как узнать какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник на прошлом месте работы

Как узнать какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник на прошлом месте работы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Сотрудник при трудоустройстве представил бумажную трудовую книжку. Инспектор отдела кадров оформил в ней запись о приеме. Через несколько дней сотрудник сообщил, что на предыдущем месте работы подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Запись о подаче заявления на ведение трудовой книжки в электронном виде отсутствует в бумажной трудовой книжке.
Как работодатель может проверить при приеме на работу сотрудника, был ли уже сделан гражданином выбор по ведению трудовой книжки в электронном или бумажном виде (и какой)? Имеет ли работодатель право запросить в ПФР такие данные по сотруднику? Каким образом работник может подтвердить страховой стаж (ранее выработанный) при трудоустройстве на новое место работы, если он по прежнему месту выбрал электронную трудовую книжку? Может ли работодатель запросить сведения из ПФР по данному застрахованному лицу самостоятельно? Какова периодичность запросов застрахованными лицами сведений из персонифицированных данных ПФР?

К сведению:
В соответствии с п. 8 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к информации, в отношении которой установлено требование об обеспечении ее конфиденциальности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дроздова Анжелика

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Оформление нового сотрудника на работу требует немалой проницательности. Ведь для этого важно знать, есть у работника стаж или нет, перешел он на ЭТК или остался с бумажной трудовой. К сожалению, работники не всегда могут дать достоверный ответ. А иногда не хотят. Как получить нужную информацию из представленных документов? Можно ли потребовать от сотрудника принести что-то еще?

Как понять, что новый работник только начал трудовую деятельность в 2021 г.

Юный возраст вовсе не показатель отсутствия стажа. И напротив, человек в самом расцвете сил может действительно не иметь трудовой книжки, а вовсе не скрывать ее от вас из-за неприглядной трудовой биографии. Как же отличить работников без стажа от тех, кто вам просто не предъявил трудовую книжку при трудоустройстве?

Сразу оговоримся, что речь идет о приеме нового сотрудника на основное место работы в «очном» формате. Трудоустройство совместителей и дистанционных работников мы в этой статье не затрагиваем.

Итак, при заключении трудового договора человек не принес ни трудовую книжку, ни сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Трудовой кодекс допускает подобное в двух случаях:

— во-первых, если человек устраивается на работу впервые ;

Поэтому, если у вас нет ни сведений о трудовой деятельности, ни трудовой книжки, ни заявления о ее утрате и ничего из этого представлять вам работник не намерен, считайте его трудоустраивающимся впервые. Даже если перед вами человек пенсионного возраста. Но на всякий случай уведомьте его, что, если впоследствии трудовая книжка все-таки найдется, вносить в нее записи вы уже не сможете.

Поскольку права выбора формы ведения трудовой книжки у вашего нового сотрудника нет, то и заявление ему писать не нужно. А значит, и строка формы СЗВ-ТД «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», в которой проставляется дата подачи заявления о выборе электронной формы ведения трудовой книжки, останется пустой.

Если новый работник со стажем

Такой работник мог до трудоустройства к вам:

— или решить продолжать ведение бумажной трудовой книжки;

— или перейти на ЭТК;

— или не сделать никакого выбора и остаться с бумажной трудовой книжкой.

От этого будут зависеть ваши действия при оформлении нового сотрудника на работу. К сожалению, работники не всегда могут с уверенностью сказать, подавали они заявление о выборе формы ведения трудовой книжки или нет. А если подавали, то какой выбор сделали. Но это можно выяснить. Опираться, конечно, нужно на документы, а не на слова работника. Правда, и их не стоит оставлять без внимания, ведь не исключено, что предыдущий работодатель допустил ошибку.

Но исправить допущенную ошибку не только можно, но и нужно. Бывший работодатель должен будет подать форму СЗВ-ТД, в которой отменит ошибочно поданные сведения о получении заявления о переходе на ЭТК. А в трудовой книжке он же напишет, что запись о подаче такого заявления недействительна, и внесет запись об увольнении.

Трудовая книжка. Если в трудовой есть запись о переходе на ЭТК, вам не нужно вносить в нее запись о трудоустройстве и за ее хранение вы уже не отвечаете. Поэтому определите на основании предъявленной вам трудовой книжки, а также данных формы СТД-Р стаж на момент трудоустройства к вам и верните трудовую работнику.

Форма СЗВ-ТД. Что касается формы СЗВ-ТД на нового работника, то в ней вам нужно будет сделать только запись о приеме на работу.

А вот заполнять строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не нужно. Да, в бланке СТД-Р, который вам предъявил работник, указана дата подачи работником заявления о переходе на ЭТК. Но это заявление он подавал не вам, а другому работодателю. Сведения о выборе работника уже есть в ПФР, дублировать их не нужно.

Отметим, что в таком случае наличие или отсутствие формы СТД-ПФР роли не играет.

Трудовая книжка. Поскольку от ведения бумажной трудовой книжки работник не отказывался, вам нужно сделать в ней запись о приеме на работу.

И неважно, как долго до этого человек не работал, к числу впервые устраивающихся на работу в 2021 г. он не относится.

А нужно ли делать записи в трудовой книжке, если сразу при трудоустройстве работник подал вам заявление о переходе на ЭТК и об отказе от ведения бумажной трудовой?

Форма СЗВ-ТД. В форме СЗВ-ТД, которую вам нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, вам нужно будет сделать в табличной части только запись о приеме на работу. И хотя ваш отчет будет первой формой СЗВ-ТД, представляемой в ПФР на этого человека, приводить в ней запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 по данным его трудовой книжки не нужно. В СЗВ-ТД каждый работодатель сообщает о своих кадровых мероприятиях. По состоянию на 01.01.2020 вас с этим человеком трудовые отношения не связывали, а значит, и отчитываться вам не о чем.

Если новый работник подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о переходе на ЭТК до представления вами формы СЗВ-ТД со сведениями о его приеме на работу, то данные о заявлении вы можете указать в этой же форме, чтобы не отчитываться по этому человеку еще раз по окончании месяца.

Новый работник мог также предъявить вам форму СТД-Р или СТД-ПФР. Однако их отсутствие никак не мешает трудоустройству.

И в случае если работник напишет вам заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (на бумаге или в электронном виде), сообщите об этом в ПФР. Даже если ранее этот человек уже сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, подача вами формы СЗВ-ТД с данными о новом заявлении не будет ошибкой.

Если работник сам хочет выяснить, писал ли он заявление или нет, предложите ему запросить сведения о трудовой деятельности в ПФР.

Сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-ПФР можно получить на бумаге, обратившись непосредственно в ПФР или в МФЦ, либо в электронном виде, запросив сведения через личный кабинет на сайте ПФР или через портал госуслуг . По Инструкции ПФР должен проверить поданные СЗВ-ТД и внести сведения на лицевые счета работников в течение 3 рабочих дней со дня получения . Поэтому, чтобы в форме СТД-ПФР наверняка была запись об увольнении с предыдущего места работы, запрашивать документ стоит не ранее 5 рабочих дней со дня оформления приказа об увольнении.

Форма СЗВ-ТД. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме вам нужно подать СЗВ-ТД с записью о приеме на работу.

Нужно ли ставить отметку о подаче заявления? В форме СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу может быть заполнена одна из строк о заявлении только в том случае, если новый работник до момента представления этого отчета написал вам заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки.

А вот дату подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, указанную в форме СТД-Р или СТД-ПФР, предъявленной при приеме на работу, переносить в СЗВ-ТД не нужно.

Ситуация 4. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР без информации о переходе на ЭТК.

Трудовая книжка. Если работник со стажем не перешел на ЭТК, то при трудоустройстве должен предъявить трудовую книжку. Если это невозможно из-за ее утраты, то у работника два варианта действий:

Если работник хочет приступить к работе, не дожидаясь оформления дубликата трудовой книжки, вы на основании его заявления должны будете оформить ему новую бумажную трудовую книжку. Не важно, что работник трудоустраивается к вам уже в 2021 г.

Форма СЗВ-ТД. Этот отчет с записью о кадровом мероприятии «Прием» нужно будет подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

Напомним, если из представленных работником сведений о трудовой деятельности видно, что он уже подавал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой, не переносите эту дату подачи заявления в свой отчет.

Возможно, что при приеме на работу ваш новый сотрудник сразу же написал вам заявление или о переходе на ЭТК, или о продолжении ведения трудовой книжки (если прежде он не сделал этого). Если это произошло до представления СЗВ-ТД, то дату подачи заявления стоит указать в этом же отчете, чтобы не пришлось снова сдавать СЗВ-ТД на этого человека по окончании месяца.

Ситуация 5. Нет бумажной трудовой книжки, есть только СТД-Р или СТД-ПФР со сведениями об увольнении и о переходе на ЭТК.

Выбор формы ведения трудовой книжки. Несмотря на то что вы не увидели трудовой книжки с записью о переходе на ЭТК, не доверять данным СТД-Р или СТД-ПФР у вас нет оснований. Поэтому вам нужно исходить из того, что новый работник сделал выбор в пользу ЭТК.

Законодатели приняли поправки, позволяющие оцифровать записи, сделанные в бумажной трудовой книжке до 01.01.2020 . Для этого человеку нужно будет обращаться с заявлением в ПФР. В результате добавления данных в запрошенной форме СТД-ПФР будет показана вся информация о трудовой деятельности за весь период работы, а не только с 01.01.2020. И потеря бумажной трудовой книжки будет не страшна. Пока же в форме СТД-ПФР приводят лишь сведения о том, у каких работодателей и в какой период до 31.12.2019 трудился работник. Эти данные основаны на персонифицированной отчетности, поданной работодателями .

Форма СЗВ-ТД. В представляемом в ПФР отчете не нужно указывать дату подачи работником заявления о переходе на ЭТК, которая приведена в форме СТД-Р или СТД-ПФР. Заполните только строку о кадровом мероприятии «Прием».

Если же на основном месте работы ваш новый совместитель написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и получил ее на руки, он может при трудоустройстве принести трудовую книжку вам. Но запись о приеме на работу вносить в нее не нужно.

А вот подать форму СЗВ-ТД на внешнего совместителя вам необходимо будет в любом случае. В строке с кадровым мероприятием «Прием» в графе 4 «Трудовая функция. » не забудьте указать, что сотрудник работает по совместительству.

подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.

Письма Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054, от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180.

п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.

Письмо Минтруда от 07.10.2020 N 14-2/ООГ-15729.

п. 36 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 N 211н.

Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465.

п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225.

Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.

п. 9 Правил, утв. Приказом Минтруда от 09.09.2020 N 585н.

ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ; п. 2 ст. 12 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

п. 3.5.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 N 23н.

Источник

Ответ недели: как узнать писал ли сотрудник заявление о выборе электронной трудовой на предыдущей работе

Если человек в 2020 году устроился в нашу организацию, как узнать, писал ли он заявление о выборе трудовой книжки в предыдущей организации. Если он писал в другой организации и выбрал бумажную трудовую, он принесет свою книжку. У нас ему снова писать заявление?

Сообщаю Вам следующее:

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает ему трудовую книжку в день подачи им соответствующего заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ). При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно ст. 2, Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»> каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Между тем, как следует из разъяснений онлайнинспекции, если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку, а потом поменял работу, то ему не нужно писать новому работодателю еще одно заявление о сохранении трудовой книжки. Согласно п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Сведения о трудовой деятельности могут быть получены работником у работодателя, в ПФР, МФЦ или на портале Госуслуг.

За дополнительными разъяснениями рекомендуем обратиться в соответствующее отделение ПФ РФ.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Вопрос: Работник написал заявление на ведение электронной трудовой книжки. Бумажную трудовую книжку нужно выдать работнику на руки. Должна ли быть в бумажной трудовой книжке какая-либо запись в связи с выдачей ее работнику, т.к. он пожелал перейти на электронный вариант? Если должна быть запись, то какая? Что писать в графе трудовой книжки — основание выдачи?

Ответ: При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Правовое обоснование: Согласно ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» при выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

«Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020

Вопрос: Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю еще одно заявление о сохранении трудовой книжки?

Ответ: Нет, не нужно.

Правовое обоснование: Согласно п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Вопрос: Работник до увольнения подал предыдущему работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде. Обязан ли новый работодатель продолжить ведение трудовой книжки и нужно ли работнику повторно подавать заявление?

Ответ: За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Повторно подавать заявление о продолжении ведения трудовой книжки не требуется.

Пример 2. Работник аптеки подал в апреле 2020 года заявление о выборе ведения бумажной трудовой книжки. В сентябре 2020 года он перешел на работу в другую аптечную организацию. Должен ли данный работник при смене места работы в 2020 году подать аналогичное заявление новому работодателю?

В рассматриваемом случае предыдущий работодатель должен подать форму СЗВ-ТД в отношении этого работника не позднее 15.05.2020. В ней он должен отразить выбранный работником бумажный способ ведения трудовой книжки.

ПФР, в свою очередь, информацию о сделанном застрахованным лицом выборе способа ведения трудовой книжки должен отразить в индивидуальных сведениях. В дальнейшем указанная информация хранится в персональных трудовых данных этого лица.

Таким образом, подобное заявление работник не обязан подавать новому работодателю. Но при необходимости он вправе подать ему заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Статья: Форма СЗВ-ТД: заполняем, представляем (Гришина О.П.) («Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2020, N 4)

Вопрос: Работник не отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Обязан ли работодатель выдать по запросу сведения о трудовой деятельности, или у работодателя обязанность по выдаче указанных сведений возникает только после прекращения трудовых отношений?

Ответ: Работодатель по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления обязан выдать работнику сведения о периоде работы у данного работодателя и другое.

ст. 66.1, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.05.2020)

Как работнику получить сведения о трудовой деятельности

Работник может получать сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 1 Закона N 439-ФЗ):

— у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

— в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

— в Пенсионном фонде РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

— с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Статья: Перевод трудовых книжек в электронный формат — 2020 (Орлова Е.) («Налоговый вестник», 2020, N 1)

Четвертных Светлана Юрьевна

Ответ актуален на 02.07.2020 г.

Только для Пермского края!

Для того, чтобы повысить доходность вашего бизнеса и предотвратить ошибки в отчетности, не нужно платить налоговому консультанту.

Мы бесплатно покажем вам 3 простых способа, как:

Понятно будет даже тем, кто далек от бухучета и налогообложения!

Источник

Как узнать какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник на прошлом месте работы

Дата публикации 18.11.2020

Сотрудник принят на работу в ноябре 2020 года. Как узнать, подавал ли он заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? Нужно ли уведомлять его о праве выбора способа ведения трудовой книжки и требовать от него такое заявление до конца года?

Если при устройстве на работу сотрудник вместо трудовой книжки предоставил работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, которая была выдана ему прежним работодателем, делать ничего не нужно. Тот факт, что он уже не использует бумажную трудовую книжку, говорит о том, что ранее он отказался от ее ведения (ст. 65 ТК РФ). Соответственно, уведомлять его о такой возможности и просить подать соответствующее заявление не нужно.

Если при трудоустройстве работник принес бумажную трудовую книжку, необходимо посмотреть дату его увольнения. Работодатели должны были уведомить всех работников о праве выбора способа ведения трудовой книжки до 31.10.2020 включительно (п. 2 постановления Правительства РФ от 19.06.2020 № 887). Если работник был уволен после этой даты, прежний работодатель должен был уведомить его о праве выбора способа ведения трудовой книжки. Следовательно, уведомлять его не нужно. В этом случае следует только уточнить у работника, подавал он заявление о выборе способа ведения трудовой книжки или еще нет.

Если при приеме на работу работник принес бумажную трудовую книжку с датой увольнения до 31.10.2020, целесообразно уведомить его о возможности выбора способа ведения трудовой книжки, несмотря на то что срок обязательного уведомления истек.

Напоминаем, что работники вправе обратиться к работодателю с заявлением о выборе способа ведения трудовой книжки до 31.12.2020. Работник имеет право, но не обязан подавать такое заявление, поэтому требовать работодатель не вправе. Если до 31.12.2020 работник не подал заявление, работодатель должен, как и прежде, вести его трудовую на бумаге и передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, далее – Закон № 439-ФЗ).

После 01.01.2021 право на ведение бумажной трудовой книжки гарантируется тем работникам, которые подали соответствующее заявление до 31.12.2020 (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). В будущем такие работники смогут перейти на электронную трудовую книжку, подав работодателю соответствующее заявление (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Выбрать способ ведения трудовой книжки после 01.01.2021 смогут также работники, которые не смогли сделать это до 31.12.2020 по объективным причинам, а именно (п. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

Это правило не распространяется на работников, которые состояли в трудовых отношениях, но так и не подали заявление до 31.12.2020.

Источник