если не хватает денег в кассе что делать
Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы
Что такое кассовая дисциплина и как с ней работают
Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.
Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.
Зачем нужна кассовая дисциплина
Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.
Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.
Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.
Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.
ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.
Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.
Как победить выгорание
Какие документы нужны для работы с наличными
Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:
Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.
Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.
Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.
Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.
В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.
Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.
11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.
Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.
В расчетно-платежной ведомости указывают:
В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.
Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.
Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ
Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.
Какие правила нужно знать при работе с документами
Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.
Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.
Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.
При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.
В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.
Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.
В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.
В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.
Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.
Как принимать наличные
Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.
В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.
Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.
Как выдавать деньги
В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.
Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.
На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:
На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Лимит остатка кассы
Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.
Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.
Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС
Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.
Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.
Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк
Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.
Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.
Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:
Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке
Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.
Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.
Как рассчитываться наличными
Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.
Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.
Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.
Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.
максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП
Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.
Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.
Что делать компаниям с несколькими кассами
У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.
Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.
Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.
После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.
Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.
На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.
Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.
Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.
Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.
Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.
Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.
Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.
После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.
Как быть с обособленными подразделениями
Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.
Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.
Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.
Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.
Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину
Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:
Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):
За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.
Недостача при инвентаризации: товарные проводки, что делать, если в кассе не хватает средств — причины, способы погашения
Надзор за сохранностью имущества объекта экономической деятельности — это основополагающий нюанс системы контроля хозяйственной жизни любого предприятия. Бухгалтерские проводки по недостаче при инвентаризации представляют собой, на первый взгляд, достаточно непростые информационные выкладки, от правильности создания которых зависит наличие тех или иных последствий для всей компании в будущем.
С проблемами ревизионного характера (появлением несанкционированного дефицита любой продукции или производственных средств) придется столкнуться, наверное, абсолютно каждой организации. Именно поэтому индивидуальные предприниматели, а также наемные бухгалтеры, должны уметь обращаться с недобором. Причиной регистрационного расхождения может стать абсолютно все — от неграмотного расчета до мошеннических действий со стороны ответственного персонала. Каждый случай нуждается в подробном разборе, ведь от того, насколько верно будет действовать специалист, зависит в первую очередь фактор процветания конкретной фирмы.
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:
Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.
Проводка по списанию недостач в кассе: основания для внеплановой инвентаризации
В тех же самых нормативах, представленных в Методических указаниях Минфина РФ, предложен и другой способ бухгалтерского контроля, в роли которого выступает незапланированная проверка. Реализовать набор операций можно ввиду таких оснований:
Причины недостачи товаров (и проводки, посредством которых документируется вся ситуация) разнятся в зависимости от различных факторов. Иногда к возникновению подобных проблем приводит банальная невнимательность, а в некоторых случаях главным виновником становится обыкновенный мошеннический умысел уполномоченных лиц.
Чтобы избежать всевозможные неприятности этого характера, предприниматель должен в первую очередь создать четкий график ревизий. Естественно, помимо планового надзора, специалистам и владельцам бренда стоит позаботиться и о формировании внесистемных проверок. Внедрение таких мер — это путь, позволяющий минимизировать риски излишков финансовых трат, появляющихся, что называется, на ровном месте.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Кто входит в состав инвентаризационной комиссии
Проводки по недостаче товара за счет виновного лица — это в первую очередь записи в бумажных журналах или компьютерных товарно учетных системах об изменении состояния объектов, находящихся на балансе предприятия. Заниматься созданием таких выкладок (и внесением их в отчеты и документацию) могут исключительно ответственные представители коллектива. Люди, наделенные подобным статусом посредством выпуска приказа, получают ряд особых полномочий, список которых также варьируется в зависимости от политики фирмы.
Данная область бухгалтерских дел контролируется законодательством, однако все предложенные правительством перечни носят рекомендательный характер. По правительственным нормативам предприниматель волен самостоятельно выбирать сотрудников, каждый из которых впоследствии войдет в состав ревизионного совета.
В качестве основных членов комиссии могут выступать не только главные бухгалтеры, но и рядовые кассиры, водители, управленцы любых отделов и так далее. Важным моментом здесь становится приказной бланк — именно он устанавливает список полномочий, присваиваемых определенным работникам.
Понятие и причины возникновения недостачи
Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.
Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.
Инвентаризация и недостача
По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.
В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.
Финансовая проводка (если выявлена недостача денежных средств в кассе) — специализированная пометка, указывающая на обнаружение рассматриваемых проблем. Ее созданием и последующим внесением в товарно учетные системы занимается ответственный человек, входящий в состав инвентаризационной комиссии. По результатам надзорных процедур специалисты выносят то или иное решение, основная цель которых практически всегда — это служебное разбирательство.
Нетрудно догадаться, что предприниматели, управленцы и владельцы долей в крупных фирмах, как правило, желают знать, в какую именно сторону были направлены, казалось бы, принадлежащие им активы. Результатом проверок и обсуждений становится четкий вердикт, объясняющий то, почему именно появился факт расхождения в отчетности. К слову, недобор не всегда возникает из-за злого умысла — нередко подобные проблемы формируются ввиду не слишком тщательного отношения членов команды к своим обязанностям.
Оформление недостачи
В п. 4.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 приводится четкий регламент действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия, заметившими недочет каких-либо товаров, материалов, деталей или производственных средств. Согласно правительственным утверждениям, первая операция, реализуемая в такой момент — это подготовка сличительной ведомости.
Бумага оформляется в соответствии с редакционно-финансовой политикой компании или печатается в виде стандартизированного бланка. Классические документы этого формата — справки № ИНВ-18 и № ИНВ-19. Аспекты их правоприменения прописаны, например, в Постановлении Госкомстата РФ №-88 от 1998 года.
Как отражать недостачи в бухгалтерском учете
В согласии с пр. Минфина РФ №94Н, для внесения свидетельства о нехватке каких-либо материальных или нематериальных средств и иных финансовых активов применяется счет 94. В дебетовой части бланка приводится конкретная сумма потерь, а в кредитном разделе указывается факт списания расходов.
По закону, к концу года (до 31 декабря включительно) эта строфа должна быть закрыта, при полном отсутствии положительного сальдо. Естественно, что невыполнение данной рекомендации — это полноформатное нарушение, влекущее за собой ряд проблем.
Отражение недостач в налоговом учете
Затраты от недоучета в обязательном порядке включаются в состав МР. Правда, если параметры варьируются с предельными показателями норм естественной убыли, списание оформляется во внереализационные потери. Обозреваемая операция становится возможна, если:
Правительственные постановления включают в себя один чрезвычайно важный момент — учреждение, которое отчитается о недоборе, НДС адресовать не будет.
Проводки по недостаче денежных средств в кассе при ревизии: материальная ответственность работника
В нынешнем бухучете есть выкладка, рассказывающая о том, что сохранность активов предприятия обеспечивается, в том числе и за счет персонала. По ст. 232 ТК РФ, человек, причинивший ущерб, отдает его по установленным нормативам. Причем возмещению подлежит лишь сумма прямой порчи, а неполученные доходы и упущенные выгоды реституцией не облагаются.
Подтвердить факт МО человека можно исключительно при наличии определенных сертификатов. В роли документов, на основании которых потом выполняется возврат, выступают всяческие доверенности на получение ценностей, расходные ордера, ТН на внутреннее перемещение и так далее.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Обстоятельства, исключающие материальную ответственность
Получить деньги с персонала организация сможет далеко не во всех возможных случаях. В ст. 239 Трудового кодекса России указано, что обременения в адрес лиц накладываться не могут, если ущерб:
Каждая перечисленная обстановка нуждается в максимально полном и подробном разбирательстве. Доказать наличие названных факторов должен сам специалист, получивший повестку о необходимости проведения сопутствующей выплатной транзакции.
Договор о полной материальной ответственности
Стопроцентная МО регламентируется документацией, представленной в пост. Минтруда Российской Федерации №85 от 31.12.2002. По регламентам в перечень специалистов, на должности которых могут быть прописаны бланки о денежных обязательствах, входят:
Стандартный бланк договора о полной МО предполагает наложение на работника обязательств, в том числе и по участию в квартальных, годовых и внеплановых инвентаризациях. Аналогичным образом постановление включает в себя раздел, определяющий правила определения размера ущерба при появлении тех или иных форс-мажоров.
Как выявляется недостача
Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:
Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.
Нормы естественной убыли
Определение данного показателя (и его последующая корректировка по выставленным трудовым законодательствам правилам) — наверное, наиболее важный процесс во всем вопросе о материальной ответственности работников. Если по проводке недостача отнесена на виновное лицо, взыскать с виновника происшествия деньги получится только при соблюдении перечня условий. Основное руководство, на которое стоит опираться в момент установки влияния стандартного показателя уменьшения количества товаров (деталей, объектов производства, денежных активов и так далее) в силу обыкновенных причин — это приказ Минэкономразвития №95 от 31.03.2003.
В рамках обозначенного документа прописан один непреложный факт, посредством которого удостоверяется сумма возможных потерь, например, при перевозке или хранении изделий в предложенных фирмой условиях. Проще говоря, если недобор не превышает разумных (и заранее исчисленных величин), взыскать средства с персонала работодатель попросту не сможет. Чтобы познакомиться со всеми нюансами рассмотренного процесса, можно также просмотреть и ст. 254 п. 7-2 Налогового кодекса Российской Федерации. В данном акте аналогичным образом затрагиваются обозреваемые тематики.
Списание на виновное лицо: причины недостачи денег по кассе в магазине
Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения случаев, в рамках которых бухгалтерские отчетности попросту не бьются, может быть множество. Не всегда основополагающей причиной является злой умысел. Нередко, на первый взгляд, неприятная ситуация, разрешается достаточно просто: обнаруживается какой-либо неучтенный бланк, а разбирательство по установленному порядку вовсе не проводится.
Однако, встречаются и положения, в рамках которых недоучет — действительная прямая вина какого-либо специалиста. Однако работодатель, желающий привлечь подозреваемое лицо к ранее прописанной денежной ответственности, должен помнить как минимум о двух основных вещах:
Если договорные, задокументированные отношения с человеком не заключались, получить с него какие-либо материальные средства, наверное, не получится. Конечно, попытаться можно, однако на практике такие процедуры редко заканчиваются успешно.
Недочет у продавца: проводки на списание недостачи за счет виновного лица
Выявить, что у конкретного работника в сфере его денежных обязательств наблюдается финансовый недоучет, можно исключительно после проведения ревизионных операций. Подобные мероприятия, как уже говорилось ранее, в обязательном порядке проводятся с упором на государственные постановления:
Реализовать пакет сопутствующих дел можно в формате плановой или внеплановой проверки, результаты которой должны попасть в годовой отчет. Нетрудно догадаться, что нарушение данной установки — это настоящая проблема, способная повлечь за собой неприятности с действующим законом.
Что делать, если не хватает денег в кассе: проводка погашения недостачи кассиром и взыскание ущерба
На самом деле, получить от продавца (или от другого работника, обладающего аналогичным в плане обязательств статусом) деньги при недочете достаточно трудно. Предприниматель, желающий провести операцию, должен предоставить набор объективных доказательств вины конкретного гражданина. В список предлагаемых управленцем документов в обязательном порядке прикрепляются сертификаты, подтверждающие:
Таким образом, на вопрос о том, что делать, если в кассе недостача, наверное, нельзя ответить однозначно. Каждый случай обладает собственным набором индивидуальных характеристик, нуждаясь в максимально пристальном и подробном рассмотрении.
Ревизия не заменит инвентаризацию
По нормативам, опубликованным в п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013», недоучет — это физическое отсутствие денежных и материальных средств, выявленное в результате контрольной процедуры (а в роле этого события могут выступать как инвентаризационная, так и ревизионная деятельность). Однако по тому же регламенту ревизор не наделяется правами на выполнение каких-либо операций по взысканию денег с конкретного перечня лиц, работающих на установленном предприятии. Проще говоря, такой человек сможет исключительно уточнить наличие рассматриваемой проблемы, впоследствии передав его лицам с более внушительными полномочиями.
Возмещение и бухгалтерские проводки (недостача внесена в кассу, опущена в связи с безответственным отношением или удалена из-за невнимательности) — это, на самом деле, чрезвычайно сложный раздел, касающийся не только бухгалтерии, но и всего трудового закона в целом. Чтобы реализовать комплекс всех сопутствующих процедур, специалист должен познакомиться с внушительным числом самых разных регламентов.
Правоприменение документация устанавливает как в сфере ТК, так и в области налогового и торгового учета. Вопрос о получении неустоек со специалистов, нарушивших требования товарно-денежных отношений внутри одной фирмы, как правило, лежит на стыке самых разных отраслей классического современного права и юриспруденции.
Чтобы избежать всевозможных проблем, связанных, в том числе и с недоучетом каких-либо позиций по неосмотрительности, современный предприниматель должен пользоваться самым продвинутым в техническом плане ПО. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача материалов — это ошибка не только ответственных лиц, но и руководителей, не заботящихся о создании должных средств информационно-системного контроля.
Избежать подобных неприятностей можно, например, благодаря цифровой продукции компании «Клеверенс». Программы нашего бренда установлены на десятках складов, магазинов, учреждений из сектора e-commerce и крупных инженерных производств. Каждый партнер получил уникальный инструментарий, предназначенный для автоматизации множества бизнес-процессов. Доверив рутинные (но чрезвычайно важные!) действия продуманным алгоритмам, человек практически полностью избавляет себя от рисков, связанных с неграмотным подходом и ошибками, появляющимися при ручном вводе данных.
Ревизия товаров у индивидуального предпринимателя: порядок списания выявленной при инвентаризации недостачи
По нормам законодательства ревизионные операции проводятся в строгом согласии с установленными правительством порядками исключительно у «полноценных» юридических лиц, к числу которых ИП, конечно же, не относятся. Однако регламент для выполнения всех перечисленных работ для граждан с таким статусом все-таки имеется. В соответствии с рекомендациями, предложенными в письме Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2009 №03-11-03/422, уполномоченный орган разъяснил правоприменительные нюансы области.
По информативной выкладке, граждане, занимающиеся свободным предпринимательство, могут руководствоваться ровно теми же актами, которые предопределены для компаний, учреждений, организаций и фирм. Однако в этом случае сертификация носит рекомендательный характер. Индивидуальный предприниматель без особого труда пользуется как государственными свидетельствами, так и документами своего образца (которые, естественно, должны удовлетворять букве закона). В связи с подобным положением дел, например, причина недостачи при инвентаризации в объяснительной по факту будет оформляться не по унифицированному бланку, а с использованием документа собственной отчетности.