании:
С аутсорсингом дела обстоят легче. Когда руководитель маркетингового агентства решил отдать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, он обратился к ст. 421 Гражданского кодекса РФ. Там ясно прописано: «юрлица свободны в заключении договора». Руководитель агентства связался с компанией-исполнителем, и они заключили договор «возмездного оказания услуг». Также они могли заключить договор подряда.
Обратите внимание, в договорах нельзя использовать следующие формулировки: «аутсорсинг персонала», «аутстаффинг», «предоставление или аренда персонала».
Возможно, у вас возникнет вопрос: почему столько ограничений? Напомним, что в России крепостное право отменили в 1861 году. С тех пор нельзя «продавать», «арендовать», «предоставлять» людей – можно только их услуги. Государство таким образом защищает права и интересы работников.
Виды аутсорса
Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:
Мы рассмотрели самые распространенные виды. Кроме них существуют кадровый, финансовый, аутсорсинг обучения кадров и другие. Возьмите любую сферу деятельности – и найдете предложения аутсорсинга.
Интересный факт. Многим известно, что компания Apple отдает на аутсорсинг в Китай производство своей продукции, но к таким услугам прибегают не только корпорации, крупные и мелкие компании, но и страны: в США и Великобритании государство делегирует даже сбор налогов.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Мы подскажем, на что обращать внимание, чтобы снизить риски:
Мы не стали включать в список заключение договора – это само собой разумеется. Нет договора – считайте, что вам никто ничего не должен.
Интересный факт. Согласно исследованиям 2016 года, треть представителей малого и среднего бизнеса в России не считают нужным привлекать сторонних специалистов. Однако в Европе, Израиле и США до 95% представителей бизнеса пользуются услугами аутсорсинговых компаний.
Основы заключения договора на предоставление услуг персонала
На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.
Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.
Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:
Таким образом, в договоре четко прописаны обязанности сторон, сроки и ответственность, поэтому руководитель IT-компании спит спокойно и не переживает о возможных проблемах аутсорсинга.
Интересный факт. Компания финансовых услуг First American одна из первых поручила подбор кадров на аутсорсинг. За 5 лет они сэкономили 12,3 млн долларов.