как написать что письмо получено
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.
В каких случаях используется письмо-подтверждение
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Непосредственный составитель
В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.
Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.
Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
Глубокий мир автоответов почты, и что там водится
Если вам интересно погрузиться в абсолютно бесполезный мир того, что люди могут в принципе поставить себе на автоответ — добро пожаловать. Например, первое моё открытие — довольно значимая часть населения не знает про форварды и просит переслать письмо на другой ящик.
Когда у вас ответы на рассылку настроены на рабочую почту, всё более-менее ровно примерно до полумиллиона человек в базе. А вот потом начинается подтопление автоответами. Среди них начинают теряться правильные письма. Наша база отправки — несколько миллионов человек, поэтому это представляло проблему.
Параллельно мы начали делать две вещи: вручную собирать почты для правила, убирающего автоответы в подпапку и думать, как это автоматизировать. Автоматическое решение, конечно, нашлось, но и автоответы собрать тоже удалось. Ниже распределение типов автоответов с одного из писем в мае про то, что происходит с границами.
Мой фаворит, конечно, некто Андрей, установивший автоответ: «Спасибо! Ваше письмо доставлено, если вопрос не терпит отлагательств пожалуйста продублируйте его еще раз. С Уважением к Вашему делу!».
Встречаются и более богатые сюжетом письма по экрану текста. Сейчас покажу.
Confirmation receipt
Итак, отправка, которая собрала 1484 автоответа. Аудитория примерно соответствует аудитории Рунета, но чуть сдвинута в сторону тех, кто ездит в командировки и просто путешествует по стране. Целых 823 из автоответов (55% писем) были подтверждением получения.
Самые простые выглядят так:
Ваше письмо получено и в ближайшее время будет прочитано. Спасибо.
Здравствуйте! Спасибо за письмо. Я обязательно его прочту и отвечу Вам! С уважением, Татьяна!
Несколько вводящие в заблуждение автоответы:
Спасибо большое за письмо. Всего самого хорошего
Ваше письмо получено, спасибо, правда, не факт, что я его читала)))
Поскольку хороший тон — информировать собеседника о следующем шаге (да, даже в автоответе), то стоит хотя бы ставить границы:
Здравствуйте!
Ваше письмо дошло до нас.
Вам ответят в течение трёх рабочих дней!
Хорошего дня!
Здравствуйте.
Ваше письмо доставлено по указанному Вами электронному адресу.
Отвечу при очередном подключении к Интернету.
С уважением, ***
Здравствуйте!
Благодарю Вас за интерес к моей персоне.
В настоящее время я живу полной жизнью, поэтому проверяю и отвечаю на электронную почту один раз в неделю, по вторникам в 19:00.
Если Вам срочно необходимо в чём-то помочь (очень прошу – убедитесь в том, что это действительно срочно), что не
может ждать до назначенного срока, то пожалуйста свяжитесь со мной по телефону +7912***
Спасибо за понимание моего решения, которое увеличит мою продуктивность и производительность. Это поможет
достигнуть мне большего, чтобы помогать Вам лучше.
С уважением,
***
Если вы получили это письмо, значит я сейчас не на почте, и как только прочту Ваше письмо, то отвечу незамедлительно.
Здравстуйте! Ваша письмо получено, оно будет рассмотрено в течение 24 часов. Пока Вам нужно перейти по этой ссылке: *** Прямо сейчас сделайте это. С уважением к Вам и Вашему делу!
Ваше письмо получено. Письма обрабатываются в порядке очереди. И мы сделаем все возможное, чтобы как можно быстрее ответить на Ваше письмо.
Если Вы прислали заявку на участие в проекте «***», то Ваша заявка рассматриваются в течении суток. Ожидайте, ответ Вам обязательно придет на Вашу почту и нечего не предпринимайте.
И, главное, всегда помните, где ваше полотенце.
Ну и вот победитель номинации с лучшей подписью в автоответе:
Благодарим Вас за направленное письмо.
Мы обязательно ответим Вам в течение одного рабочего дня.
В рабочие дни Вы можете связаться с нами с 8.00 — 22.00 (по московскому времени) по телефонам:
+7 800 *** (бесплатно по РФ и Крыму)
+7 978 ***
Круглосуточно с дежурным администратором:
+7 978 ***
ЭТО СООБЩЕНИЕ ОТПРАВЛЕНО АВТОМАТИЧЕСКИ И НЕ ПРЕДПОЛАГАЕТ ОТВЕТА ОТ ВАС.
С уважением,
отдел бронирования
пансионат у моря
***, Алушта
частный пансионат
на берегу моря
тел 8 800 *** ( бесплатно по РФ и Крыму)
тел +7 495 ***
тел +7 978 ***
отдел бронирования
*** п. Чайка
Алушта, ***
*** Крым, РФ
skype: ***
почта :***
https:// ***.com/
Пансионат *** в Вконтакте Facebook
А вот просто и ёмко с приветом от интроверта:
Адресат выбыл
25% сообщают, что адрес не работает по тем или иным причинам. У 9 с небольшим процентов причина временная — отпуск. Уволенных всего 6,5%, что говорит о том, что почты за ними всё же подчищают достаточно часто.
Хотя, конечно, если ты в отпуске или без связи, странно не добавить в автоответ момент, когда можно будет снова связаться. Но тут есть и обратная сторона — я когда ставил свои автоответы на время долгих поездок без связи, то уже со второго раза понял, что нужно начинать письмо со слов «С вами говорит автоответчик» и уже дальше переходить к сути, поскольку люди часто думали, что я им из отпуска пишу с объяснением, почему отвечу позже.
Но вернёмся к автоответам. Вот философский вариант:
Этого почтового ящика не существует.
Ваше сообщение никем не будет прочтено
Данный сотрудник больше не работает в компании ООО «***». Просим удалить этот адрес.
Спасибо за Ваше письмо, с 09.01.2020 нахожусь в декретном отпуске. Ваши вопросы прошу адресовать Руководителю отдела инсталляции и сервиса — *** ***@***.ru
Здравствуйте! Я временно нахожусь в отпуске. Ваше письмо перенаправлено нашему менеджеру.
Здравствуйте!
Вы отправили письмо на почту, с которой другого ответа не дождетесь =)
С 18.08.18 я не работаю в АО «***».
Видимо, следы переноса почты, и админ не знает, что бывают форварды со старой на новую:
Неверно указан почтовый адрес. Почтовый сервер @***.ru
C 1 мая Компания *** перешла на корпоративную почту, просьба направлять письма по адресу ***
Обращаем Ваше внимание, что в связи с переездом сайта на новый домен — изменился адрес корпоративной почты. Новый адрес: ***
Здравствуйте!
Вы пишите на нерабочую электронную почту.
Если Вам необходимо связаться с отделом логистики, позвоните по номеру +7 4012 ***
К сожалению данный сотрудник уволился, в дальнейшем просим писать на ***
Данный почтовый ящик заблокирован. Ваше письмо перенаправлено руководителю.
Здравствуйте, *** более не работает в компании ***. Ваше письмо будет перенаправлено соответствующему специалисту.
Добрый день!
В связи со счастливым замужеством мои контактные данные изменились – Иванова Мария ***.
Актуальная почта: maria.ivanova@***.ru
Пожалуйста, используйте новую.
С улыбкой и пожеланием счастья, Мария Иванова
Видимо, муж очень настаивал, чтобы фамилия была его везде. Он сказал ВЕЗДЕ.
А вот прекрасные люди из бухгалтерии одной компании, которые, возможно, перепроверяют Excel на счётах:
В связи с техническими проблемами на сервере, просим Вас перезвонить по телефону *** и убедиться в получении Вашей корреспонденции.
Этим почтовым ящиком я больше не пользуюсь из-за большого количества спама! Ваше письмо удалено. Пользуйтесь другими известными Вам моими адресами.
Если Вы все же хотите, чтобы я получил письмо, отправленное на данный адрес, его тема должна в точности совпадать с моим именем, написанным по-русски с заглавной буквы
Добрый день! Данную почту взломали. Новая почта ***. Прошу писать туда.
Лохотрон закрыт. Спасибо за ваше время и деньги!
Реклама
Хочу спросить у Вас: Вы спасены?
Если нет, то пользуясь случаем, хочу напомнить Вам о том, что, если Вы ещё не покаялись в грехах перед Богом Отцом Небесным и не уверовали в Его Сына Иисуса Христа и в Евангелие и не стремитесь жить по нему, то у Вас есть возможность примириться с Ним сейчас, потому что не знаем ни дня ни часа, когда умрём.
«Вот, теперь время благоприятное; вот, теперь день спасения», как написано в Библии.
«Исполнилось время и приблизилось Царствие Божие: покайтесь и веруйте в Евангелие», сказал Иисус Христос.
Да благословит Вас Господь Бог во имя Иисуса Христа! Аминь!
Здравствуйте!
Скорее всего Вы ошиблись электронным адресом при написании письма.
— Мгновенные кредиты с оформлением через интернет.
Моментальные переводы на банковскую карту.
http://***
Актуальные новости о нашей работе и туризме мы публикуем в наш телеграм канал — ***. Вступайте!
АКЦИЯ
ЗАКАЖИТЕ НА САЙТЕ НОЧЬЮ с 18-7 утра, получите доп. скидку в 3%!
Закрытое акционерное общество «*** *** *** ***»
Услуги:
1. Оценка имущества всех видов, оценка ущербов;
2. Журнал «Вестник ***» — публикация сообщений о фактах ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала и проч. в соответствии с законодательством..
3. Оформление недвижимости, консультации по недвижимости;
4. Создание, ликвидация и реорганизация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
5.Консультации по хозяйственному праву и финансам, налогам;
6. Международный научный журнал «***», ***.
[адрес]
[телефон]
[факс]
[контакт]
(консультации для клиентов компании бесплатные)
Представительство в Карачаево-Черкессии: [адрес и телефон]
Наше качество работы лучшее в Ставропольском крае. Компания работает с *** года. Приглашаем к посредничеству риэлторов, адвокатов, юристов. Комиссионное вознаграждение гарантируем.
Другое
Прямо отдельно в этой категории отмечу постмортем-автоответчик, который человек успел настроить перед смертью. Чтобы транслировать набор своих мировоззрений (там настолько трешово, что я не буду портить вам психику). Правда, заканчивается всё это на позитивной ноте: «Удачи вам!». Думаю, его ящик скоро удалит почтовый сервис из-за того, что к нему никто не обращается. Поэтому памятник не получится. Иначе бы все соцсети со временем становились бы всё больше и больше похожи на кладбища.
Бывает алгоритм самого частого процесса для одарённых:
Добрый день! Спасибо за внимание к нашему предложению. Чтобы пригласить вас на собеседование, сначала нужно заполнить небольшое резюме на сайте, после чего с вами созвонятся по указанному контактному телефону, согласуют с вами время и место собеседования. Заполнить нужно по этой ссылке: ***. В случае успеха, вы будете приняты на работу. Работодатель находится на хорошем счету и гарантирует соц пакет, хорошие условия труда, расширенную мед. страховку, прохождение обучения по высшим стандартам, помощь в переезде (если необходимо), премии, бонусы и интересную и хорошо оплачиваемую работу. Еще раз, спасибо за уделённое время и внимание.
Ваше письмо не доставлено, так как одному или нескольким адресатам запрещено получать от Вас почту (По причине усиления информационной безопасности ООО «***»).
Для решения проблемы просим связаться с системным администратором (admin@***)
При удалении всех писем надо проверить нужно оно тебе для других действий: Пароль от любой странице, важная информация для пользователя и т.д.
Добрый день, уважаемые туристы!
Сотрудники нашей компании находятся в отпуске.
Просим все ваши вопросы направлять на почту nostress@***.ru
ВНИМАНИЕ. ПИСЬМА ПО ДАННОМУ АДРЕСУ НЕ ОБРАБЫТЫВАЮТСЯ.
Как всё это фильтровать
Когда я брал себе почту noreply@ (кстати, сейчас noreply@tutu.ru, а не noreply@mosigra.ru), то заметил, что нет аналогов land-атаки из-за петли автоответов. То есть у писем, возможно, есть некий признак, который позволяет понимать, что они автоматические. Не факт, что внутри письма, но поковырять вопрос стоит. Выяснилось, что Exchange делает очень тупую вещь: не больше одного автоответа на каждый конкретный ящик в сутки. Плюс есть заголовки x-auto-response-suppress:all и x-ms-exchange-inbox-rules-loop.
Наш админ Сергей Окунев, очевидно, знал это давно, поэтому собрал систему из следующих фильтров:
Заголовок «Auto-Submitted: auto-replied» или «Auto-Submitted: auto-generated» является самым популярным признаком, который отфильтрует половину подобных писем. В первом случае это, как правило, установленный автоответчик. «Я в отпуске», «письмо принято, отвечу как смогу», и прочие подобные сообщения. Во втором случае это может быть, например, письмо, сгенерированное при принятии события календаря. Еще один стандартизированный заголовок Precedence: указывает на принадлежность письма к массовой рассылке. Все остальные признаки — это нестандартные заголовки, начинающие с X-, и не только:
В целом, если у вас так настроено, заглянуть в автоответы один раз полезно. Там дивный новый мир, который точно сделает вас ближе к вашим пользователям и заодно ещё раз напомнит, что стоит рассказать отделу кадров про установку форварда у уволенных сотрудников. Ну и просто иногда за парой слов скрывается офигенный сюжет.
Компьютерная грамотность с Надеждой
Заполняем пробелы — расширяем горизонты!
Как правильно написать ответ на электронное письмо
Если пришло письмо по электронной почте, пользователь может его открыть, прочитать и при необходимости написать ответ. Казалось бы, все просто и понятно, о чем тут говорить. Однако не все пользователи знают, где и как правильно написать ответ на электронное письмо.
Бывает так, что найти ответ в письме является трудновыполнимой задачей для получателя. Например, ответ иногда пишут где-то в середине полученного письма, либо в каком-то другом, абсолютно случайном, произвольном месте. Получается, что получателю для того, чтобы прочитать ответ, надо будет еще сначала постараться его найти в тексте письма. Если письмо короткое, то это не проблема. Но если письмо длинное, например, на пару-тройку страниц печатного текста? Многие люди постоянно спешат и ценят свое время. Весьма вероятно, что искать ответ они НЕ будут со всеми вытекающими последствиями.
Существуют общепринятые правила по работе с электронной почтой. Хорошо бы, чтобы отправители писем придерживались этих правил. Это упрощает коммуникацию с помощью электронной почты.
Первый шаг, чтобы ответить на письмо
В любой электронной почте есть кнопка «Ответить». Чтобы ее найти, следует в почтовом ящике открыть письмо. Кнопка для ответа, как правило, находится в правом или левом верхнем углу, а также она дублируется в конце письма. Получается, что в полученном письме есть две кнопки для ответа. Достаточно нажать один раз на любую из них и после этого сразу писать ответ на полученное письмо.
Ниже показано, где искать кнопку «Ответить» на примере трех почтовых ящиков: Яндекс.Почта, Майл ру почта, а также Гугл почта. В каждой почте кнопка для ответа выделена красной цифрой 1.
Если открыть письмо в Яндекс.Почте, можно увидеть, что одна кнопка для ответа находится в левом верхнем углу, а другая имеется в конце письма. Обе кнопки выделены красной цифрой 1 на рис. 1.
Рис. 1 (Кликните для увеличения). Кнопки «Ответить» в Яндекс.Почте. Для ответа достаточно нажать на любую кнопку один раз.
Почта Майл ру в открытом письме с двумя кнопками «Ответить» показана ниже на рис. 2:
Рис. 2 (Клик для увеличения). В почте Mail.ru для ответа на письмо нажмите «Ответить».
В Гугл почте имеются ссылки «Ответить» в правом верхнем углу и в конце открытого письма (рис. 3).
Рис. 3 (Кликните для увеличения). Для ответа на письмо в gmail.com нажмите на любую кнопку «Ответить»: либо в правом верхнем углу, либо в конце письма.
Текст письма в скриншоте
Иногда я получаю письма от подписчиков, в которых не так-то просто найти текст письма. Дело в том, что в таком письме текст отсутствует. В лучшем случае там имеется только подпись, которая вставляется автоматически.
Письмо пустое и никаких пояснений нет. Но зато к письму прикреплен один файл или несколько. Как известно, в целях безопасности не рекомендуется открывать вложенные файлы в письмах от незнакомых отправителей. Это первый важный аргумент в пользу того факта, что текст следует размещать внутри письма, а не в прикрепленном скриншоте.
Второй аргумент состоит в том, что на экране крайне неудобно читать текст письма со скриншота, особенно если скриншот большой.
Если все-таки нужно к письму прикрепить один или несколько файлов, то всегда следует в тексте письма написать хотя бы пару предложений. В первом предложении будет весьма уместно приветствие, например, «Здравствуйте». Второе предложение содержит пояснение, зачем получателю письма нужно открыть вложенные файлы. К примеру, можно написать «Высылаю во вложении к письму скриншот (документ, презентацию) по теме такой-то».
Пользователи зачастую текст письма предварительно набирают в текстовом редакторе. Это разумное решение, потому что в этом случае набранный текст не пропадет и не исчезнет при отправке письма.
Однако после того, как текст готов, его следует выделить и скопировать (можно с помощью клавиш Ctrl+C). А затем открыть письмо и вставить туда этот текст (например, используя клавиши Ctrl+V). Тогда не понадобится делать скриншот с текстом и прикреплять его к письму. Получателю удобнее, проще и понятнее открыть письмо и, не теряя время, сразу читать текст, вместо того, чтобы искать его в скриншоте, прикрепленном к письму.
Что лучше: писать ответ или отправить новое письмо
Однозначно можно сказать, что лучший вариант для ответа на полученное письмо – это открыть письмо и затем использовать кнопку «Ответить», о которой шла речь выше. В этом случае получатель письма сразу понимает, на какое из своих писем он получил ответ и вообще, о чем идет речь в переписке.
Когда приходит новое письмо вместо ответа на ранее отправленное письмо, то там нет цитирования прошлого письма. Поэтому получателю зачастую сложно бывает понять, о чем пишет человек. Переписка как бы начинается с «чистого листа». Вместо диалога, когда один человек пишет, а второй ему отвечает, в случае с новым письмом получается монолог как будто «с нуля».
На что обратить внимание при ответе на полученное письмо
Во всех почтовых ящиках ответ на полученное письмо пишется стандартным образом. Разберем это на примере почты Майл ру. Итак, Вы открыли письмо и нажали на кнопку «Ответить», что дальше?
Рис. 4 (Клик для увеличения). На примере почты Майл ру показано, где писать ответ на полученное письмо.
Первым делом нужно обратить внимание на графу «Кому» (красная цифра 1 на рис. 4). Дело в том, что там может быть указан не один получатель, а несколько. Так бывает, если письмо с одним и тем же текстом отправляется сразу нескольким получателям, по разным электронным адресам. Однако ответ на такое письмо может быть предназначен только одному человеку. Тогда остальных получателей следует удалить в поле «Кому» и оставить там одного получателя.
Далее обращаем внимание на поле «Тема». После нажатия на кнопку «Ответить» в этом поле всегда появляется «Re:». А далее повторяется «слово в слово» тема того письма, которое Вы получили.
Добавка «Re:» в теме письма позволяет получателю сразу определить, что он получил ответ на отправленное ранее письмо.
Тему ответного письма можно изменить при необходимости. Для этого можно кликнуть в поле «Тема» и ввести свою тему. Но обычно тему не рекомендуется менять, чтобы не путать получателя ответа и не прерывать начатый диалог в переписке.
Сразу после темы письма следует писать текст ответа (цифра 3 на рис. 4). Это позволяет получателю открыть письмо и сразу прочесть ваш ответ. При необходимости в конце письма он может открыть цитирование старого текста и таким образом освежить в памяти, о чем идет речь в переписке.
Отличие электронного письма от бумажного и подпись
В ручной переписке «по старинке» мы никогда не прикладываем письмо отправителя, а пишем ответ с чистого листа. Ответ по электронной почте отличается тем, что мы сохраняем письмо отправителя, а свой ответ пишем в начале этого письма. Пишем свой ответ в начале электронного письма, а не в конце, не в середине и не где-то в другом месте. Так устроен своего рода этикет переписки по электронной почте.
Ваша подпись в письме может вставляться автоматически. При желании в ответном письме подпись можно удалить.
Теперь осталось окинуть взглядом еще раз свой ответ, дабы проверить, как в нем заполнены все поля. И после этого нажать «Ответить».
Когда следует отвечать на полученное письмо, если оно требует ответа? В лучшем случае ответ отправляется в течение суток с момента получения письма, но могут быть и другие варианты.