как узнать как работает сотрудник
Как узнать, на каких сайтах сидят сотрудники в рабочее время?
[Июнь 2021 — последнее обновление]
Шеф – подчиненным:
– Это нaш новый сотрудник. Покaжите ему, чем вы зaнимaетесь, когдa думaете, что я зa вaми нaблюдaю.
Мало кому удается не открывать ленту новостей в рабочее время. В этом нет ничего страшного до того момента, пока социальные сети не затянут так, что зайдешь, забудешь, что хотел посмотреть и очнешься через 10 минут. Несколько таких отрезков во время рабочего дня достаточно, чтобы продуктивность сотрудников упала на 20-30%.
Исследования IDC по учёту рабочего времени показывают, что сотрудники проводят 40% времени в интернете за делами, которые не относятся к работе. Это время тратится на бесцельное «хождение» по интернету. Например:
В результате руководству приходится из собственного кармана оплачивать «удовольствия» сотрудников или мониторить чем заняты сотрудники, чтобы предотвратить прокрастинацию, срывы дедлайнов и проектов. Одни для этого проверяют браузер, а другие используют более практичный метод — устанавливают программу на компьютеры персонала. Ниже разбираем эти и еще 3 популярных способа, узнать какие сайты посещают сотрудники в рабочее время.
5 способов узнать, какие сайты посещал пользователь
1. Проверить cookies-файлы, кэш, журнал посещений в браузере
Если сеть состоит всего из нескольких компьютеров, можно легко узнать, какие сайты посещали пользователи. Достаточно просмотреть файлы в кэше веб-браузера. В кэше хранятся копии страниц, загруженных пользователем — чтобы при повторном посещении того же сайта страницы загружались быстрее.
Недостатки:
2. Узнать у провайдера
Если у сотрудника статический IP адрес, можно сделать запрос к провайдеру.
Недостатки:
3. Фильтрация доступа к сайтам по URL-адресам
Можно пойти еще дальше. И не просто наблюдать, какие сайты посещают сотрудники компании, а заблокировать доступ к нежелательным сайтам.
Это особенно удобно в случае сайтами, на которых размещается для загрузки вредоносное программное обеспечение (например, хакерские порталы). Можно заблокировать доступ на развлекательные порталы, чаты, чтобы сотрудники не просиживали там рабочие часы.
Недостатки:
“Запретный плод сладок”. Сотрудники будут выходить на запрещенные порталы со своих мобильных устройств. Искать пути, как обойти блокировку.
4. Поставить кейлогер (keylogger)
Для мониторинга работы сотрудников используют кейлогер. Это программное обеспечение или аппаратное устройство, которое регистрирует различные действия пользователя.
Виды информации, которые могут контролироваться:
Дополнительно можно настроить:
Недостатки:
Часто руководителям не нужно настолько подробной информации. Особенно, если у сотрудников нет доступа к конфиденциальной информации компании. В большинстве случаев директору будет достаточно мониторить, на какие сайты заходит сотрудник, какими программами пользуется. И сколько времени на всё это уходит.
5. Программы автоматического учёта рабочего времени за компьютером
Для мониторинга работы сотрудников за компьютером нужны программы, которые ведут автоматический учёт рабочего времени.
Что Вы узнаете используя такой метод:
К таким программам относится сервис Yaware.TimeTracker.
Мониторинг рабочего времени сотрудников с Yaware.TimeTracker
Получите не просто длинный список сайтов и программ, который еще нужно проанализировать.
У Вас в руках наглядная диаграмма, на которой сразу видно, сколько времени сотрудник провел за рабочими делами, а сколько — за личными. Yaware.TimeTracker автоматически делит сайты, приложения на разные категории:
Например, онлайновые игры, социальные сети и новостные сайты автоматически относятся к непродуктивным. Если же Ваши сотрудники работают с этими сайтами, Вы можете изменить категорию вручную.
Также, вы можете установить Yaware.TimeTracker в явном режиме (сотрудники знают о наличии программы) или скрыть от них тайм-трекер.
В явном использовании вы получаете дополнительный бонус — режим фокусировки. Даете сотрудникам возможность самостоятельно блокировать отвлекающие факторы.
Для этого им нужно кликнуть правой клавишей мыши на иконке Yaware и выбрать период блокировки — 10, 20, 30 минут или 1-2 часа. В течение этого времени сотрудники не смогут открыть социальные сети, видео-ресурсы и развлекательные сайты.
Yaware.TimeTracker помогает людям достигать большего, повышая свою продуктивность и концентрацию. Вместо слежки, пусть сами решают когда и на сколько времени им нужно с головой включиться в работу.
С Yaware.TimeTracker вы даете сотрудникам больше свободы, право работать из дома или по гибкому графику без страха, что это снижает их продуктивность.
Вам подарок — 14 дней бесплатного полного доступа. Держите руку на пульсе компании.
Система учета рабочего времени сотрудников
Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.
Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.
Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.
Способы контроля рабочего времени
1. Видеонаблюдение
Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.
Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.
2. Аудиоконтроль
Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.
3. Отчеты о проделанной работе
Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.
4. Система контроля доступа
Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.
5. Мониторинг передвижений
Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.
6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов
Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.
Программы и сервисы для учета рабочего времени
Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.
Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.
1. Kickidler
Записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.
Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.
В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.
2. Crocotime
Учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.
Цена: за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.
3. StaffCop
Анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.
Цена: рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.
4. ManicTime
Автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.
5. Yaware.TimeTracker
Ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.
Цена: зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.
6. Hubstuff
Проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.
7. TimeCamp
Ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.
8. Toggl
Предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.
Чермен Дзотов, маркетолог, основатель агентства «Найдем Эксперта», ректор Академии личного бренда:
«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса. Такие программы полезны, но не стоит ими злоупотреблять. Сотрудники могут чувствовать себя скованно, может появиться паника, которая не способствует плодотворной работе.
Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.
Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.
С помощью учета времени я понимаю, насколько эффективно идет работа, знаю, где искать слабые места. Важно понять, что система учета рабочего времени используется не ради слежки и удовлетворения любопытства начальника, а ради улучшения функционирования компании и оптимизации бизнес-процессов»
Система учета рабочего времени: за и против
Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.
Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.
Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.
Контроль времени сотрудников, как и корпоративный дресс-код, является фактором, который усиливает стресс и снижает мотивацию. Появляются способы обхода: работник, пришедший на работу первым, включает за всех компьютеры; подменяются карточки, по которым фиксируется время входа и выхода; используются анонимайзеры, чтобы обойти запрет на социальные сети; с помощью игрушек-маятников имитируется шевеление мышкой, а самые продвинутые пишут скрипты, «работающие» за них. Все это сильно ухудшает рабочую атмосферу.
Какие документы нужны для учета?
Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.
Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.
Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.
Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.
Резюмируем
Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.
Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.
Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.
Как узнать, чем занимаются сотрудники в рабочее время?
Задаетесь вопросом, нужно ли контролировать рабочее время сотрудников? Сомнения пропадут, когда вы познакомитесь со следующей информацией.
Согласно исследованиям, среднестатистический сотрудник за 8-часовой рабочий день реально работает лишь 3-4 часа. У хороших сотрудников эта цифра около 5 часов.
Получается, компания платит половину заработной платы просто за то, что персонал физически находится на работе!
Что же мешает сотрудникам работать?
7 факторов, которые мешают сотрудникам продуктивно работать:
Как с этим бороться?
Чтобы ваши сотрудники действительно работали, а не просто просиживали штаны, необходимо организовать контроль рабочего времени. Для 95% всех сотрудников требуется постоянный контроль:
Способы контроля сотрудников
Автоматический контроль рабочего времени
С задачей контроля рабочего времени сотрудников за компьютерами поможет справиться сервис Yaware.TimeTracker. Вы узнаете, чем Ваши сотрудники заняты в рабочее время:
Начать контролировать рабочее время сотрудников очень просто. Достаточно зарегистрироваться на сайте и установить Yaware.TimeTracker на рабочие компьютеры компании.
Сделайте это прямо сейчас и уже завтра у вас будет полная информация о работе ваших подчиненных.