как сообщить клиентам о переезде на новый адрес
Переезд компании в другой город
Илья задал нам вопросы о переезде компании в другой город:
Компания разрабатывает сервис по приему платежей через Телеграм. Работает как ООО на упрощенке 6%. Компания зарегистрирована в Тюмени, но будет переезжать в Сочи. У меня два вопроса: как действовать с налоговой и Пенсионным фондом и что сообщить банку?
Как действовать с налоговой и Пенсионным фондом
Форма Р14 001 — на сайте налоговой
Для ООО переезд компании в другой город займет время. По времени закладывайте не меньше месяца, а то и два. Вот, какой порядок действий.
Собрать всех участников и принять решение о смене юридического адреса. Если участник один, он составляет решение сам. Решение составляют в письменном виде в двух экземплярах: один — в налоговую, другой — в архив документов компании.
Заполнить форму Р14 001 и заверить ее у нотариуса. Заполняете титульный лист, пункты 1-5 на листе Б и лист Р. В листе Б вписываете новый юридический адрес.
Сообщить в налоговую о смене адреса. Обращаетесь в регистрирующую налоговую по своему адресу. Отдаете ей решение участников и заполненную форму Р14 001. Через пять дней налоговая вносит в единый реестр запись о том, что ООО меняет юридический адрес.
Подать документы в налоговую по новому адресу. В вашем случае нужно обратиться в регистрирующую налоговую в Сочи через двадцать дней после внесения записи в реестр прежней налоговой. Вот список документов:
Если всё сделать правильно, на шестой день после подачи документов налоговая выдает лист записи в единый реестр по новому адресу. Наши юристы часто сталкиваются с тем, что налоговая приостанавливает регистрацию для проверки. Она приходит по новому адресу и проверяет, работает ли там компания. Если налоговая не находит там директора или охрана здания ничего о компании не слышала, может отказать в регистрации. Такая проверка длится месяц.
Многое зависит от инспектора налоговой, который приходит с проверкой. По опыту юристов один может оставить телефон, чтобы директор связался и пришел в налоговую, а другой просто напишет отказ в регистрации. Поэтому лучше позвонить в регистрирующую налоговую и спросить, как пройти проверку. Иногда это работает, и налоговая говорит, в какие даты ждать инспектора.
Если налоговая отказывает в регистрации, можно подать повторный запрос. Но в этом случае нужно точно убедить налоговую, что компания по новому адресу существует.
В фонды налоговая сама сообщает о переезде компании. Не придется идти в Пенсионный фонд или Росстат.
Что сообщить банку
Налоговая не уведомляет банк о смене юридического адреса. Придется сделать это самому. У вас счет в Модульбанке, поэтому пришлите в чат в личном кабинете заявление, копию листа ЕГРЮЛ и решение об изменении адреса. В заявлении в произвольной форме пишете, что просите изменить юридический адрес.
Вперед и с песней! Как правильно переехать
Никто не любит переездов: это всегда тяжелый труд в физическом смысле, кроме того, они нарушают привычный темп жизни на несколько дней и создают моральное напряжение. Порой забываешь о какой-то вещи на долгий срок и вспоминаешь, только когда ее надо собрать или разобрать, упаковать, переместить, выгрузить и установить на новом месте.
Перемещение компании гораздо хуже домашнего переезда: оно требует организованности всех отделов, согласованности действий и максимальной оперативности. Переезд должен произойти без потери клиентов.
Как провести переезд с минимальными негативными последствиями?
Рассказать своим клиентам о перемещении компании заранее
Даже если бизнес ведется в виртуальной сфере, люди должны знать, что местоположение компании меняется. Переезд может стать отличным поводом напомнить клиентам о себе. SMS-рассылка с новыми данными будет актуальна и для постоянных, и для разовых клиентов. Они вполне могут вновь заинтересоваться услугами компании после такого напоминания.
Кроме того, можно использовать социальные медиа для размещения фотографий в режиме реального времени. Клиенты будут вовлечены в процесс, а может быть, сразу помогут решить какие-то проблемы и подскажут оптимальные решения размещения на новом месте.
Изменить данные в профилях, реквизитах
Во время переезда нужно изменить официальную контактную информацию на сайте компании, можно создать специальную страницу, которая будет анонсировать успехи в перемещении. Важно изменить координаты на виртуальных картах, обновить учетные записи в социальных медиа.
В электронных письмах новый адрес можно поставить в подпись, выделив его.
Заранее опробовать рабочие возможности на новом месте
Безответственно надеяться, что все, что хорошо работало на старом месте, будет функционировать и в новых условиях. Пока не подписан новый договор аренды, нужно убедиться, что все потребности компании будут удовлетворены. Элементарная нехватка розеток может помешать работе. Плохая связь в помещении тоже не будет способствовать нормальному функционированию. Важно заранее убедиться, что новое место способно вынести старые нагрузки компании, а еще лучше, если оно будет предусматривать возможности для роста фирмы.
Осуществить переезд в выходные
Никто не хочет работать в выходной день, однако нужно заставить сотрудников сделать это. Потом придется предоставить участникам «спецоперации» отгулы или устроить вечеринку для всех, но надо идти на жертвы, чтобы сохранить максимальное количество клиентов.
Не экономить на переезде
Если вы планируете сэкономить деньги, переезжая полностью собственными силами, то цена, которую вы заплатите, может быть гораздо выше, чем наем фирмы по переездам. Специалисты сделают все намного быстрее, чем ваши сотрудники, они знают, как правильно перевозить хрупкую технику, имеют специальный упаковочный материал, но самое главное — они умеют рассчитывать, сколько человек необходимо для того, чтобы переместить фирму из пункта А в пункт Б. Поэтому если сразу нанять специалистов, не придется сталкиваться с сотрудниками, слоняющимися без дела, жалующимися на тяжелый труд и требующими отгулов.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Я ИП и переезжаю в другой регион
Я индивидуальный предприниматель. Постоянно зарегистрирован по месту жительства и имею небольшой бизнес в одном городе. Бизнес привязан к месту, то есть переместить его нельзя. По семейным обстоятельствам назревает переезд в другой регион. На новом месте мне придется сделать себе постоянную прописку.
В связи с этим у меня такие вопросы. Что делать с регистрацией ИП? Можно ли остаться зарегистрированным не по месту жительства или нужно вставать на учет в ИФНС по месту новой прописки? Какие действия от меня требуются в этой ситуации?
Сергей, когда ИП меняет постоянное место жительства, это не означает, что бизнес, который был на прежнем месте, придется закрывать. С ним все останется как было.
Но ваш переезд в другой регион и смена адреса постоянного места жительства действительно повлечет за собой перерегистрацию в ИФНС и фондах — ПФР и, если есть работники, ФСС. Правда, по большей части этот процесс пройдет без вашего участия. Однако не исключено, что вам все же придется предпринять какие-то действия.
Перерегистрация в новой ИФНС
Когда вы зарегистрируетесь по новому месту жительства, миграционное управление МВД в течение 10 рабочих дней само уведомит об этом вашу новую налоговую инспекцию.
Налоговики, как только получат эти сведения, за 5 рабочих дней должны сделать следующее:
Как только обновятся данные в ЕГРИП, инспекция сама в течение 5 рабочих дней сообщит новые сведения об адресе ИП в ПФР, ФСС и Росстат. Что касается фонда обязательного медстрахования (ФОМС), то налоговики еще с 2017 года ежеквартально сами направляют туда сведения обо всех изменениях.
То есть на этом этапе в отношении налоговой перерегистрации ИП самому ничего делать не нужно.
Когда у человека меняется ИФНС, новое свидетельство о постановке на налоговый учет ему не выдают. ИНН у него тоже остается прежним. На руки выдадут либо направят по почте только уведомления о постановке на учет и о снятии с учета.
Важно. Человека снимают с учета в старой ИФНС только после того, как он зарегистрируется по новому месту жительства. Если ИП выпишется из старой квартиры и по каким-либо причинам не пропишется в новой, то так и будет числиться в своей старой налоговой.
Перерегистрация в ПФР и ФСС
Сейчас ИП может быть зарегистрирован в пенсионном фонде только как плательщик взносов за себя.
Для перерегистрации в ПФР предпринимателю ничего не нужно. Все сделают за него. Новый территориальный орган ПФР автоматом поставит его на учет в течение 3 рабочих дней после того, как получит из ИФНС данные о смене адреса. ИП придет электронное уведомление о регистрации: либо на электронную почту, если она есть в госреестре, либо на портал госуслуг. Если нужно бумажное уведомление, придется пойти в новое отделение ПФР и сделать там запрос об этом.
Важно. Если меняется регион места жительства ИП, то в уведомлении из ПФР будет указан его новый регистрационный номер как плательщика взносов, ведь в этот номер зашиты код субъекта РФ, код района (города) и порядковый номер записи о физлице в территориальном органе ПФР.
ИП указывает регистрационный номер в отчетности, которую сдает в пенсионный фонд на своих работников, если они у него есть. Если уведомление из ПФР вдруг запаздывает, можно узнать номер, запросив бесплатную электронную выписку на сайте ФНС.
На учете в ФСС предприниматели стоят в двух случаях:
Если вы стоите на учете по этим двум основаниям, то у вас есть два регистрационных номера. Но в ФСС, в отличие от ПФР, эти номера при смене места жительства не меняются.
И в том и в другом случае перерегистрация в ФСС по новому месту жительства потребует от ИП самостоятельных действий. В течение 15 рабочих дней со дня изменения данных в паспорте ему надо будет подать — лично, по почте или через госуслуги — в свое прежнее отделение ФСС заявление по одной из следующих форм:
Можно подать и оба заявления. Получив заявление, старое отделение ФСС в течение 5 рабочих дней передаст ваше учетное дело в новое отделение. А оно за 3 рабочих дня со дня получения дела должно зарегистрировать ИП и направить ему уведомление о регистрации.
Надо ли перерегистрировать ККТ, если у ИП она есть
Перерегистрация кассовой техники нужна, только если меняются какие-то данные, указанные в карточке ККТ при первичной регистрации кассы. В их числе, например, есть адрес установки кассового аппарата.
В вашем случае бизнес никуда не переезжает. То есть адрес установки кассы остается прежним. А значит, перерегистрировать ККТ не нужно.
Переоформление лицензии
Если ИП занимается деятельностью, для которой требуется лицензия, то при смене места жительства он должен переоформить текущую лицензию.
Кого еще ИП должен уведомить о новом адресе
Если ИП должен подавать такое уведомление, то об изменении адреса регистрации ему также нужно сообщить в течение 10 рабочих дней с даты внесения записи в ЕГРИП.
И конечно же, предпринимателю обязательно надо сообщить об изменении адреса постоянной регистрации в свой банк и своим контрагентам.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.
Как сообщить клиентам о переезде на новый адрес
Владельцы осознали необходимость переезда и ребрендинга: после более 10 лет работы было решено переехать в другое помещение и поменять название магазина. Расположение было не совсем удачным, к самому помещению также было вопросы: оно было темным и неуютным, а прежнее название наводило на мысль о дорогом сегменте — покупатели думали, что цены на мебель очень высоки.
Было найдено более удачное место, добавлена выставка мебели и ассортимент товаров в наличии.
Запущена рекламная кампания, предваряющая официальное открытие.
Опорные моменты в креативах:
— Открытие магазина с большим ассортиментом
— Возможность сделать мебель под заказ
— Огромный выбор фурнитуры
Флайт 2 (ближе к официальной дате открытия)
— Информация о призах и розыгрышах подарков в день открытия i
Нельзя объединять все направления в магазине. Помимо опорных моментов, было принято решение делать ролики по категориям товаров в наличии. Была произведена дополнительная серия коротких 10-секундных роликов по направлениям:
— офисные стулья
— детская мебель
— обеденные зоны
— шкафы-купе.
Изначально планировалось угощение для посетителей, розыгрыш купонов на скидку и украшение входной группы шарами, в ходе планирования было решено добавить подарочные кружки с названием магазина и адресами, в качестве сувениров для покупателей (долгосрочная нативная реклама).
Собственники магазина были очень вовлечены в проведение открытия, удачно подобрали харизматичного ведущего, который провел отличные тематические конкурсы (например с распиливанием доски на скорость). На открытии организовали великолепный фуршет, детям и взрослым делали аквагрим. В итоге получился отличный праздник, который запомнился и покупателям и владельцам магазина.
Образец уведомления контрагентов о смене адреса
Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?
Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.
Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.
О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.
О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:
Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).
Правила составления письма контрагенту о смене адреса
Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.
Каков порядок действий по извещению госорганов об изменении адреса юридического лица, рассказал советник государственной гражданской службы РФ 2 класса С.В. Гладилин. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и сможете ознакомиться с рекомендациями эксперта.
В письмо контрагенту следует включить:
1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.
2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:
Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.
Итоги
Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.