как узнать что входит в расценку в смете
Как читать смету: взгляд бухгалтера
Современный бухгалтер не просто ведет учет, подготавливает отчетность и отвечает на письма из налоговой инспекции, он выполняет широкий круг обязанностей, часто от секретаря до юриста. При этом приходится учиться разбираться в совершенно новых областях. Лично для меня ими стали госконтракты, аукционы и сметная документация (помимо прочего).
Самым сложным оказались сметы, ведь они являются основанием для формирования суммы контракта на работы по госзаказу и сдаточных документов, таких как формы КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат). Тем, кто только начинает осваиваться в сметном деле, я предлагаю прочитать статью и узнать об основах работы со сметной документацией и хитростях, которые помогут разобраться в самой смете.
Что такое смета?
Начнем с азов. Скорее всего, вам придется иметь дело с локальными сметами – это документы, в которых отражаются:
Если речь о крупном объекте, то локальных смет (сокращенно ЛС) может быть несколько, они объединяются в объектных сметах (ОС), а те в свою очередь собираются в сводном сметном расчете (ССР). При этом иерархически документы формируются от простых к сложным от ЛС к ССР.
Составление ЛС начинается с проекта: строительство дома, реконструкция старого склада, ремонт офиса и т.д. Для начала нужно понять, что хочет заказчик получить в итоге, сколько денег он готов потратить, кто заказчик – бюджетная или коммерческая организация, ИП или частное лицо, выяснить особенности и конкретные пожелания.
Кстати! Часто встречается ситуация, когда необходимо вписаться в конкретный бюджет, тогда после составления чернового варианта сметы (как правило, он выйдет в деньгах дороже) придется проанализировать расходы и откорректировать их: установлением коэффициента к итоговой сумме (фактически – скидки), пересмотром состава и стоимости материалов, сокращением каких-либо затрат.
Подготовкой проекта занимаются специально обученные люди: инженеры, проектировщики, дизайнеры. Они создают техническую и визуальную часть, исходя из нее уже принимаются решения о том, какие материалы и оборудование используются, сколько работа займет времени, будут ли отдельные этапы или сдача сразу всего объекта и прочие тонкости.
После в дело вступают сметчики, они формируют документ, в котором собирают воедино всю имеющуюся информацию, руководствуясь представленным проектом, инструкциями к оборудованию, материалам, списками работ и собственным опытом.
Наконец, рождается смета, на ее основе заключаются контракты, готовятся акты и справки по выполненным работам. Вот на этом этапе часто приходится подключаться бухгалтеру – проверять достоверность отраженных расходов ресурсов, отнесение затрат на конкретный объект, списание материалов, правильность заполнения и, в принципе, наличие документов. В небольшой компании подготовкой форм КС-2 и КС-3 тоже приходится заниматься бухгалтеру.
Нужно не только работать с готовыми документами, но и уметь ориентироваться в смете, понимать, соответствуют ли объемы выполненных обязательств контракту, выводить итог (прибыль/убыток) по сделке и оперировать данными перед руководством и представителями заказчика (неловко себя чувствуешь, обсуждая со сметным отделом поправки в актах, когда не понимаешь, о чем вообще идет речь).
Основные составляющие локальной сметы
Если не вдаваться в подробности, сметы бывают разного вида, составлены с использованием различных методов и нормативных баз, даже внешне могут отличаться, потому что созданы в разных программах, но в общем они состоят из нескольких блоков:
Чтобы вам проще было ориентироваться в терминологии, дам некоторые определения.
Расценка – это стоимость определенного объема работ, она включает не только оплату труда рабочих, но и затраты на технику, некоторые материалы. Берется из специальных сборников, имеет особый шифр, отражающий, к какому сборнику, его разделу относится.
Базовые цены – установленные цены на работы на определенную дату (базовую). К ним добавляются различные коэффициенты, и в итоге они пересчитываются в цены текущего периода.
Сметная прибыль – прибыль подрядчика. Для бюджетных смет производится расчет по определенным нормативам, в коммерции могут быть и свои показатели, хотя ориентироваться необходимо на установленные для государственных нужд. Они регулярно корректируются, дополняются и меняются.
Накладные расходы – это косвенные расходы, такие как зарплата административного персонала или другие, непосредственно не относящиеся к работам. Конкретно они не расписываются в смете. Аналогично прибыли определены для госорганизаций по нормативам.
Важно! Расчет накладных расходов и сметной прибыли производится в процентах от ФОТ, включенного в расценки. Информация о процентовке и коэффициентах есть в самой смете, в графе с наименованием работ. Там же можно найти и некоторые расчеты объемов. Это хорошая подсказка.
Табличная часть сметы: расценки и ресурсы
Сметы могут составляться в расценках ГЭСН – государственные сметные элементные нормы, в региональных ТЕР – территориальные единичные расценки, в ФЕР (федеральные единичные расценки). Каждая из баз отличается своей шифрацией. Количество сборников расценок очень большое. По ГЭСН написано целых 47 сборников только на строительные работы.
При правильном подходе смета, составленная на основе любой базы, должна выходить одинаковой по стоимости. Но не всегда так получается, т.к. каждая база имеет свои особенности. Например, при составлении в ГЭСН вы увидите достаточно подробную информацию по каждой позиции, в ТЕР она более свернутая. Зато ТЕРы учитывают местные особенности: в локальных сборниках могут учесть перевозку по городу и специфику региона (допустим, отсутствие метро означает, что относящиеся к нему работы исключат).
В расценках, как уже говорилось, учтены затраты на работников, технику (автовышки, краны и т.п.), некоторые материалы. Если у вас есть возможность получить смету в электронном виде и открыть ее в программе (при условии одинакового ПО; не могу сказать, насколько корректно откроются документы, созданные в разных программах), то вы сможете просмотреть составляющие каждой строки.
Некоторые позиции удивляют. Гвозди вместо саморезов или мыло там, где его вроде бы и быть не должно. Дело в том, что сборники зачастую составлены давно, а технологии меняются. Конечно, происходят постепенные изменения и обновления, но это очень медленный процесс, поэтому сметчикам приходится пользоваться имеющимися данными.
Кстати! По креативности и творческому подходу составление смет вполне сравнимо с бухгалтерским учетом. Чтобы понимать правомерность включения позиции в документ, важно представлять хотя бы в общих чертах технологию и этапы производства работ.
К ресурсам относятся:
Вместе три пункта составляют прямые затраты. Это фактически костяк сметы. Самое важное — обратить внимание на сумму расходов на материалы. При изменчивой экономике (даже в 2020 году это хорошо видно на фоне происходящего в мире кризиса с коронавирусом) необходимо учитывать неожиданное изменение цен на товары. При продолжительном цикле работ фиксированная смета станет проблемой – увеличение суммы контракта не произойдет, а затраты вырастут.
Важно! Особенно внимательно отнеситесь к госсметам. Выиграв аукцион по сниженной цене, учитывайте вероятность получения убытка. Не за счет дешевизны работ (можно нанять рабочих и за более низкую оплату), а за счет повышения цен на материальные ресурсы (они обычно четко оговорены, и не получится поменять одни материалы на другие).
Неучтенные материалы. Мониторинг цен
Иногда в смете встречается отдельный раздел со списком материалов или оборудования. Спрашивается, почему, ведь подобные ресурсы должны включаться в расценки на работы? На самом деле это нереально сделать в некоторых ситуациях, поскольку все зависит от конкретных инженерных и дизайнерских решений, принятых при создании проекта.
При выполнении монтажа оборудования устанавливается объем и стоимость работ, а вот цена оборудования сильно различается в зависимости от производителя и технических характеристик. Значит, нужно отразить его обособленно.
Узнать такие позиции нетрудно. Во-первых, они обычно расположены отдельным блоком в таблице (но не всегда, могут и «прикрепляться» к строке с расценкой на работу), а во-вторых, у них нет собственного шифра, и в колонке, где обычно находится номер из сборника, написано «прайс», «по прайсу ООО «Ромашка», «мониторинг цен» или что-то подобное.
Обратите внимание! Мониторинг означает, что для установления цены были собраны несколько (как правило, не менее 3) коммерческих предложений от разных организаций или ИП и выведена средняя арифметическая (или минимальная, зависит от заказчика). О методике можно прочитать в пп. 4.25 МДС 81-35.2004.
Учтите, при работе со сметой в программе или при проверке привязанные к расценкам и включенные в них материальные ресурсы зависят от объема работы и меняются вместе с ним. Неучтенным материалам количество и цена задаются вручную.
Коэффициенты и НДС
Наверное, самым запутанным и сложным является система применения специальных коэффициентов. Они бывают как понижающими, так и повышающими. Могут использоваться в следующих случаях (к каждому приведены примеры):
Таких значений много, они установлены как на федеральном, так и на местном уровне. Неспециалисту понять правомерность их применения сложно, в большинстве случаев это и не требуется бухгалтеру, но знать об их существовании необходимо.
Большое количество вопросов вызывает НДС, если точнее, его отсутствие в документах, которые составлены для фирм-упрощенцев. Когда подрядчик применяет УСН и не платит НДС, он покупает материалы, которые в подавляющем большинстве случаев включают налог. Заказчики иногда норовят выкинуть НДС из сметы вообще, это в корне неверно.
Обратите внимание! Коэффициенты могут указываться построчно, это видно в колонке с шифром, а могут отражаться в итоговой таблице. Зависит от выбранного метода расчета.
Лучше согласовать конкретный вариант оформления итоговой таблицы в части НДС с заказчиком напрямую. Обращаться при этом можно и в сметный отдел, и в бухгалтерию, ведь именно они передают документы на оплату в казначейство и наверняка знают, какой документ пройдет проверку, какой нет.
Составление форм КС-2 и КС-3
Программным способом составить акт и справку легко, они формируются автоматически на основании готовой сметы. Но, допустим, локальную смету вам предоставили в Excel или Word (хуже, если в PDF или другом подобном формате в виде нередактируемой картинки). Это тоже позволяет облегчить задачу и перекопировать построчно данные в форму КС-2, ведь информация там очень похожая.
Отличия между сметой и КС-2:
Форма КС-3 еще более упрощенная. Обычно в ней достаточно указать общее наименование работы («работы по установке фундамента»). В ней отражаются суммы в разрезе трех периодов – с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчетный период.
Если выполняются дополнительные работы, не предусмотренные изначально, то на них необходимо сформировать отдельную смету и составить отдельные акты и справки. По 44-ФЗ (госзакупки) возможность проведения таких работ, как правило, не предусмотрена. Можно либо увеличить объем включенных в смету работ или использовать «зазор» в виде непредвиденных затрат и только при наличии подобного условия в контракте.
Важно! При работе с бюджетным учреждением увеличение возможно, как правило, в пределах 10% от стоимости конкретных работ, а не от полной стоимости сметы. Аналогичен подход к материалам. Некоторые госзаказчики строго замеряют фактический расход материалов и соответственно корректируют объемы. В итоге сумма выигранного тендера может упасть при окончательном расчете.
Проверка сметы
Проверяют вопреки распространенному мнению не только сметы для госконтрактов. С ними как раз проще — смета часто идет в составе аукционной документации на площадках, т.е. кто-то ее уже составил и утвердил. Самый безопасный вариант – брать ее за основу и составлять документы по шаблону.
Если вы заключаете прямой договор с заказчиком, то тот может проверить, правильно ли применены нормы и коэффициенты, нет ли лишних работ и материалов, реальный ли уровень цен отражен в документе. Для этого обращаются в специализированные организации в регионе (т.к. местные больше знакомы с территориальными особенностями).
Составляя смету по ремонту жилья для частного лица, узнайте, с какой целью он проводится. Если это ремонт после того, как у соседа прорвало трубу, и необходимо подготовить претензию в суд, то такую смету также могут подвергнуть проверке с привлечением эксперта.
Хитрости и советы
Есть небольшие секреты, которые помогут правильно «читать» смету и показать осведомленность в вопросе, а также пригодятся, если вы решите самостоятельно заняться подготовкой документации:
Лично мне пришлось отправиться на курсы повышения квалификации, чтобы начать разбираться в сметном деле. Не каждому бухгалтеру это необходимо, но дополнительные знания определенно дают преимущества: понимание принципов работы сметчиков, упрощение анализа документации, нахождения ошибок и несоответствий, оспаривание завышенных смет или отстаивание своих.
Как читать сметы
Для прорабов, руководителей, предпринимателей, финансистов чтение стандартных форм сметы является сложным занятием. Вопросы, возникающие при чтении сметы, зачастую одни и те же: какие виды работ и материалов входят в состав позиции сметы, сколько стоит конкретная работа с НДС, прибылью и всеми коэффициентами.
Мы постараемся дать простые ответы на вопросы: как заполняется смета? Что такое индексы и коэффициенты? Откуда берутся данные в смете? Из чего складывается сметная стоимость?
Но для того, чтобы разобраться профессионально в правилах составления смет для СМР, необходимо изучить следующий документ:
«Методика определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта, сноса объектов капитального строительства, работ по сохранению объектов культурного наследия народов РФ на территории Российской Федерации» (Приказ Минстроя России от 4.08.2020г. №421/пр).
Виды сметной документации
Чаще всего встречается локальный сметный расчет. Существует много разнообразных вариаций данной сметы, наиболее распространенные различают по количеству столбцов в бланке:
«16-ти (17-ти) графка». максимально подробные варианты сметы, применяемые в полноценных строительных проектах;
«11-ти графка». В настоящее время это наиболее распространенный вид сметы. Относительно просто воспринимается по сравнению с другими вариантами. При этом смета содержит необходимые для принятия решения данные;
«7-и графка». Используется для вывода «ресурсной» сметы, при строительстве частных объектов или выполнении незначительного объема работ;
«объектная смета». Составляется на основе локальных смет по всем объекту, для определения их полной стоимости.
Часто часто встречаются прочие варианты сметных расчетов, но они не имеют принципиальных отличий.
Читаем основные составляющие сметы
Шапка В самом верху расположены блоки Согласования и Утверждения, в которых расписываются ответственные лица (руководители) Подрядчика и Заказчика, указывается дата подписания документа, подписи скрепляются печатями. 
Ниже расположены: название документа, наименование объекта строительства или работ, основание, основные показатели, полученные в результате сметных расчетов, включая полную стоимость, средства на оплату труда. Также указывается календарный период, в ценах которого выполняется расчет. 
Сметы составляются базисно-индексным или ресурсным методом.
На основе локальных смет составляются объектные сметы.
Существенно облегчить чтение смет поможет наш набор форм для ПК ГРАНД-Смета, позволяющий вывести простую и понятную смету с итоговыми стоимостями для каждой позиции сметы.
Суть наших упрощенных форм состоит в том, что они представляют информацию по смете понятном виде, т.е. по каждой позиции сметы выводится ее конечная стоимость с учетом индексов, коэффициентов, накладных расходов и сметной прибыли, НДС, так, чтобы ее мог «читать» обычный человек, не обладающий знанием специальных нормативных документов и теории сметного ценообразования.
Наш набор форм позволяет вывести простую и понятную смету из любого файла в формате ГРАНД-Сметы.
Итоговые цены по позициям
Сразу видна итоговая стоимость работ и материалов по каждой позиции сметы с учетом ндс и всех коэффициентов
Разрешено применять
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешено применять индивидуальные формы сметной документации.
Расшифровка cостава работ
Расшифровка состава работ позволяет наглядно сопоставлять вознаграждение и необходимый объем работ.
Что говорят наши клиенты
Измаилова Эльмира Раисовна
руководитель ООО АЗОН (г.Казань)
«В форме предельно понятно указаны виды работ и их стоимость, стоимость материалов, что значительно упрощает расчеты экономистов по рентабельности процессов, работу сметчиков по предоставлению данных. Нет необходимости производить расчеты вручную в таблицах ХЛ формата.»
Павлова Екатерина Геннадьевна
инженер-сметчик г.Набережные Челны
«. Форма позволяет перевести сметный расчет в доступную форму для проведения коммерческих переговоров, для подготовки тендерных предложений и т.п. Сразу видна стоимость каждой позиции с учетом всех начислений малопонятных неспециалисту. Заказчики охотно принимают данную форму. «
Магина Ирина Федоровна
сметчик-эксперт (г.Зеленодольск)
«Благодаря вашей разработке я гораздо быстрее делаю справки о стоимости произведенных строительно-ремонтных работ, понятные участникам суда. «
Груздева Екатерина Леонидовна
инженер-сметчик (г.Ижевск)
Обучающий курс по работе с программой «ГРАНД-Смета»
Как посмотреть информацию по расценке сборника?
Открыв сборник в нормативной базе, мы подбираем здесь для добавления в локальную смету такие расценки, которые наилучшим образом соответствует проектному решению. Прежде всего, мы ориентируемся по основной информации, которая показывается в списке для каждой расценки: обоснование, наименование, единица измерения, стоимость прямых затрат, трудозатраты рабочих и машинистов.
Однако указанная в нормативной базе стоимость по расценке не может соответствовать всем ситуациям и условиям, которые возникают при выполнении работы. Поэтому, прежде чем добавить найденную расценку в смету, мы должны разобраться, что в расценке учтено, а что надо будет учитывать в смете дополнительно.
Рассмотрим для примера группу расценок на кладку наружных кирпичных стен. Для быстрого просмотра наиболее важной дополнительной информации по расценке в ПК «ГРАНД-Смета» достаточно раскрыть группировки слева от обоснования расценки.
Щелчком мыши по левому значку группировки мы раскрываем непосредственно в списке под расценкой её ресурсную часть (или, иначе говоря, состав затрат), где показывается нормативная потребность в ресурсах, минимально необходимых и достаточных для выполнения данной работы на указанную единицу измерения.
Здесь обращаем особое внимание на неучтённые в расценке затраты. Они показываются красным цветом. В нашем случае расценка не учитывает стоимость кирпича. Значит, стоимость конкретной марки кирпича надо будет учесть в смете дополнительно.
Также по ресурсной части можно проанализировать основные ценообразующие ресурсы, которые учтены в расценке – соответствуют ли они реальной ситуации, или в проекте для данной работы предусмотрены более качественные материалы? В нашем случае надо проверить марку цементно-известкового раствора. Его стоимость составляет основную долю стоимости расценки без учёта кирпича.
А если щёлкнуть мышью по правому значку группировки, то мы раскроем в списке под расценкой её состав работ – то есть, перечень именно тех операций, на выполнение которых рассчитана потребность в ресурсах из ресурсной части.
Мы видим, что в нашем случае помимо собственно кладки конструкций из кирпича расценка учитывает ещё и устройство различных ниш. Поэтому данную операцию, даже если она указана в ведомости объёмов работ, дополнительно учитывать в смете не надо.
Без внимательного анализа состава затрат и состава работ по расценкам нормативной базы мы не сможем правильно сопоставить эти расценки с имеющимся у нас проектом. И тогда наша смета может оказаться ошибочной.
Обратите внимание, что для удобства работы со сборниками расценок в ПК «ГРАНД-Смета» можно менять ширину колонок документа. Программа запомнит эти настройки и в следующий раз откроет сборник с колонками, ширина которых уже подогнана под ваш размер экрана.
В сборнике расценок для нас предусмотрена ещё одна маленькая подсказка – справа от обоснования текущей выделенной расценки может показываться значок в виде скрепки. Этот значок сигнализирует о том, что в технической части сборника имеются дополнительные поправочные коэффициенты к данной расценке. Как правило, такие коэффициенты должны применяться при производстве работ в каких-то особых условиях.
Для быстрого доступа к этим коэффициентам можно щелчком правой кнопки мыши на расценке вызвать контекстное меню и выполнить там команду Коэффициенты из тех. части. В результате на экране появляется окно с дополнительной информацией о позиции, где сразу открыт раздел Коэффициенты. Здесь приводится перечень коэффициентов к расценке из технической части сборника. По нашей расценке в качестве условий для применения коэффициентов указано использование утолщённого кирпича и кладка стен криволинейного очертания.
Таким образом, значки группировки и значок в виде скрепки рядом с обоснованием расценки в списке предназначены для быстрого просмотра наиболее важной дополнительной информации по расценкам.
А для просмотра полной информации о какой-либо расценке необходимо выделить курсором нужную расценку в списке и нажать кнопку Доп. информация на панели инструментов на вкладке Документ (либо клавишу F3 на клавиатуре).
В результате на экране появится окно с информацией о текущей выделенной расценке, где каждая группа нормативов представлена в своём разделе: Разложение по зонам, Состав затрат, Состав работ, Коэффициенты, Примечания, История, Вид работ, Прочее.
Информация в разделе Разложение по зонам представляет интерес в случае, если в нормативной базе есть зональное деление. Здесь приводятся прямые затраты по этой расценке для всех территориальных зон.
Информацию из разделов Состав затрат, Состав работ и Коэффициенты мы уже видели при быстром просмотре информации.
Раздел Примечания содержит выборку информации из технической части сборника по особенностям исчисления объёмов работ для этой расценки. В нашем случае можно увидеть, что при расчёте объёма кладки стен следует вычитать не только оконные и дверные проёмы, но ещё и объём перемычек.
В разделе История можно увидеть, какие изменения выходили к этой расценке в рамках данной редакции нормативной базы.
В разделе Вид работ указан заданный в расценке вид работ, который определяет для неё нормативы накладных расходов и сметной прибыли.
В разделе Прочее в виде комментария указан руководящий документ об утверждении и вводе в действие данной нормативной информации.