если закончились листы в трудовой книжке что делать

Закончилась трудовая книжка – порядок действий

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Окончание трудовой книжки

Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.

Нужно ли приобретать новую

Да, иногда этот вопрос звучит именно так. Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями. Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ. Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую. Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.

Внесение записей

Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.

Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.

На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.

Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.

Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.

Вшивание

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа). Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо. Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.

Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.

Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.

Нумерация

Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.

Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.

Неправильно заполненный вкладыш

При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.

Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!

Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Источник

Вопросы-ответы Вкладыш как продолжение трудовой книжки

При трудоустройстве физического лица на постоянное (основное) место работы, кадровик запрашивает у него ряд документов. Некоторых из них достаточно в ксерокопированном варианте, а другие предъявляются только в оригинале. Что делать, если закончилась трудовая книжка, как верно внести записи, исправить ошибочные, для чего необходим и когда используется вкладыш, какое количество этих бланков может иметь одно физическое лицо в наличии — обо всем этом информация представлена ниже в статье.

Трудовая книжка: характеристика документа

Похожий на современный, изначально бланк введён в середине восемнадцатого века во Франции. Использовался он для предотвращения бродяжничества и выработки дисциплины в трудовой сфере среди населения. Сейчас на территории России имеют одинаковую юридическую силу и одновременно действуют несколько разновидностей документа — по старым формам (советским, 1938 и 1973 годов) и новой (российской, введена в 2004 году). Трудовая книжка имеет установленный образец, ее необходимо заводить персонально на конкретного человека. Формуляр отражает такие сведения, как:

Только работодатели гражданина имеют право заводить и делать записи (первую и все последующие) в книжку. В законодательстве чётко регламентированы правила и порядок внесения информации, выдачи бланков. На весь период выполнения должностных обязанностей владельца документа (сотрудника) вся ответственность за сохранность этого бланка лежит в полном объёме на работодателе (организации или ИП). Информация о том, как сделать запись если закончилась трудовая книжка, представлена далее по тексту.

Закончились страницы трудовой: как поступить

Когда человек часто меняет места работы, то непременно возникнет такая ситуация, при которой в документе необходимых страниц для заполнения не останется. Как действовать, если закончилась трудовая книжка, и как начать новую, для грамотного кадровика не составляет большой проблемы. Применительно к конкретной ситуации, решение может различаться.

Заведение нового документа

При трудоустройстве физического лица на первое, основное место занятости обязанность по заведению нового экземпляра трудовой книжки сотруднику лежит на работодателе. Предполагается, что именно этот формуляр станет сопровождать гражданина на протяжении всей его профессиональной деятельности.

Но, если этот бланк будет утерян (самим работником или кадровиком), украден или испорчен, его следует переоформить и восстановить прежде внесённые пометки. Информация о замене трудовой указывается на первой странице записью «Дубликат» (справа вверху, в углу).

Вкладыш как продолжение трудовой книжки

Если в формуляре заканчиваются страницы или графы, то необходимость начинать новую трудовую отсутствует, как и вклеивать дополнительные листы. Достаточно оформить вкладыш и указать это на начальной странице основного документа (например, сделать отметку «Выдан вкладыш: серия, номер»). Продлевающий бланк следует не приклеивать, а вшивать в трудовую.

Внимание! Отдельно сам по себе вкладной блок не является действительным.

Порядок выдачи

Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.

На руки выдача оригинала трудовой (при наличии в ней вкладыша в том числе) физическому лицу предусмотрена при таких условиях:

Срок предоставления заверенной копии документа — три рабочих дня, исчисляющихся с момента получения от работника просьбы.

Правила оформления записей во вкладыше

Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:

Возможные ошибки и их устранение

Трудовую и вкладыш в неё следует вести должным образом для предотвращения возможных негативных последствий в дальнейшем. Зачёркивания, кроме как на титульной странице, в этих документах не допускаются. Наиболее часто встречаемые ошибки и методы их устранения представлены в таблице ниже.

Оплата вкладыша

У работодателя всегда должны быть новые, незаполненные трудовые книжки и вкладыши в неё. Хранить их необходимо как бланки строгой отчётности в защищённых помещениях, сейфах или специальных шкафах. Покупать их следует от имени организации (юридического лица или ИП) у производителя (в объединении ГОЗНАК) или через распространителей.

Важно знать! При выдаче этого бланка сотруднику на руки с него подлежит взысканию сумма расходов на его приобретение. Исключением является факт порчи трудовой (со вкладышем или без) по вине кадровика (или другого работника компании).

Нормативные документы

Любая документация на предприятии должна заполняться на основе установленных законом норм. По вопросам, регулирующим правильность и порядок ведения, оформления трудовых и вкладышей в неё, основными регламентирующими нормативными документами являются:

Наличие нескольких трудовых книжек: законно или нет

Случается, что правило заведения трудовой книжки в единственном экземпляре на одного гражданина не всегда соблюдается. На практике наличие нескольких бланков этого документа встречается, если физическое лицо имеет следующие намерения:

Вышеперечисленные варианты недопустимы и являются нарушением действующего законодательства.

Совет! Единственно верное решение — это восстановление предыдущих записей. Сделать это можно с помощью подачи заявления (об утрате, порче или краже документа) по месту последней работы, когда вина лежит на самом владельце. Работодателю отводится две недели на оформление дубликата с момента приёма обращения.

Если обнаружится факт наличия нескольких трудовых на одного гражданина, то возможны следующие неблагоприятные последствия:

Таким образом, если в первичном бланке трудовой заканчивается место для внесения информации, то начинать новую, а тем более вклеивать дополнительные листы, не нужно. В этом случае происходит оформления вкладыша. А если книжка утеряна самим физическим лицом или его работодателем, то необходимо приступать к подготовке её дубликата. Правильное заполнение этих документов и грамотное исправление ошибок позволит избежать возможных негативных последствий в дальнейшем.

Источник

Как сделать запись в трудовой книжке, если закончились пустые страницы

Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.

Оформление

У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:

Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.

Вшивание

Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.

Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.

По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.

Возможные ошибки

Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:

При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:

Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.

Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.

Изменение фамилии

На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.

Запись о вкладыше

Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.

Нумерация

Во вкладыше продолжается та нумерация, которой заканчивались записи в трудовой. То есть, если в трудовой последним номером шел «11», то во вкладыше должен стоять «12». В трудовой книжке делают штамп о том, что «Выдан вкладыш», и указывают его номер и серию. При этом поставить его можно на титуле или на внутренней стороне обложки документа.

Владея информацией о том, что и как делать, если закончилась трудовая книжка, и как правильно продолжить запись, будет гораздо проще менять фамилию и оформлять записи, как в нее, так и во вкладыш. Так же легче будет избежать начинающих ошибок при оформлении.

Источник

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Helen (г. Липецк)

Закончилась старая трудовая книжка, что делать – заводить вкладыш? Как и за чей счет?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов. Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой. На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки. Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш». Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.

Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).

УСПЕЙТЕ ДО НГ!

Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.

Источник

Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

Приказ № 320н расширил возможности:

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Источник