как правильно пишутся адреса в документах
Новый гост для оформления документов
Материал обновлен 06.09.2021
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Отметка о коммерческой тайне
Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.
И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.
Как указать адресата: кому и куда
Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.
Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.
Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:
Министерство финансов Российской федерации
Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:
ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.
Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:
А теперь — после фамилии:
Если адресатов несколько
По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:
Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».
Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.
Заголовок документа
Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.
| Плохой заголовок | Хороший заголовок |
|---|---|
| Приказ | Приказ о повышении заработной платы |
Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.
Если есть ссылки на другие документы
Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.
Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.
От какого лица писать текст
Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.
Правила написания адресов
Отечественные правила
С мая 2005 года в нашей стране действует новая редакция Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221 (далее – Правила). Она заменила собой действовавшие Правила 2000 года. Новые Правила определяют, в том числе, порядок написания почтовых адресов, включающий использование обязательных элементов адреса и определенную последовательность их расположения. Такой порядок был установлен еще прежними Правилами (2000 г.), и в целом он соответствует международным правилам написания адресов.
Адреса пишутся не только на конвертах, они могут проставляться и на самих документах, например, на служебных письмах в составе реквизита «адресат». Однако и в том и в другом случае они должны оформляться в соответствии с установленными требованиями. В настоящее время этому уделяется серьезное внимание, так как от правильности написания адреса во многом зависит скорость пересылки почтовых отправлений. Работники отделений связи должны однозначно воспринимать имя и местонахождение адресата. Кроме того, отделения почтовой связи все активнее переходят на автоматизированные способы обработки корреспонденции, что требует дополнительной четкости оформления каждого элемента почтового адреса. В адресе не должно быть исправлений, знаков, не относящихся к нему, и произвольных сокращенных названий стран, городов или иных населенных пунктов, улиц и т.п.
В соответствии с Правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности:
Каждый элемент адреса рекомендуется писать на отдельной строке.
Указание адресата
Из примера видно, что если адресатом является частное лицо, его имя может быть представлено инициалами или полным именем и отчеством. Полностью указываются имя и отчество, если при получении почтового отправления адресат обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Так, фамилия и инициалы получателя указывают на простых почтовых отправлениях, а на отправлениях, адресованных, например, «До востребования», имя и отчество в адресе записывают полностью. Исключение составляют имена, в которых в силу национальных особенностей не применяют отчества.
Если адресатом является организация, то можно указывать как ее полное, так и сокращенное наименование. Если вы точно знаете, какому специалисту или руководителю направляете свое письмо, то его лучше указать на конверте для ускорения обработки корреспонденции организацией-получателем.
Обратите внимание, что согласно пункту 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003 инициалы физического лица пишутся после его фамилии, а у должностного – перед. Не беремся обсуждать логичность такого правила. Отметим только, что предназначено оно, как и сам ГОСТ Р 6.30-2003, для организационно-распорядительных документов и напрямую на оформление конвертов не влияет. Просто если вы используете конверты с прозрачным окошком, через которое виден адресат и его почтовый адрес, напечатанные на самом документе, вложенном в этот конверт, то такая разница будет иметь место. Если же вы пишете наименование получателя только на конверте, то Почтовые правила на этот счет не содержат никаких указаний, а значит, «руки у вас развязаны».
Кроме того, рядом с адресатом может быть указана пометка «лично». Это означает, что конверт не должен вскрываться и в первозданном виде должен попасть на рабочий стол получателю. Так как сотрудник экспедиции не может узнать о содержимом конверта и потому зарегистрировать входящий документ, такие послания полагается передавать адресату через реестр (журнал) нерегистрируемой корреспонденции. Таковы общие правила, которые в конкретной организации могут быть закреплены внутренним нормативным документом или, наоборот, откорректированы им.
Место нахождения получателя корреспонденции
Далее должны присутствовать реквизиты, которые в совокупности определяют место нахождения адресата. При их оформлении используют сокращения почтовых сведений (их еще называют «родовые понятия»). В их числе такие, например, как область, район, город, поселок, улица и т.п.
Обязательным условием является использование общепринятых сокращений. Произвольные сокращения могут привести к тому, что местонахождение адресата будет определено неверно. Например, из сокращения «пр.» невозможно понять, что имеется в виду: проезд или проспект. Стандартизированные виды сокращений и правила сокращения слов наиболее полно зафиксированы в Словаре сокращений русского языка.
Общепринятыми сокращениями слов, которые включаются в адрес, являются, например, следующие:
Остановимся на некоторых особенностях, которые следует учитывать при оформлении адреса.
В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т.п. также пишутся с прописной буквы.
пл. Пречистинские Ворота
Большой Козихинский пер.
ул. Академика Миллионщикова
ул. Генерала Белова
ул. Космонавта Волкова
Название улицы, проспекта и т.п., номер дома, номер квартиры записываются в одну строку и отделяются запятыми.
Номер дома по российским правилам всегда пишется после названия улицы.
Он может быть простым, двойным или литерным. Двойные номера домов принято писать через косую черту, а буквенные литеры пишутся слитно с номером дома. См. Пример 3.
Кроме того, почтовый адрес может включать данные, которые уточняют номер дома: строение или корпус. Они записываются после номера дома и отделяются от него запятой. См. Пример 4.
Поиск ответа
| Вопрос № 299177 |
Ответ справочной службы русского языка
Верно: Я учусь в 8 «А» классе. Мой адрес: Мичурина, 75б.
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли четкий регламент относительно написания адресов? Какая последовательность сокращенных понятий и их наименований. Что за чем следует? Если это не почтовое отправление, а, например, перечисление филиалов в буклете, как правильно записать адрес: «ул. Рочдельская, д.1» или «Рочдельская ул., д.1» «пер. Богословский, д.1» или «Богословский пер., д.1» и т.д. Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
В иных случаях лучше писать так, как произносится: Рочдельская ул., Богословский пер.
Добрый день!
Скажите, пожалуйста, как правильно пишутся названия веб-сайтов? Например, www.gramota.ru, Gramota.ru или еще как-то?
Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Как правильно писать: «Дом расположен на ул. Московская, 8» или «Дом расположен на ул. Московской, 8»?
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: Дом расположен на Московской улице. Или так: Адрес: Московская улица, 8.
Здравствуйте, как правильно написать адрес:
ул. Московская, 27б;
ул. Московская, 27Б;
ул. Московская, 27-Б,
ул. Московская, 27-б. Заранее спасибо)
Ответ справочной службы русского языка
Здравствуйте!
Правильно ли расставлены знаки препинания:
«Вы можете написать мне по электронной почте на адрес: info@mail.ru или позвонить по телефону, указанному на обороте».
Здесь нужно двоеточие? А запятая после адреса эл. почты нужна?
Ответ справочной службы русского языка
Двоеточие и запятая не требуются.
Скажите, пожалуйста, как правильно (в какой последовательности) указать адрес в официальной документации, напр.
Наименование: Предприятие ХХХХ
Адрес:
ул. Заводская, д. 1
33333 г. ХХХХ
Московской области
РОССИЯ
Ответ справочной службы русского языка
Будьте добры, пролейте свет, как правильно написать адрес: ул. Ленина, 5-а или ул Ленина, 5а. То есть нужен ли дефис между цифрой и буквой.
С уважением, Агент 008.
Ответ справочной службы русского языка
Нужно ли ставить запятую, точку или точку с запятой при перечислении контактной информации в несколько строк? Например:
> Адрес: ул. Береговая, 25, кв. 7
> Тел.: 123-45-67, 765-43-21
> E-mail: mymail@mail.com
> Веб-сайт: mywebsite.com
Особенно это касается визиток.
И как правильно писать слово e-mail, если оно употребляется в русском предложении? Всё чаще на английских сайтах вижу такой вариант «email», то есть дефис опускается.
Ответ справочной службы русского языка
В конце каждой строки точка или точка с запятой не требуется (особенно плохо смотрится точка на визитке после адреса электронной почты ).
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: ул. Колотилова, д. 6а (без слова литера )
Здравствуйте! Подскажите, как правильно оформить адрес: «Учреждение находится по адресу (:) ул. Ленина, д. 2.»
Ответ справочной службы русского языка
Определить род существительного, следующих слов: камикадзе, медресе, тюль, боа, пони, авеню, папье-маше, рантье, визави, доктор, едозар,сыч, кресло-качалка,плащ-палатка, вакуум-камера, ВМФ, РОНО,ЗАГС,РАН, МИссури, Байкал, МОнако, Тбилиси, гусь. Ответьте пожалуйста на мой адрес: Tata.2006@mail.ru
Ответ справочной службы русского языка
Пожалуйста, воспользуйтесь окном http://dic.gramota.ru/search.php?word=%EA%E0%EC%E8%EA%E0%E4%E7%E5&lop=x&gorb=x&efr=x&ag=x&zar=x&ab=x&sin=x&lv=x&pe=x&az=x [«Проверка слова»].
Здравствуйте! Какие знаки препинания применяются при написании почтового адреса в середине сложного предложения? Заранее признателен за ответ.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно, например: _Пишите нам на адрес: Москва, ул. Такая-то, д. 5, и мы опубликуем ваши письма_.
Как в журнальных статьях следует указывать адрес: «ул. Бунина угол пр. Александровский» или «ул. Бунина угол пр. Александровского», если официальное название в Именительном падеже — Александровский проспект»? Я полагаю, что первый вариант правильный, но не знаю, как это доказать (только не давайте, пожалуйста, ссылку на другие ответы вашего портала: поскольку там другие примеры, я не всегда могу доказать оппонентам, что приведенный вами пример идентичен моему с точки зрения правил). Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Возможные варианты: _ул. Бунина, угол Александровского пр._ и _ул. Бунина, угол пр. Александровский_.
Скажите, пожалуйста, как оформить пунктуационно режим работы например, магазина в объявлении.Существует ли специальная пунктуация для таких объявлений, как в таблицах, например не ставят точек. Магазин «Такой-то» Часы работы: 10.00–23.00 без выходных и перерыва на обед Адрес: г. Тел:
Ответ справочной службы русского языка
Определенных правил нет. Считаем приведенный вариант пунктуации допустимым.
Реквизит «адресат» как оформить: ГОСТ Р 7.0.97-2016
В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.
Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.
Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).
Адресатом документа может быть:
Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.
Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
г. Красноярск, 660011
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Реквизит «адресат»: составные части
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Губернатору Красноярского края
2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Федеральное архивное агентство
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Руководителю договорно- правового отдела
3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»
Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Сибирский федеральный университет
Профсоюзная ул., д. 82,
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660077
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Поиск ответа
| Вопрос № 297288 |
Здравствуйте! Разъясните, пожалуйста, требуется ли выделение запятыми корпуса дома при указании в тексте письма сведений о месте жительства физического лица (г. N, ул. Иванова, д. 1, корп. 2, кв. 3)? Заранее благодарю.
Ответ справочной службы русского языка
Да, все элементы адреса разделяются запятыми.
Здравствуйте! Сегодня был у нотариуса, при написании моего адреса в доверенности нотариус не отделил запятой название области и района, а именно: Московская область Домодедовский район, поселок Белые Столбы, улица Ленина, дом. и т.д. На мое предложение отделить Московскую область от Домодедовского района запятой нотариус ответил отказом, сославшись на правила русского языка. Прав ли нотариус? Какими правилами регламентировано написание адреса в документах? Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Все элементы адреса разделяются запятыми.
Добрый день, нужна ли запятая между домом и строением или корпусом? Москва, ул. Новый Арбат, дом 16, стр. 2, кв. 15 или Москва, ул. Новый Арбат, дом 16 стр. 2, кв. 15?
Ответ справочной службы русского языка
Нужно ли ставить запятые в почтовом адресе: Москва () ул. Гоголя() д.5
Ответ справочной службы русского языка
Да, элементы адреса разделяются запятыми: Москва, ул. Гоголя, д. 5.
Добрый день. Надо ли ставить запятые при написании адреса?
Ответ справочной службы русского языка
Элементы адреса разделяются запятыми.
Здравствуйте!
Ставится ли запятая в адресе между названием области, города, улицы?
Ответ справочной службы русского языка
Да, элементы адреса разделяются запятыми.
Добрый день. Надо ли ставить запятые при написании адреса? Например: Москва, ул. Ленина, дом 1, корп. 1, кв. 1. Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Элементы адреса разделяются запятыми.
Добрый день. Надо ли ставить запятые при написании адреса? Например: Москва, ул. Ленина, д. 4, кв.1. Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Да, элементы адреса разделяются запятыми.
нужна ли запятая после названия улицы?
Ответ справочной службы русского языка
В каком контексте? Если в адресе, то запятая нужна: все элементы адреса разделяются запятыми (улица Садовая, 14).
Скажите, пожалуйста, ставится ли запятая после индекса почтового отделения в адресе?
Спасибо
Larnel
Ответ справочной службы русского языка
Все элементы адреса разделяются запятыми, после индекса запятая тоже нужна.
Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли ставить запятую между домом и корпусом: дом 5(,) корпус 3?
И как вообще правильно оформлять адрес?
Заранее спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Элементы адреса принято разделять запятыми.
Ставиться ли запятые при написании почтового адреса.
Ответ справочной службы русского языка
Элементы адреса принято разделять запятыми.
Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, правила пунктуации при написании адресов: город, улица, дом, квартира пишутся через запятую или вообще без знаков?
Заранее спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Элементы адреса разделяются запятыми.