как узнать сотрудников работающих в организации

Как и зачем бухгалтеру-кадровику проверять соискателей и контрагентов

Компаниям любого масштаба приходится взаимодействовать с физлицами: подрядчиками, арендодателями, кандидатами на работу. Но на крупных и средних предприятиях, как правило, есть служба безопасности. А вот малому и микробизнесу приходится сложнее. Здесь проверкой физлиц может заниматься бухгалтер, кадровик или тот, кто совмещает обе эти роли. Разберемся, какие инструменты использовать, чтобы снизить риски для бизнеса и не нарушить закон о персональных данных.

Когда и кого нужно проверять

Руководитель компании или индивидуальный предприниматель

За каждым контрагентом, будь то юрлицо или ИП, стоит человек со своими личными проблемами. Банкротство, дисквалификация, административные или уголовные дела — всё это может повлиять на будущее бизнеса и сказаться на успешности сотрудничества.

Рассмотрим ситуацию. По документам цветочным складом владеет вполне благонадежный предприниматель В. С. Иванов. Однако во время проверки выясняется, что в отношении В. С. Иванова как физлица возбуждено исполнительное производство. Он не смог погасить многомиллионный кредит за иномарку, дело передали судебным приставам. Поскольку средства физлица и ИП не разделяются, предпринимателю придется отвечать по долгам из средств своего бизнеса. А значит, исполнить обязательства по договору с контрагентом он не сможет.

Контрагент — физлицо

Сотрудничество с подрядчиком, который работает сам на себя, — история привычная, особенно для малого бизнеса. Это может быть обычный физик или самозанятый. Сотрудничать с ними часто выгоднее, чем с фирмами, особенно если речь идет о разовых услугах — например, дизайнере или замене электрики.

Или другая ситуация: популярная автошкола открывает в городе еще один офис. Арендует помещение у человека, который не оформил ИП или самозанятость. Договор придется заключать с физлицом. В этом случае нужны гарантии, что человек — не мошенник и с ним безопасно работать.

Соискатель

При найме сотрудника на материально ответственную или руководящую должность важно убедиться, что у человека нет проблем, которые нанесут ущерб компании. Это могут быть, например, задолженности, административные или уголовные дела, связи с конкурентами.

Мы поговорили с одиннадцатью компаниями. Вот что назвали среди стоп-факторов большинство из них:

Как получить доступ к персданным и не нарушить закон

Данных по российским организациям и ИП много в открытом доступе, однако с информацией о физлицах все сложнее. Поэтому возникают вопросы, как получить сведения о человеке и при этом не нарушить закон.

Порядок обращения с личными данными в России регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Если вы заинтересованы в проверке соискателя или контрагента, то должны получить согласие человека на обработку его персональных данных.

Получать и обрабатывать информацию о человеке без его согласия считается нарушением и наказывается штрафами (п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

Штрафы за повторные нарушения в два раза больше.

Исключение составляют только те данные, которые люди со своего письменного согласия размещают в общедоступных источниках. Это может быть фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и другие данные, которые человек решит сообщить (ст. 8 Федерального закона № 152-ФЗ).

Но чтобы проверить человека по открытым источникам, вам придется сначала получить у него данные, которые позволят его идентифицировать в системе. Чаще всего это ФИО, дата рождения и регион. А это уже персональные данные.

Допустим, в компании есть внутреннее правило: нанимать водителей, у которых за 10 лет не больше 10 штрафов. Информацию об этом кандидат не обязан предоставлять работодателю. Нигде в открытых источниках он эти данные не выкладывал. Чтобы выяснить эти сведения, сначала придется получить согласие.

Как оформить согласие на обработку персданных

Здесь всё зависит от цели.

Если проверяете соискателя, согласие на обработку персданных можно встроить форму, через которую соискатель откликается на вакансию. В формулировке согласия можно прописать: «в целях рассмотрения вопроса о соответствии моей кандидатуры имеющимся вакансиям».

Но обратите внимание: если решите брать человека на работу, нужно будет уже другое согласие — «в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях».

Если проверяете будущего контрагента, согласие можно добавить в форму договора или подписать отдельно. Первый вариант рискованный: сотрудничество может не сложиться, договор не подпишете, а данные уже взяли.

Если сомневаетесь в формулировках, а юриста в штате нет, воспользуйтесь конструктором от Роскомнадзора. Мы написали, как он работает, в статье «Согласие на обработку персональных данных: новые требования с 1 сентября 2021 года».

Какую информацию можно найти в открытых источниках

Не так много госорганов раскрывает информацию о физлицах. Например, не получится получить данные о судимостях потенциального сотрудника. Если вам важно удостовериться, что у соискателя нет проблем с законом, попросите его предоставить справку. Для этого человеку нужно будет обратиться в МВД.

Сведений о выданных кредитах и задолженностях по уплате налогов тоже нет в открытом доступе. Если человек не может расплатиться по долгам, узнать об этом можно, только когда дело дойдет до судебных приставов. Проверить, возбуждены ли в отношении физлица исполнительные производства, можно на сайте ФССП России.

Узнать, не находится ли человек в розыске, можно по базе МВД. Для проверки достаточно знать только ФИО и дату рождения физлица.

Убедиться, что руководитель компании-контрагента не дисквалифицирован, поможет ресурс налоговой. Это важно учитывать при заключении сделки, так как документы, подписанные дисквалифицированным директором, не имеют юридической силы.

Узнать о процедуре банкротства в отношении физлица поможет Единый федеральный реестр сведений о банкротстве.

Перечень физических лиц, которых внесли в список террористов и экстремистов, можно посмотреть на сайте Росфимнониторига.

Фокус собирает информацию о физлицах из десятка открытых официальных источников и упаковывает в подробный отчет. Например, можно узнать, есть ли у человека свой бизнес и не связан ли он с конкурентами.

Как использовать соцсети при проверке физлиц

Чаще всего соцсети используют при проверке соискателей. Только в 16 % компаний не изучают профили соискателей в соцсетях. Это данные опросов, которые проводила платформа онлайн-рекрутинга HeadHunter. При этом почти половина опрошенных (46 %) делают такие проверки выборочно. Еще 22 % анализируют соцсети кандидатов на любые вакансии.

«Сегодня для большинства работодателей важно, чтобы человек был не только профессионалом, но и вписался в корпоративную культуру, легко смог найти общий язык с коллегами. Соцсети помогают это понять. Кроме того, сравнение резюме и профиля в соцсетях позволяет убедиться в правдивости соискателя. Например, в том, что он реально работал в определенной компании», — отмечает Анна Осипова, руководитель пресс-службы HeadHunter Урал.

72 % опрошенных рассказали, что, проверив профиль кандидата в соцсетях, решили не принимать его на работу. Но даже в таких случаях отказ был связан с совокупностью факторов. О некоторых из них работодатели действительно узнавали из соцсетей.

При изучении соцсетей работодатели:

«Как правило, страницы кандидатов в социальных сетях открыты, информация находится в свободном доступе. Ничего противозаконного в ее изучении нет. Что касается этики, то речь идет об информации, которую человек самостоятельно выставляет на всеобщее обозрение (а многие даже сразу добавляю ссылку на свои аккаунты в резюме), а значит, сам предлагает с ней ознакомиться. Если данные не предназначены для широкого круга, их всегда можно скрыть настройками приватности», — комментируют Анна Осипова.

Чаще ссылки на соцсети оставляют кандидаты, для которых работа с соцсетями — важный профессиональный навык. Первое место уверенно занимает ВКонтакте, им пользуются 90 % опрошенных. На втором месте — Инстаграм, на третьем — Фейсбук, — сообщает HeadHunter.

Мы собрали полезные ссылки в одну таблицу.

Что и где узнать о будущем сотруднике или контрагенте

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как подать сведения о количестве сотрудников, работающих в период действия режима повышенной готовности

Ещё раз разбираемся, где взять, как заполнить и куда отправить форму для юрлиц и ИП о количестве сотрудников, переведенных и не переведенных на дистанционную работу.

Как организациям и ИП нужно сообщать о своих сотрудниках?

С 5 октября работодатели столицы обязаны перевести на удаленную работу не менее 30 процентов сотрудников, а также всех работников старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями.

В соответствии с действующей редакцией указа Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68УМ, необходимо предоставить сведения об организации, а также информацию о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам), в отношении которых были приняты решения о переводе на дистанционную работу.

Сведения необходимо предоставлять еженедельно по понедельникам, начиная с 12 октября 2020 года, в электронном виде с использованием личного кабинета юридического лица, индивидуального предпринимателя на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.

В случае отсутствия изменений в представленных в соответствии сведениях о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) еженедельное представление таких сведений не требуется. При изменении сведений о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) представление актуализированных сведений производится в день принятия соответствующего решения.

В случае организации режима работы, предусматривающего чередование дистанционного режима работы и выполнения трудовой функции на рабочем месте, а также сменного режима работы при представлении сведений, указываются все работники (исполнители по гражданско-правовым договорам), в отношении которых приняты соответствующие решения. При принятии указанных решений должно быть обеспечено одновременное нахождение на рабочем месте не более 70 процентов работников (исполнителей по гражданско-правовым договорам).

Какие сведения необходимо сообщать?

Необходимо предоставить сведения о количестве сотрудников, которые:

Сведения об организации, которые необходимо указать:

О сотрудниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы, понадобится предоставить расширенные сведения:

Эти сведения нужно внести в специальную форму.

Куда подать заполненную форму?

Для загрузки списка сотрудников, переведенных на удаленную работу, перейдите в личный кабинет юридического лица — раздел «Удаленная работа».

Посмотреть результат загрузки вы можете в этом же разделе.

Для передачи сведений у вас должен быть зарегистрирован личный кабинет юридического лица на портале, должна быть электронная цифровая подпись. Также для авторизации в личном кабинете юридического лица на mos.ru вы можете использовать учетную запись организации на портале gosuslugi.ru.

Индивидуальные предприниматели могут подать сведения без использования электронной подписи. Для этого:

Как передать полномочия для подачи сведений сотруднику без электронной подписи?

Руководитель организации или уполномоченный сотрудник с электронной подписью может предоставить возможность подачи сведений на mos.ru доверенным лицам — сотрудникам организации.

Обратите внимание: доверенным лицом может стать пользователь mos.ru, у которого в личном кабинете физического лица указан и проверен СНИЛС.

Чтобы добавить доверенное лицо, сотрудник с электронной подписью должен в личном кабинете ЮЛ/ИП на mos.ru в разделе «Доверенные лица» указать СНИЛС этого пользователя и предоставить ему «Полный доступ».

Чтобы подать сведения о сотрудниках организации, пользователю, назначенному доверенным лицом, нужно:

В какой срок нужно направить форму?

Сведения необходимо предоставлять еженедельно по понедельникам, начиная с 12 октября 2020 года.

В случае отсутствия изменений в представленных в соответствии сведениях о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) еженедельное представление таких сведений не требуется. При изменении сведений о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) представление актуализированных сведений производится в день принятия соответствующего решения.

Как вносить вид деятельности?

Требуется вносить код в соответствии со справочником ОКВЭД, в соответствии с данными из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

В организации или ИП есть один работник. Переводить ли его на дистанционный режим работы?

Если в организации или ИП есть только один работник, с которым заключен трудовой договор, или исполнитель по гражданско-правовому договору, для соблюдения требований указа Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68-УМ его требуется перевести на дистанционный режим работы.

Сведения по работнику необходимо предоставлять еженедельно по понедельникам, начиная с 12 октября 2020 года.

Что делать, если юридический адрес организации или ИП совпадает с домашним адресом проживания?

Требование указа Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68-УМ о переводе на дистанционный режим работы касается исключительно работников организаций и ИП.

Если предприниматель привлекает к своей деятельности работников или исполнителей по гражданско-правовому договору, и такая деятельность осуществляется в месте проживания предпринимателя — не менее 30% привлекаемых им лиц должны быть переведены на дистанционный режим работы и не осуществлять деятельность по этому адресу.

У меня сеть магазинов. Форму нужно заполнить на каждый магазин отдельно?

Если магазин работает как одно юридическое лицо, нужно заполнить одну форму.

Если магазины работают как разные юрлица, вам следует заполнить сведения по принципу «одно юрлицо — один файл».

Что будет, если организация не направит сведения?

Работодатели, осуществляющие деятельность на территории города Москвы, подлежат привлечению к ответственности, предусмотренной законодательством об административных правонарушениях, за нарушение требований указа Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68-УМ.

У меня остались вопросы. Куда обратиться?

Для вашего удобства на mos.ru составлены:

При возникновении дополнительных вопросов по представлению указанных сведений можно обратиться по телефону

Источник

Численность работников: списочная и среднесписочная

Количественная характеристика персонала на предприятии измеряется такими показателями, как списочная и среднесписочная численность работников. Каждый вид численности используется для различных целей. Например, с помощью среднесписочной численности можно определить квоту на прием на работу инвалидов. Но среднесписочную численность нельзя узнать без расчета списочной численности.

Правила расчета списочной и среднесписочной численности утверждены Приказом Росстата № 428 от 28.10.2013. Вместе с руководителем проекта Контур-Персонал Анастасией ЛОЖНИКОВОЙ рассмотрим более подробно, как выполнять расчеты в том и другом случае.

Как рассчитать списочную численность работников?

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

Списочная численность подсчитывается на определенную дату. В нее включаются целыми единицами как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Например, основной работник, находящийся в отпуске, командировке, отсутствующий в связи с болезнью или по другим причинам, включается в списочную численность как единица. Очень подробно правила включения в списочную численность перечислены в п. 79 приказа.

Если сотрудник работает в организации внутренним совместителем или занимает более одной ставки, в списочной численности он учитывается как один человек — по основной работе. Если сотрудник работает в организации внешним совместителем, то в списочной численности он не учитывается. Другие (более редкие) исключения из подсчета списочной численности перечислены в п. 80 приказа.

Обратите внимание, что численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников.

Порядок расчета среднесписочной численности работников

В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п. 81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1).

Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст. 93 ТК РФ), учитываются пропорционально отработанному времени. Но при этом если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (в соответствии со ст. 74 ТК РФ) или работнику сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается законодательством (например, инвалидам I и II группы, а также другим категориям работников в соответствии со ст. 92 ТК РФ), такие работники учитываются в среднесписочной численности по общему правилу.

Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:

Тип сотрудника

Учет в списочной численности

Учет в среднесписочной численности

Пример

Основной сотрудник с полным рабочим днем

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Сотрудник увольняется с 20 июня.

В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации).

В среднесписочную численность за июнь он включается как:

Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ)

x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню);

y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы

Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового.

Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная:

Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75.

Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна:

Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ)

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю.

В списочную численность на 30 июня он включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь он включается как:

Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ)

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников.

В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как:

Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам

Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком.

В списочную численность на 30 июня она включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь она включается как 0.

Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки.

В списочную численность на 30 июня он включается как 0.

В среднесписочную численность за июнь он включается как 0.

Учитывается только по основному месту работу

Учитывается только по основному месту работу

Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству.

В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера.

В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера.

Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.

Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник