как правильно заполнить адреса в письме
Как правильно заполнить адреса в письме
Правильное заполнение адресного ярлыка любого почтового отправления является основной гарантией того, что посылка или письменная корреспонденция будет доставлена точно в руки адресата в отведенные для этого контрольные сроки пересылки. В этой статье разберем, как правильно заполнять конверт для письма. Данная инструкция может быть применима и при заполнении адресной информации для посылок и бандеролей.
Написание адреса
Для отправки письма Почтой России отправителю понадобятся следующие данные адресата:
Основное правило написание адреса на конверте – писать необходимо максимально разборчиво! Особо стоит обратить внимание на точное и разборчивое заполнение номера дома, квартиры и индекса.
Индекс – это цифровой адрес почтового отделения. Каждое подразделение Почты России имеет свой уникальный индекс. Первоначально вся корреспонденция направляется именно по индексу, поэтому если при его заполнении будет допущена ошибка, то письмо не дойдет вовсе до адресата или сроки доставки будут значительно увеличены.
По правилам Почты России адресную информацию необходимо указывать определенным образом:
Порядок написания адреса на конверте желательно должен быть такой же, как в примере выше. То есть сначала указывается улица, номер дома и квартиры, а уже далее – название населенного пункта, района, области. Если в населенном пункте нет улиц, то порядок несколько меняется: сначала наименование города, поселка или деревни с номером дома, а далее уже по списку. Например: д.Щипонь, д. 16, Рогнединский р-он, Брянская обл.
Если почтовое отправление пересылается до востребования, то указывать точный адрес получателя – не нужно. В поле «Куда» прописывается только название населенного пункта, район, область и ставится пометка: «До востребования».
Озвученные выше правила действительны для всех видов писем: простых, заказных и ценных, а также отправляемых 1 классом.
Общепринятые сокращения слов в адресе
Основные слова, которые часто используются при заполнении адресного ярлыка, допускается сокращать:
Наклеивание марок
Почтовая марка – специальный знак почтовой оплаты. Их необходимо клеить в верхней правый угол конверта. Общий номинал марок, наклеенных на конверт, должен быть равен стоимости услуг Почты России по пересылки того или иного вида отправления в соответствии с тарифами.
Для примера, стоимость отправки заказного письма весом до 20 грамм на день написания статьи составляет 56 рублей. Значит, общий номинал наклеенных марок в данном случае должен равняться этой сумме.
Необходимо учитывать, что конверты бывают двух видов:
Номинал литерной марки меняется, так как зависит от текущего тарифа на письма:
Подробнее на эту тему можете прочитать отдельную статью: Сколько марок клеить на конверт для отправки письма.
Типичные ошибки и пути их решения
Случается, что при заполнении адреса на конверте письма некоторые отправители допускают ошибки. Среди наиболее распространенных недочетов можно отметить: неверно указанный индекс, ошибка в номере дома или квартиры, опечатки или пропуск букв в названии улицы, города.
Каждый отдельный случай подробно разобран в отдельной статье на страницах этого сайта.
Критичные ошибки могут привести к тому, что письмо:
Если вы заметили опечатку в чеке, который вам выдал оператор после оформления услуги пересылки, то ничего страшного в этом нет — при условии, что на самом конверте вся информация указана действительно верно.
Если у вас остались вопросы относительно того, как правильно заполнить конверт для письма — пишите в комментарии.
Новый гост для оформления документов
Материал обновлен 06.09.2021
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Отметка о коммерческой тайне
Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.
И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.
Как указать адресата: кому и куда
Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.
Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.
Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:
Министерство финансов Российской федерации
Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:
ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.
Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:
А теперь — после фамилии:
Если адресатов несколько
По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:
Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».
Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.
Заголовок документа
Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.
| Плохой заголовок | Хороший заголовок |
|---|---|
| Приказ | Приказ о повышении заработной платы |
Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.
Если есть ссылки на другие документы
Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.
Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.
От какого лица писать текст
Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.
Как правильно заполнить поля адреса и индекса на конверте
Правильное заполнение почтового конверта — это непременное условие своевременной и точной доставки письма получателю. Объем отправлений, проходящих через почту настолько велик, что любая ошибка или неточность в заполнении полей на конверте приводит к переводу корреспонденции в ручной режим обработки или к отказу в пересылке.
Порядок заполнения адреса отправителя и получателя письма
Все почтовые службы мира работают по общему стандарту, который позволяет быстро определить место назначения письма и отправить его по кратчайшему пути через пункты сортировки. Именно поэтому правильное написание индекса и адреса получателя критически важно при оформлении конверта. Данные получателя (адресата) вносятся в форму справа внизу. Заполняем по порядку:
фамилия, имя, отчество (если есть) для отправления по России, указываем второе имя для отправления письма за пределы СНГ;
в поле «Куда» вписываем улицу, дом, квартиру (офис), корпус (если есть);
далее указываем населенный пункт, район, область ( по России) и страну (в международном сообщении);
таким же образом заполняем левую верхнюю форму своего адреса (адрес отправителя), страну Россия указываем по-русски, а если письмо уходит в дальнее зарубежье, пишем Russia, а все остальное по-русски.
Можно ли допустить ошибку в заполнении, если все так просто? Можно, и это станет причиной задержки или возврата отправления. Почтовый стандарт предусматривает определенное написание названий стран на латинице. Если вы не уверены в том, что знаете это написание, обратитесь на почту, там вам дадут специальные справочник. Это официальный документ с верными образцами заполнения адреса с названием страны.
Зачем вписывать почтовый индекс?
Отдельно рассказываем об индексе на конверте. Это очень важная часть стандарта, благодаря которой письмо или бандероль попадают на автоматическую обработку, а значит, быстро проходят все пункты маршрута. Цифры почтового индекса в большом поле с контурами нужно написать строго по образцу. Тогда автомат считает их и запустит ваше отправление по стандартному маршруту. Индекс международный — это тоже почтовый стандарт, в котором учтена страна, регион, населенный пункт и конкретное отделение связи.
Пример: индекс 246042 означает, что письмо пойдет в Беларусь, в Гомельскую область, город Гомель, отделение связи № 42. И только там почтальон посмотрит на адрес, чтобы отнести и бросить в почтовый ящик. А если письмо заказное или с уведомлением о вручении — чтобы отдать его только тому человеку, который указан в поле «Кому».
Ошибки при заполнении полей конверта
Что произойдет, если вы допустили ошибки при заполнении полей почтового конверта? В зависимости от конкретной неточности возможно:
почта не найдет адрес с ошибкой и вернет отправление назад, но это займет много времени;
неправильно заполнен индекс — автоматика отправит ваше письмо в другую страну или регион, сбросит его в контейнер для ручной обработки, и операторы будут искать правильный вариант;
индекс заполнен не до конца — отправление попадет в страну, но дальше его будут обрабатывать операторы, а это замедлит пересылку;
неправильное написание улицы — отправление будет бродить по району, если почтальон не сообразит, что допущена ошибка, а в худшем случае пойдет назад.
Если ошибка допущена в адресе отправителя, то письмо дойдет до адресата, но не сможет вернуться назад при каких-то осложнениях. Оно будет потеряно.
Обратите внимание на маленькое поле индекса под адресом! Его лучше заполнить, чтобы операторы пунктов обработки быстрее сориентировались в маршруте при отказе в автоматической пересылке. И не забывайте, что деловую информацию, документы, справки и запросы нужно отправлять только заказными отправлениями, чтобы они точно дошли до получателя. А подтвердить получение письма или бандероли поможет «уведомление о вручении», но пересылка будет стоить дороже.
Если у вас возникли сомнения — обратитесь на почту, чтобы уточнить адрес по классификатору!
Оформление писем
Несмотря на быстрое развитие интернета и передачу информации при помощи электронных сервисов, актуальность традиционного почтового сообщения остается на высоком уровне. Почта России работает по отлаженным схемам и напоминает отправителям, что гарантией своевременной доставки корреспонденции служит ее правильное оформление.
Как правильно оформить письмо
Оформление корреспонденции следует начинать с написания на конверте адресов. Адрес отправителя пишут в верхнем углу конверта слева, а адресата – внизу справа.
В адресных графах в обязательном порядке следует указать:
Для писем, которые адресат должен востребовать в отделении, делают пометку «До востребования».
Особенности отправки писем за рубеж и в республики
Для республик бывшего СССР допускается указывать адресную информацию на национальном языке, соблюдая условия ее дублирования на русском языке.
Для заграничной корреспонденции адрес пишут латиницей, используя арабские цифры. Название страны можно указать на употребляемом в ней языке, но обязательно продублировать по-русски.
Почтовые марки
К традиционным средствам оплаты почтовой корреспонденции относятся марки. Почтовая марка наносится в правом верхнем углу конверта, если он уже занят, то ее можно наклеить немного ниже. Конверты продаются с готовыми марками.
Литера А на конверте разрешает отправку письма по России, вес которого до 20 грамм.
Литера D свидетельствует о возможности отправки заказного письма тем же весом по территории России.
Литера В дает возможность отправить по территории РФ открытку.
Услуги «Офисной почты»
Известно, насколько много времени нужно потратить на оформление корреспонденции. К этому нужно добавить учет всех нюансов, которые касаются стояния в очередях и умения правильно составить сопроводительные документы при отправке писем.
Избежать ненужной волокиты и значительно сэкономить время поможет курьерская служба Офисная Почта. Проконсультируем отправителей по всем вопросам и поможем с пересылкой корреспонденции любого типа.
Правила оформления адреса на конверте
В настоящее врем, во время повсеместного внедрения инноваций, в том числе в сфере почтового обмена, когда Почта использует новейшие автоматизированные технологии, соблюдение правил оформления почтовых отправлений, в т.ч. правильного написания адреса и индекса особенно важно сегодня. Скорость доставки почтовых отправлений непосредственно зависит от правильности оформления указанных реквизитов письма. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа, фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица).
Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются типографским способом, на пишущей машинке либо с использованием другой печатающей техники. Рекомендуем Вам писать адресные данные печатными буквами.
Пример заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях:
На пустых конвертах, где нет обозначенных полей для заполнения адреса, порядок написания адреса сохраняется:
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Пример заполнения адреса на международных почтовых отправлениях :