как узнать есть ли соглашение с пфр об электронном документообороте
Соглашение об электронном документообороте с ПФР
По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.
Что нужно для электронного документооборота
Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:
Внимание!
С января 2022 года вступят в силу новые правила. Руководители компаний и предприниматели смогут получить сертификат УКЭП только в ФНС или в ее доверенном удостоверяющем центре (УЦ). Работники и иные уполномоченные лица станут получать ЭП на имя физлиц в коммерческих УЦ. Сертификаты, выданные в 2021 году, в общем случае можно будет применять до окончания срока их действия (см. «Минцифры: действующие электронные подписи можно будет применять в 2022 году»).
Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.
Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.
Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.
Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР
В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:
В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).
Важно
Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.
Особенности составления соглашения на ЭДО
Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.
Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.
Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.
Чтобы выяснить все детали, нужно зайти на портал ПФР и в правом верхнем углу выбрать свой регион. Далее перейти в раздел «Информация для жителей региона», открыть вкладку «Страхователям». В ней найти соответствующие данные.
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернетПеречислим основные преимущества:
Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Электронный документооборот со страхователями
Уважаемые страхователи!
В соответствии со статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», если численность сотрудников Вашего предприятия превышает 25 человек, то отчетность в ПФР должна предоставляться в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (далее-УКЭП) в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. В таком же порядке могут представляться сведения страхователями с численностью менее 25 работающих у них застрахованных лиц.
Важно! ВНИМАНИЕ! С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»,к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР.
Каждый страхователь, подключившись к системе защищенного электронного документооборота ПФР, получает возможность представлять индивидуальные сведения на застрахованных лиц в ПФР в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Наличие УКЭП на электронном документе является юридическим аналогом собственноручной подписи руководителя при условии заключения двустороннего соглашения между участниками информационного обмена и имеет адекватную правовую основу. При этом гарантируется целостность, конфиденциальность и защита информации от подмены.
Абонент системы электронного документооборота (страхователь) за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и УКЭП, необходимых для подключения к системе.
Важно! Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России.
При представлении отчетности по ТКС необходимо:
— сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
— проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
— отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с индивидуальными сведениями заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируется, шифруется и представляется в территориальный орган ПФР в транспортной посылке.
Подтверждение о представлении отчетности по ТКС:
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный УКЭП. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
Порядок заполнения и предоставления Заявления на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР и Уведомления о предоставлении полномочий представителю.
Для страхователей, которые имеют собственную усиленную квалифицированную электронную подпись (далее – УКЭП) и собираются предоставлять индивидуальные сведения в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), достаточно заполнить только Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР и направить его в электронном виде через своего оператора, предоставляющего услугу по передачи данных в ПФР по ТКС.
Для страхователей, которые не имеют собственной УКЭП и собираются предоставлять индивидуальные сведения в Пенсионный фонд Российской Федерации по ТКС через уполномоченного представителя, необходимо заполнить Заявление на подключение страхователю к электронному документообороту ПФР и Уведомление о предоставлении полномочий представителю. Данные документы необходимо представить в клиентскую службу Пенсионного фонда Российской Федерации на бумажном носителе заверенным надлежащим образом.
Предоставление информации о лицах предпенсионного возраста
В соответствии с частью 11 статьи 10 Федерального закона от 03 октября 2018 года № 350-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам назначения и выплаты пенсий» обмен информацией между органами Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателями в целях предоставления гражданам предпенсионного возраста, состоящим с работодателями в трудовых отношениях, льгот, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, может осуществляться с письменного согласия таких граждан в электронной форме на основании соглашений, заключенных между органами Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателями.
Для получения информации об отнесении работника к категории лица предпенсионного возраста в электронном виде по ТКС, страхователю необходимо представить в управление ПФР по месту регистрации, «Соглашение об информационном взаимодействии между Отделением и работодателем»:
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Более подробную информацию Вы можете получить:
Система электронного документооборота ПФР
«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:
— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;
— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.
— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;
— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;
— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;
В этих целях потребуется:
* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.
* Обратиться в районное Управление ПФР (либо направить средствами почтовой связи, в рамках неформализованного ЭДО, через оператора связи) с оформленным «Заявлением на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (при необходимости с «Уведомлением о предоставлении полномочий представителя»).
* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.
— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.
— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.
Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР
Оформление юридических документов
На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.
Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*
* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.
При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.
Регионы, которые уже работают по этой схеме:
03 (Республика Бурятия);
14 (Республика Саха — Якутия);
18 (Удмуртская республика);
20 (Чеченская Республика);
23 (Краснодарский край);
24 (Красноярский край);
27 (Хабаровский край);
32 (Брянская область);
34 (Волгоградская область);
35 (Вологодская область);
36 (Воронежская область);
43 (Кировская область);
45 (Курганская область);
50 (Московская область);
58 (Пензенская область);
60 (Псковская область);
62 (Рязанская область);
63 (Самарская область);
64 (Саратовская область);
67 (Смоленская область);
69 (Тверская область);
71 (081-. ) (Тульская область);
72 (Тюменская область);
86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).
Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:
* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.
Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
Особенности для страхователей 02
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:
Особенности для страхователей 24 региона
С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).
Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.
Особенности для страхователей 26 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:
Особенности для страхователей 53 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
Особенности для страхователей 66 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
Особенности для страхователей 78 и 47 регионов
Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.
Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один
До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:
Электронный документооборот
Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.
Важно!
С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.
При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР.
Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.
При представлении отчетности по ТКС необходимо:
Подтверждение о представлении отчетности по ТКС
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.
По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.
После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.
В помощь страхователям в разделе «Программное обеспечение» размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.
Важно!
Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых комуникаций Российской Федерации.
В настоящем разделе представлена технологическая информация, необходимая операторам электронного документооборота для подключения к электронному документообороту Пенсионного фонда Российской Федерации (ЭДО ПФР) и организации информационного обмена с органами ПФР.
Регламентирующие и методические материалы
Поддерживаемые документы и их форматы
Перечень типов документов, поддерживаемых электронным документооборотом Пенсионного фонда Российской Федерации, приведён в таблице ниже.