как написать в трудовой что работает по настоящее время образец
Заверение копии трудовой книжки: образец внесения записи «работает по настоящее время»
Трудовая книжка по праву своему является официальным документом. Именно в ней сосредоточена вся основная информация о трудовой деятельности конкретно взятого гражданина.
Этот документ впервые заводится работодателем при приеме работника на работу и хранится все время либо у работодателей, у которых гражданин осуществляет трудовую функцию, либо у работника, на чье имя трудовая, собственно, и заведена.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
На основании трудовой книжки гражданин может рассчитывать на установленную законом пенсию, которую обязуется уплачивать государство по достижению работником пенсионного возраста.
Конечно, трудовая книжка очень важный документ, но особую важность она приобретает в связи с тем, что она может поспособствовать получению гражданином определенных благ, как гарантированных государством, так и частными юридическими лицами.
Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.
Именно для того, чтобы установить факт того, что работник законно осуществляет свою трудовую деятельность, ряд кредиторов требует предоставления если не оригинала трудовой, то хотя бы ее копии, но обязательно, грамотно заверенную.
О том, как правильно заверить трудовую, мы расскажем в нашей статье.
Общая информация
Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.
Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.
Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.
Как заверить трудовую книжку работодателем?
Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.
Однако прежде чем требовать заверенные копии, необходимо некоторым образом подготовиться и в следующем пункте мы расскажем как это сделать, соблюдая по этапность данной процедуры, что поможет вам достичь положительного результата.
Прежде всего, вам необходимо составить заявление. Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений. Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя.
Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.
В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.
По возможности, приобщите документы к заявлению. Обязательно поставьте в конце дату и подпись.
Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю. Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня, после чего вам вынесут мотивированный ответ.
Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:
Кадровик или работодатель снимает копии всех страниц, а точнее разворотов вашей трудовой книги и скрепляет их вместе путем сшивания или степлера.
На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов.
Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию.
На последнем листе, в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности. Также ставится печать и подпись.
Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.
Кто имеет право заверять копию трудовой книги?
В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.
А вот сам работник заверить себе трудовую не может.
Пример заверения трудовой книжки:
Может ли это сделать главный бухгалтер?
В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.
Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?
Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.
Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?
Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.
Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.
Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.
О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.
Заверения последней страницы трудовой книги
Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой.
Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.
Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.
Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.
Запись «работает по настоящее время»
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.
Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».
Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».
Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.
Образец (фото) записи в трудовой книжке «работает по настоящее время»:
Срок выдачи копии трудовой книжки
Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок.
К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.
Сколько действует заверенная копия трудовой книги?
Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.
Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.
С помощью нотариуса
Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.
Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.
На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.
Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда?
Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.
Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.
Последние штрихи
Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.
Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.
Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.
На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.
Заполнение трудовой книжки: общие правила
С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Что именно важно знать компании?
1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).
2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).
3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
С 2021 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, поступающим на работу впервые. На них ведутся электронные сведения о трудовой деятельности. Ранее «стартовые» сведения о работнике вносил в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна была быть вписана в соответствующие графы титульного листа.
После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.
С 2021 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.
После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе
«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.
Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.
Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел.
Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).
В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.
Сам раздел состоит из 4 граф.
В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.
Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).
В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.
Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.
Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.
Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.
Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).
При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).
О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».
Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2021
Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.
Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Итоги
Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году
kak_zaverit_trudovuyu_knizhku_v_2021_godu.jpg
Похожие публикации
Заверение трудовой книжки в 2021 году осуществляется по нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст). Работник вправе получить от работодателя копию трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ для любых целей. Для реализации такого права достаточно обратиться к работодателю с заявлением произвольной формы. Наниматель не может требовать от сотрудника расшифровки причин запроса копии трудовой (это делается заявителем по собственному желанию). В трехдневный срок требуемые копии должны быть оформлены соответствующим образом и выданы заявителю.
Как заверить трудовую книжку (2021) – образец
Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.
Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.
Как заверить ЭТК
Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:
Заверение копии бумажной трудовой
Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:
1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.
2. Далее возможны два варианта:
Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.
Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Материал по теме С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.