как посмотреть в битрикс 24 что делал сотрудник
Быстрые отчеты по активности сотрудников в Битрикс24
Условия
Нам нужно иметь возможность быстро оценивать активность и продуктивность сотрудников. При этом должны учитываться стадии Сделок и Лидов, чтобы понимать, какие из них были успешные, а какие нет.
Проверка
Сразу после установки приложения выбираем успешные стадии Сделок и Лидов. Это нужно для корректного отображения статистики. После того, как выбрали, не забудьте сохранить изменения.
Теперь запускаем сбор статистики, но перед этим выбираем диапазон дат, за который будут отображаться данные, сотрудников, которые нас интересуют, и отделы. Теперь запускаем сбор данных.
В результате получаем подробный отчет по каждому сотруднику и отделу за выбранный период. Так выглядит отчет по Задачам.
Результат
Приложение дает руководителю возможность быстро получить отчет об активностях сотрудников в Битрикс24. Интерфейс очень простой и понятный, никаких специальных настроек не требуется.
Доставка полезной информации от экспертов по Битрикс24!
Подпишитесь, и раз в неделю у вас на почте будет подборка полезных советов и обзоров про Битрикс24
Доверяй, но проверяй: когда слежка за сотрудниками просто необходима
Серфинг в социальных сетях, фриланс в рабочее время или раскладывание пасьянсов — вы уверены, что все это не про ваших сотрудников? А может, стоит проверить?
Около 50% отечественных компаний следят за своими сотрудниками. DLP, тайм-трекеры и системы учета рабочего времени стали не более. чем обыденностью. Отношение к этому может быть разным — маразм, «совковые пережитки», прискорбное наследие КГБ или же передовые технологии, которые способны увеличить эффективность работников в несколько раз. Факт остается фактом: тренд на виртуальный контроль в ближайшее время не потеряет актуальности.
[spoiler]
Более того, программы для мониторинга ежегодно умнеют: они уже ищут «промышленных шпионов», анализируют поведение сотрудников, контролируют действия за рабочим столом и так далее.
Таким образом, уже неактуально дискутировать о целесообразности слежки на работе — пришло время обсуждать, как адаптироваться под новые условия рынка, требования работодателей и новую интерпретацию личных границ.
| А главное, как сделать так, чтобы контроль рабочих компьютеров приносил пользу не только работодателям, но и самим сотрудникам. Рассмотрим на примерах нескольких ситуаций. |
Сотрудник сливает информацию конкурентам или ворует у компании
Сможете ли вы, впервые увидев человека, сказать, что он «вражеский лазутчик», будет сливать конфиденциальную информацию или прихватит с собой клиентскую базу при увольнении? Вероятность мала. Однако с этой проблемой сталкиваются 89% как мелких, так и крупных компаний.
К сожалению, или к счастью, использование детекторов лжи на постоянной основе пока не вошло в практику собеседований. Однако, ситуация с воровством не так безнадежна, как могло бы показаться. Обнаружить недобросовестного сотрудника можно с помощью камер видеонаблюдения и DLP-систем.
В случае, если кража все-таки произошла, работодателю не составит труда с помощью видеозаписей, скриншотов экрана найти нарушителя и принять соответствующие меры.
В чем плюс для сотрудников: Простой честный работник может не переживать, что его несправедливо обвинят в чем-либо противоправном ведь все его действия за компьютером зафиксированы.
Трехчасовой рабочий день или саботаж бездельников
Украсть можно не только коммерческую тайну и персональные данные клиентов, но и время работодателя.
Наверное, в каждом коллективе, найдется парочка бездельников, поражающих своей бесцеремонностью. Одни уверены, что работодатель просто обязан платить им лишь за факт присутствия. Прочие, возможно, страдают врожденной аллергией на работу или ждут начальственного «волшебного пенделя». Словом, бездельники бывают самые разнообразные.
Но объединяет это пестрое содружество одно – урон, который они наносят деятельности компании. Оперативное обнаружение лентяев и направление их сил в правильное русло становится приоритетной задачей компании, которая использует систему повременной оплаты труда.
| Конечно, ситуации бывают разными. Каждый человек имеет свой комфортный режим работы и излишнее давление может выбить его из продуктивной колеи. |
Истории известны множество талантливых самородков, способных выполнять работу стахановскими темпами за три часа. Естественно, оставшееся время они за неимением задач вынуждены уделять себе.
На самом деле, для сотрудников, чьи способности значительно превышают круг обязанностей, придумали такую вещь, как карьерный рост. В этом случае бонусы имеют все: работодатель максимально загружает способного специалиста. Он в свою очередь, получает «плюшки» в виде повышения и признания со стороны руководства. Гениальность не является уважительной причиной для прокрастинации.
Впрочем, процент «гигантов мысли» в числе бездельников настолько мизерный, что принимать его во внимание было бы нерациональным.
В чем плюс для сотрудников: усердный и кропотливый труд будет достойно вознагражден, ведь руководитель всегда знает, чем конкретно заняты его сотрудники, сколько времени занимает решение той или иной задачи, кто больше всех работал, а кто – отдыхал.
Удаленщики сокращают рабочий день до минимума.
Тут все очевидно. Чем дальше от офиса, тем меньше контроля со стороны руководства.
При этом делать ставку на честность и добросовестность аутсорсеров – значит рисковать сроками выполнения задач. В этом случае «палочкой-выручалочкой» становится программа-трекер на рабочем компьютере удаленщика.
В теории она дает работодателю неограниченный доступ не только к рабочим процессам, но и к личной жизни сотрудника. Однако, смотреть переписку, чтобы узнать не беременна ли Маша из бухгалтерии, не стоит. Такое вмешательство подрывает авторитет компании, более того, это уголовно наказуемо.
Решается эта проблема следующими способами. Сотруднику специально выдается рабочий компьютер, либо предоставляется возможность включать и выключать трекер в начале и конце дня.
В чем плюс для сотрудников: одна из проблем удаленки – сложность самоорганизации. Полностью отвлечься от домашних дел и сфокусироваться на работе получается не всегда. Программы мониторинга позволят частично воссоздать офисную атмосферу.
Уволенные работники с неутоленной жаждой мести.
Не все увольняются по собственному желанию, и не все согласны со своим увольнением. Поэтому неудивительно, что большая доля «вредительства» остается на совести обиженных сотрудников. В этом случае слежка со стороны компании становится способом самозащиты.
В большинстве компаний, как только сотрудник озвучивает решение об увольнении, ему тут же блокируют доступ к материалам, которые составляют коммерческую тайну или интеллектуальную собственность организации. Но как дорабатывать положенные две недели, если нет доступа к необходимой информации? Выход – мониторинг рабочих столов и снимки экрана. Когда работодатель наблюдает за процессом, у сотрудника меньше соблазна «начудить» напоследок.
В чем плюс для сотрудников: человек спокойно дорабатывает положенные две недели без опасений, что его обвинят в каком-нибудь «вредительстве», спишут штраф и т.д.
Руководитель хочет знать, насколько эффективно работают его подчиненные, но у него недостаточно данных для объективной оценки
Такой подход позволяет убедиться в том, что работники не просто так сидят за компьютером. Руководитель на основании статистики распределит мотивационные выплаты и будет способствовать карьерному росту действительно заслуженных кандидатов.
В чем плюс для сотрудников: система мониторинга позволит справедливо оценивать продуктивность специалистов и избавит их от необходимости «изображать бурную деятельность», чтобы быть на хорошем счету у начальства.
Обеды и перекуры длиною в рабочий день
Любители неспешного и вдумчивого чаепития, мастера пасьянсов, кабинетные ораторы, завсегдатаи курилок – неизбежная реальность для каждой компании. Перефразируя известную поговорку: «Дал бог бизнес, даст и прокрастинатора».
В режиме реального времени сложно отследить, насколько специалист погружен в рабочий процесс. Этим активно пользуются некоторые сотрудники, заполняя свой день в основном приятным времяпрепровождением. Ведь новости в социальных сетях сами себя не посмотрят, а телефонные разговоры с подружками просто так не начнутся.
В чем плюс для сотрудников: развивается уровень самомотивации и самоменеджмента поскольку специалист знает, что находится «под присмотром», он старается трудиться более эффективно, лучше планирует рабочий день, быстрее закрывает задачи и т.д.
Сталкеры, харассмент и другие нарушения уставных отношений
К счастью, в современной корпоративной среде уже ни для кого не секрет, что сталкинг и харассмент – это не норма.
Навязчивые сообщения с фривольным подтекстом, приставания и прочее значительно понижают мотивацию, продуктивность и рабочий настрой. Это не тот случай, когда сор из избы выносить не нужно и «взрослые люди разберутся между собой».
Однако тщательный мониторинг каждой коллективной переписки, тотальный контроль за межличностными отношениями – дело трудозатратное и неблагодарное. В конечном счете непонятно: что навредит больше – сталкинг или микроменеджмент?
Единственное, что можно сказать точно – при разборе инцидента логи (скриншоты или видеозапись экрана), собранные программой контроля, могут прийтись очень кстати. Они помогут обнаружить проблему, исключить клевету и пустые обвинения. И уже на основе этой информации – урегулировать конфликт.
В чем плюс для сотрудников: они чувствуют себя более защищенно.
Компании устанавливают наблюдение, чтобы контролировать работу персонала и защититься от преступлений. Но сотрудники должны знать о камерах и прослушке, и дать свое согласие на слежку.
| Да, «слежка» способна вызвать ощутимое недовольство специалистов. Да, работать под чьим-то пристальным взглядом морально тяжело. Однако, многое зависит от подачи руководителя. Сотрудники должны осознавать, что контроль идет на пользу общему делу и нужен для повышения эффективности компании. |
Работодатель со своей стороны также должен придерживаться золотой середины: если сотрудник позволяет себе сделать перерыв рабочее время из-за плохого самочувствия или провести 30 минут в социальных сетях после нескольких часов упорной работы – это не преступление. А вот за откровенное безделье можно и нужно наказывать.
Следите за нами в блоге и соцсетях, чтобы не пропустить последние новости.
Настраиваем рабочие отчёты и управляем своим рабочим днём в Битрикс24
Для руководителя важно знать о том, как выполняют свои обязанности подчиненные. В Битрикс24 есть инструмент, позволяющий контролировать деятельность коллег, который называется Рабочие отчеты
В облачной версии Б24 инструмент доступен только на тарифе Компания
В первую очередь убедитесь, что у вас в разделе Настройки, подраздел Сервисы включен нужный инструмент:
Перейдите в раздел Время и отчеты > Рабочие отчеты:
Для того, чтобы настроить, кто и когда будет составлять отчеты, нажмите Настройка. Появятся значки шестеренок напротив сотрудников и отделов. Выберете нужные сущности и перейдите к настройкам предоставления отчетов:
Как отправить рабочий отчет?
После того, как вы настроите отчетный период, в установленное время ответственным сотрудникам будет приходить следующая форма для заполнения: 
У пользователя есть возможность отложить сдачу отчета на час, после чего система снова выведет окно для заполнения. Сотрудник может подгрузить к отчету любое количество нужных файлов и выбрать из списка задач те, которые необходимо отобразить. После внесения всей необходимой информации нужно нажать «Отправить руководителю».
После отправки сотрудником отчета, руководитель в разделе Рабочие отчеты может его открыть напротив нужного сотрудника и дня. Для более удобного поиска нужных отчетов воспользуйтесь встроенным фильтром, который позволяет найти нужную отчетность по дате, сотруднику или отделу: 
Отчет для руководителя выглядит следующим образом: 
Руководитель должен поставить оценку отчету для того, чтобы подтвердить его. После подтверждения отчета сотрудник больше не сможет его отредактировать. Возможность отредактировать также есть и у самого руководителя. В случае, если требуется откорректировать отчет, можно написать комментарий к нему с просьбой это сделать. У сотрудника всплывет уведомление и не упустит замечания руководителя.
В случае, когда сотрудник определен в организационной структуре портала в нескольких подразделениях, он имеет разных руководителей, тогда сотрудник также заполняет отчет, но он отображается сразу в двух подразделениях, где он определен: 
Как сотруднику зафиксировать рабочий день?
Для этого необходимо открыть вкладу со временем и нажать кнопку «Начать рабочий день»: 
В конце смены необходимо закрыть смену, нажав кнопку «Завершить рабочий день»: 
Как закрыть рабочий день с другим временем?
Для этого есть кнопка «Завершить с другим временем»: 
В открывшемся окне внесите корректное значение и завершите рабочий день: 
Благодаря использованию данных инструментов Б24, руководство может производить сбор отчетности в установленное время среди сотрудников без участия первых, процесс происходит автоматически, что позволяет топ-менеджменту направить свободное время на выполнение других обязанностей.
На этом всё! Нужна помощь по Битрикс24? Обращайтесь в нашу службу клиентского счастья.
Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ
Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ
Отчет по всем задачам всех сотрудников в Битрикс24: теория и практический кейс
Одно из профессиональных направлений студии «Куратов» — внедрение CRM (Битрикс24, ПланФикс).
Иногда достаточно просто настроить под клиента готовое решение «из коробки». Но порой имеющихся возможностей не хватает для реализации пожеланий клиента. Именно с таким случаем наша студия недавно столкнулась.
С такой проблемой столкнулось руководство одного новгородского предприятия, численность сотрудников которого составляет свыше 150 человек.
Сотрудники начали жаловаться, что стало много задач и они не успевают справляться с ними. Необходимо было выявить основных “спамеров”, т.е. тех, кто занимается озадачиванием других, нежели решением своих вопросов.
Решение проблемы виделось очень простым — разбить вывод статистики по отделам, с возможностью раскрытия списка сотрудников по клику.
Наличие такого базового и простого функционала видится как необходимая и очевидная вещь. Но как оказалось, по умолчанию в Битрикс24 нет такой возможности. А имеющийся интерфейс не совсем отвечал выдвигаемым требованиям (особенно в части наглядности).
Как говорится: «наши руки не для скуки»! Для сбора и показа удобоваримой статистики в Битрикс24 клиента была создана специальная страница, на которую с помощью API Битрикс24 из базы данных заказчика выводилась необходимая информация в соответствии с бизнес-логикой компании.
Согласитесь — окно аналитики стало намного удобнее, нагляднее и информативнее. В этом и заключается одна из задач интегратора: дать заказчику не просто функциональный, но и удобный интерфейс для управления бизнес-процессами. У бизнесменов и предпринимателей нет лишнего времени на освоение громоздких интерфейсов, которые к тому же не способствуют принятию быстрых и правильных управленческих решений.
Раздел сотрудники в Битрикс24
Раздел «Сотрудники» есть во всех редакциях корпоративного портала Битрикс24 и содержит всю информацию о работниках компании. Сегодня мы расскажем обо всех функциях раздела, покажем, как быстро добавить нового пользователя в Битрикс и экспортировать данные из портала.
Чем полезен раздел «Сотрудники»?
В этом разделе содержится информация о штате сотрудников компании, а также собраны все инструменты корпоративного портала для общения и распределения задач. Формально раздел разделен на 2 крупные категории: Структура компании и Сотрудники. Подробно разберем функциональность каждого из них.
Приглашение сотрудников
Для начала работы с разделом требуется заполнить штат работников. Чтобы добавить нового работника в корпоративный портал нажмите кнопку «Пригласить сотрудника» в главном меню.
В открывшемся окне можно вручную заполнить карточку нового работника, либо пригласить по email или sms. Также через эту форму по email можно приглашать интегратора и специалиста техподдержки для настройки корпоративного портала.
Система автоматически создаст профиль нового сотрудника, после того как приглашенный перейдет по ссылке, полученной по sms или через почту.
Обратите внимание! Удалить уволенного сотрудника может только администратор портала — для этого слева в меню профиля необходимо выполнить команду «Удалить». Как удалить сотрудника из Битрикс24 без потери данных в CRM мы писали ранее.
Структура компании
Все зарегистрированные пользователи в системе добавляются в раздел «Структура компании». Администратор портала может разделить всех сотрудников по отделам или рабочим группам. Это необходимо для назначения руководителей подразделений и распределения прав доступа внутри корпортала.
При регистрации нового сотрудника его профиль автоматически размещается в иерархии по данным, указанным в строках «Должность» и «Подразделение».
Главный администратор или руководитель подразделения может перевести работника в другой отдел компании или продублировать его профиль сразу в нескольких отделах.
Штат сотрудников и поиск
Все добавленные в корпоративный портал работники отображаются в разделе «Сотрудники».
Раздел представляет собой настраиваемый справочник, отображающий все заполненные данные из профилей пользователей Битрикс. Система предполагает вывод данных из категорий:
Настройка категорий производится через кнопку в виде шестеренки слева от списка с пользователями. Во всплывающем окне необходимо галочкой отметить нужные категории и сохранить изменения.
Редактирование списка категорий осуществляется индивидуально для каждого пользователя, что позволяет гибко настроить отображение всех данных о сотрудниках.
Для получения более развернутых данных о работнике можно перейти в его профиль. Для этого слева от имени пользователя вызывается системное меню.
В профиле отображается контактная информация, уровень стресса работника, активные задачи и документы из облачного хранилища с открытым доступом.
Через профиль также можно отправить благодарности пользователю, назначить новую задачу или просмотреть его сообщения в живой ленте.
Экспорт и синхронизация
Всю информацию из базы данных можно экспортировать или синхронизировать с почтовыми клиентами. Для этого необходимо перейти в настройки через кнопку в виде шестеренки и выбрать удобный формат экспорта.
Выгрузка данных возможна в таблицу xls, адресную книгу CardDAV или почтовый клиент Microsoft Outlook. Время экспорта напрямую зависит от объема базы данных.
Вывод
«Сотрудники» в Битрикс24 содержат всю информацию о штате работников компании и все социальные инструменты корпоративного портала. Раздел позволяет быстро найти и написать нужному работнику, получить о нем данные или назначить задачу. Кроме того, инструментарий раздела позволяет пригласить или уволить пользователя, либо экспортировать базу данных для работы в другой программе.
Если у вас возникли трудности с настройкой раздела, вы можете заказать внедрение Битрикс24 у специалистов Первый БИТ. Наша компания предоставляет полный спектр услуг по настройке или доработке корпоративного портала, оказывает техническую поддержку и обучает пользователей. Получить более детальную информацию или консультацию по Битрикс можно по номеру горячей линии или через CRM-форму на сайте — менеджеры компании оперативно ответят на все вопросы.