В чем вы видите взаимосвязь предварительного текущего и заключительного контроля
ПР КОНТРОЛЬ. Организация контроля
Тема: «Организация контроля»
Задание 1. Постарайтесь максимально подробно ответить на следующие вопросы:
1. Для чего нужен контроль?
2. В чем вы видите взаимосвязь и взаимообусловленность предварительного, текущего и заключительного контроля?
3. Контроль за использованием каких ресурсов (человеческих, материальных, финансовых) имеет, по вашему мнению, приоритетное значение?
4. Каковы пути использования обратной связи (данных о полученных результатах) при контроле за использованием ресурсов на предприятии?
5. В чем вы видите роль информации в процессе совершенствования и повышения эффективности контроля?
Задание 2. Производственная ситуация
Исходные данные. Вы недавно работаете начальником цеха в крупной промышленной организации (на эту должность перешли из другой организации). Ещё не все знают вас в лицо. До обеденного перерыва два часа. Идя по коридору, вы видите трех рабочих (работников) вашего цеха, которые о чем-то оживленно беседуют и не обращают на вас внимание. Возвращаясь через 20 минут, видите ту же картину.
Постановка задачи. Как вы себя поведете? (Ответ поясните)
а) остановитесь, дадите понять рабочим, что вы новый начальник цеха. Вскользь заметите, что беседа их затянулась и пора браться за дело;
б) спросите, кто их непосредственный начальник, вызовите его к себе в кабинет;
в) сначала поинтересуетесь, о чем идет разговор, затем представитесь и спросите, нет ли у них каких-либо претензий к администрации. После этого предложите пройти в цех на рабочее место;
г) прежде всего представитесь, поинтересуетесь, как обстоят дела в их бригаде, как загружены работой, что мешает работать. Возьмете этих рабочих на заметку.
Ответ: Остановлюсь, дам понять рабочим (работникам), что я новый начальник цеха (отдела). Вскользь замечу, что беседа их затянулась и пора браться за дело.
— различие требований к контролю;
— межличностные взаимоотношения и т.д.
Огромное значение для достижения целей организации имеет использование функции мотивации. Готовность работника в полной мере реализовать в работе свой потенциал (профессиональные знания, лучшие деловые качества, способности) зависит от его трудовой мотивации. Трудовая мотивация персонала формируется в процессе работы в организации.
Контроль с позиции руководителя представляет собой четкую и продуманную систему мероприятий по проверке правильности исполнения указаний и распоряжений руководства. Это понятие включает в себя также наблюдение за неукоснительным выполнением работниками своих функциональных обязанностей. В организации, где значительную часть работы выполняют люди, а не машины и механизмы. Контроль прямым образом связан с понятием власти и административным регулированием деятельности
2. при текущем контроль используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения., Он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.
4. Обратная связь системы контроля обеспечивает изменения «входа» чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе», то есть руководитель, оценивая информацию обратной связи, вносит изменения, как в цели, так и в процесс функционирования производственной системы, чтобы в конечном итоге получить требуемый результат. Таким образом, система с эффективной обратной связью обеспечивает поддержание выходных характеристик на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Обратная связь в системе контроля дает возможность вовремя исправлять негативные результаты, либо усиливать действие позитивных результатов.
Организация системы внутреннего финансового контроля
Для организации внутреннего финансового контроля:
Какие формы и методы осуществления внутреннего финансового контроля выбрать
Выберите наиболее подходящие для вашего учреждения формы и методы контроля или их сочетание:
Осуществляйте его методом разрешения (согласования, санкционирования) операций. Его могут выполнять как сотрудники учреждения (как правило, руководители структурных подразделений) с соответствующими полномочиями, так и контрольное подразделение;
Осуществляйте его методом оперативного (ежедневного) мониторинга, анализа совершаемых фактов финансово-хозяйственной деятельности. Его могут проводить как уполномоченные сотрудники учреждения, так и контрольное подразделение;
Осуществляйте его методом проведения проверок (ревизий), обследований и инвентаризаций. Его может проводить контрольное подразделение (штатный ревизор), комиссия учреждения или привлеченные аудиторы (ревизоры).
Какие особенности и риски в деятельности учреждения проанализировать
Для организации внутреннего контроля в вашем учреждении проанализируйте:
Для этого изучите сведения о проверках контрольных органов, в том числе акты проверок, и проведенных инвентаризациях. Эти данные помогут выделить наиболее проблемные направления финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
Для этого изучите штатную и фактическую численности, возможность их оптимизации, загруженность сотрудников текущей работой, особенности учреждения, уровень профессионализма (квалификации) работников (стаж работы по специальности и в учреждении, наличие профильного образования по бухучету (аудиту, налогообложению)).
Формы и методы контроля выберите с учетом наиболее проблемных участков деятельности учреждения (с наивысшей степенью риска возникновения нарушений). Максимальная эффективность контроля достигается при полноценном применении всех форм контроля.
Какой способ организации внутреннего финансового контроля выбрать
Исходя из характеристик вашего учреждения, выбранных форм и методов контроля вам нужно определить наиболее подходящий способ (или их комбинацию) организации внутреннего контроля. Например:
Создание отдельного структурного подразделения для проведения внутреннего контроля
Создание отдельного подразделения (например, отдела внутреннего контроля (аудита)) — наиболее затратный способ, однако и самый эффективный.
Если у вашего учреждения большой объем закупок, имеете филиалы, осуществляете деятельность за счет различных источников финансирования, то риск допустить нарушения достаточно высок. В этом случае есть целесообразность создать отдельное структурное подразделение, несмотря на затраты, ведь это позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль. Если такое подразделение подчинить напрямую руководителю учреждения, то это поможет обеспечить независимость контроля.
Введение должности ревизора (аудитора)
Введение в штатную структуру учреждения должности ревизора (аудитора) — это оптимальный способ организации контроля для учреждений с небольшим объемом закупок, которые осуществляют деятельность за счет различных источников финансирования и имеют достаточно высокую степень риска допущения нарушений.
Позволяет осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль.
Формирование специальной комиссии
Вы можете создать комиссию по вопросам внутреннего контроля. Это наиболее экономичный и гибкий способ организации контроля. Вы можете менять состав и численность комиссии исходя из текущих задач. Это оптимальный способ для учреждений с небольшим объемом финансово-хозяйственной деятельности.
Позволяет осуществлять только последующий контроль.
Распределение функций по контролю между сотрудниками
Функции по осуществлению внутреннего контроля вы можете распределить между сотрудниками, если есть возможность оптимизировать их рабочее время. Например, вы можете нормировать время, которое отводит работник на выполнение своих основных обязанностей по занимаемой должности, а остаток времени перераспределить на цели проведения им процедур контроля. Этот способ экономичен, однако недостаточно эффективен из-за того, что не обеспечивает должный уровень функциональной и организационной независимости контроля.
Позволяет осуществлять только предварительный и текущий контроль.
Привлечение внешнего ревизора (аудитора, консультанта)
Привлечение квалифицированного ревизора (аудитора, консультанта) по договору гражданско-правового характера достаточно затратный способ, однако обеспечивает надлежащую независимость контроля и, как правило, высокое качество результатов мероприятий.
Но есть существенный минус: как правило, такой способ позволяет осуществлять только последующий контроль.
Комбинация нескольких способов
Вам может быть полезна комбинация нескольких способов организации контроля, если нет достаточных финансовых и трудовых ресурсов, но есть необходимость использования всех форм контроля. Например, вы можете сформировать специальную комиссию, а также распределить функции по контролю между сотрудниками. Такой способ поможет осуществлять предварительный и текущей контроль силами сотрудников, а последующий контроль — комиссией.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс Готовое решение: Как организовать внутренний финансовый контроль в учреждении (КонсультантПлюс, 2019)
Формы, виды и основные методы финансового контроля
Основные подходы к классификации видов, форм и методов финансового контроля
Финансовый контроль — это совокупность мероприятий компетентных экономических субъектов, которые связаны с проверкой и анализом элементов финансовой инфраструктуры, управления и отчетности в той или иной организации. Рассмотрим их сущность подробнее.
Форма финансового контроля — признак, отражающий способ осуществления тем или иным субъектом контроля своих действий. Современные российские эксперты выделяют 3 ключевые формы финансового контроля:
Вид финансового контроля — признак, позволяющий отнести соответствующие контрольные мероприятия к той или иной категории. Актуальные теоретические концепции предполагают классификацию видов финансового контроля по следующим базовым основаниям:
Таким образом, фактически соответствующие виды и формы финансового контроля можно рассматривать как сходные признаки. Применение данной аналогии прослеживается во многих публикациях российских экспертов.
Метод финансового контроля — это признак, отражающий специфику конкретного инструмента осуществления проверок, задействуемого субъектом финансового контроля. Выделяют 3 основные категории:
Изучим подробнее ключевые признаки финансового контроля — виды, формы и методы — в соотнесении с отмеченными основаниями для их классификации.
Формы финансового контроля: предварительный, текущий, последующий
Итак, есть 3 основные формы контрольной деятельности — предварительный, текущий, а также последующий финансовый контроль.
Предварительный контроль предполагает осуществление субъектом контрольных действий еще до того, как проверяемая организация реализует некие юридически значимые мероприятия. Например, расходование бюджетных средств по тем или иным статьям, если речь идет о государственной или муниципальной организации, либо инвестирование нераспределенной прибыли, если рассматривать деятельность коммерческих фирм.
Предварительный контроль предполагает проверку готовности соответствующих организаций к проведению финансового мероприятия. Проверяющий должен удостовериться в законности мероприятия, а также в том, что его проведение удовлетворяет интересам аффилированных лиц (инвесторов, вышестоящих менеджеров, государства, муниципалитета). Предварительный контроль позволяет выявить недоработки, допущенные организацией в части подготовки документов, необходимых для реализации того или иного мероприятия.
Текущий контроль предполагает проверку содержания финансовых мероприятий непосредственно в период их осуществления. Обычно подобные действия связаны с проверкой оправдательных документов, сопровождающих сделки, либо, например, мониторингом качества работы ответственных подразделений — бухгалтерии, финансовых отделов, склада, логистических служб, от которых зависит успешность решения задач, связанных с управлением финансами организации.
Последующий контроль — совокупность действий субъекта контроля, предполагающая проверку финансовых мероприятий, которые уже реализованы компанией. Он помогает выявить несоответствие результатов данных мероприятий закону, определить обоснованность тех или иных финансовых операций, сформировать рекомендации, направленные на улучшение реализации в будущем подобных мероприятий.
Классификация видов контроля по срокам
Изучим теперь сущность различных видов финансового контроля в рамках классификации, рассмотренной выше. Первое ее основание, которое мы исследуем, — сроки выполнения контроля. Таковые могут соответствовать оперативным, плановым, внеплановым проверкам.
Оперативные финансовые проверки отличаются, прежде всего, непродолжительностью, а также в достаточной мере высокой частотой проведения. Они могут осуществляться субъектом контроля раз в неделю либо ежемесячно.
Плановые проверки, в свою очередь, считаются более длительными. Проводятся они обычно не так часто — раз в год, полугодие, иногда — раз в несколько лет. Проверяемая организация, как правило, имеет достаточно времени, чтобы подготовиться к плановому финансовому контролю.
Оперативные и плановые проверки имеют общий признак — наличие графика осуществления субъектами финансового контроля проверок. Даже если проверки проводятся очень часто, например, еженедельно, то руководство фирмы, как правило, заранее знает конкретное время визита проверяющих, а также то, что они будут изучать.
В свою очередь внеплановые проверки могут осуществляться без предупреждения, проводиться вне привязки к какому-либо графику и с любой частотой. Информация о том, чем будут заниматься проверяющие, а также о том, какие документы они могут запрашивать, непосредственно до проведения внепланового контроля может быть закрыта для проверяемых организаций.
Классификация видов контроля по субъектам
Спектр возможных субъектов финансового контроля весьма широкий. Современные российские эксперты определяют следующие основные группы:
Изучим их специфику подробнее.
Субъекты финансового контроля: органы власти
Органы исполнительной власти, которые чаще всего становятся субъектами контроля, — это Минфин, Федеральная служба по финансовому мониторингу, ФНС, ФТС, государственные внебюджетные фонды, Федеральное казначейство, а также структуры, подчиняющиеся им по вертикали в регионах.
Можно отметить, что компетентное ведомство часто предопределяет конкретное наименование того или иного вида контроля. Например, ФНС проводит налоговый контроль, ФТС — таможенный.
Подробнее о налоговых проверках читайте в статье «Налоговая проверка — что это такое и каков порядок?».
Что касается органов законодательной власти, финансовый контроль чаще всего осуществляет Счетная палата, формируемая при участии обоих палат парламента РФ — Госдумы и Совета Федерации. В субъектах РФ также формируются счетные палаты — при участии региональных парламентов.
Субъекты финансового контроля: банки, аудиторы
Субъектом финансового контроля может быть как ЦБ, так и коммерческие кредитные учреждения. При этом вторые в аспекте проведения основных финансовых мероприятий подотчетны ЦБ.
Аудиторы могут быть внешними и внутренними (или ведомственными). Первые, как правило, осуществляют финансовый контроль на коммерческой основе, как услугу. При этом результаты подобных проверок обычно предоставляются для какого-либо внешнего субъекта, например, инвестора или банка.
Внутренний аудит — подвид внутрикорпоративного или ведомственного финансового контроля. Его результаты обычно используются в пределах конкретной организации. Чаще всего он реализуется внутренними службами компании. Но иногда фирмы обращаются и к внешним аудиторам, предоставляющим услуги в форме аутсорсинга.
Субъекты финансового контроля: вышестоящие структуры, общественники
Финансовый контроль может быть инициирован и проведен учреждением, которому подотчетна фирма или бюджетная организация, — холдингом, центральным офисом, главным управлением, центральным аппаратом и т. д.
Вполне возможно инициирование процедур финансового контроля общественными объединениями. При этом таковые могут являться как самостоятельными субъектами проверок (если в их составе есть компетентные сотрудники, способные проводить соответствующий контроль), так и направлять обращения в адрес иных субъектов контроля, работа которых каким-либо образом связана с организацией, на которую обратили внимание общественники.
Субъекты финансового контроля: внутрикорпоративные и внутриведомственные структуры
Работа внутрикорпоративных или внутриведомственных субъектов финансового контроля (ими могут быть службы и отделы финансового анализа или же структуры для проведения внутреннего аудита) характеризуется, как правило, существенно более узкой направленностью в сравнении с теми действиями, которые могут осуществлять структуры, рассмотренные выше.
Классификация видов контроля: направления проверок
Еще одно основание для классификации видов финансового контроля, которое выделяют российские исследователи — направление проверок. Оно представлено 3 основными категориями:
Что касается первого направления финансового контроля, проверяющие в данном случае чаще всего исследуют юридически значимые источники, на основании которых организация принимает те или иные решения по управлению капиталом.
В техническом аспекте может проверяться инфраструктура, задействуемая для реализации юридически значимых действий, например, тех, что связаны с подписанием банковских и иных документов с помощью ЭЦП. Данное направление проверок в ряде аспектов может быть связано с ревизионными мероприятиями, например, если требуется установить, соответствует ли ПО для электронных ключей требованиям законодательства.
Третье направление проверок предполагает изучение проверяющей структурой документов, имеющих отношение к бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности. Это могут быть первичные документы, унифицированные формы, бланки, внутрикорпоративные источники, выписки.
Методы финансового контроля: документальная проверка
Методы, относящиеся к рассматриваемой группе, предусматривают:
Методы финансового контроля: фактическая проверка
Методы финансового контроля, относящиеся к рассматриваемой группе, могут включать:
Что касается первого пункта — инфраструктура, которой располагает предприятие, может проверяться на предмет соответствия нормам СанПиНа, экологического законодательства, различных ГОСТов, внутрикорпоративным нормам.
Замеры и тесты могут помочь проверяющим при поиске недостатков выпускаемых предприятием товаров, с выявлением несоответствия помещений требованиям законов в части обеспечения безопасности труда, а если речь идет о внутренней проверке — выявлением слабых мест в организации производства.
Инвентаризация — дополняющий метод, предназначенный для выявления недостатков в комплектности тех или иных элементов. Как с точки зрения объективных потребностей бизнеса, так и в контексте соответствия заявленных в отчетности объемов производственных фондов фактическим.
Методы финансового контроля: проверка компетентности
Проверка системы компетенций предполагает работу главным образом в направлении кадрового менеджмента. Проверяющие, задействующие рассматриваемую группу методов, взаимодействуют с сотрудниками, отвечающими за управление финансами предприятия, и выясняют, насколько их уровень опыта и навыков позволяет решать поставленные задачи.
Данные методы финансового контроля могут быть представлены тестированием, интервьюированием, проведением фокус-групп, мониторингом производственных возможностей работников, проведением опросов, изучением личных карточек сотрудников, профилей в соцсетях, в ряде случаев — выходом на контакт с предыдущими работодателями или образовательными учреждениями, в которых учились работники фирмы.
Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный
Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Можно выделить три главных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.
Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Все системы с обратной связью:
2. Используют внешние ресурсы.
3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования.
4. Следят за значительными отклонениями от намеченных целей.
5. Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.
Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это \’потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми.
Правила контроля и виды: предварительный, текущий, заключительный
Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными правилами:
1. Контроль должен быть всеохватывающим, то есть охватывать основные сферы деятельности организации — внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней.
2. Система контроля должна иметь стратегическую направленность, заданную основными приоритетами развития организации.
3. Система контроля в организации должна быть гибкой, своевременно реагировать на изменения в структуре организации и системе управления организацией.
4. Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.
5. Эффективный контроль требует индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей без учета их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе.
6. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации. Чрезмерного контроля над людьми следует избегать, с другой стороны, и продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим о безразличном отношении руководства к людям и делам организации.
7. Контроль должен быть ориентирован на результаты, конечная цель контроля состоит в решении задач, стоящих перед организацией.
Виды контроля в менеджменте:
Предварительный контроль. Предварительный или входной контроль производится еще до фактического начала рабочего процесса. Целью данного действия является обеспечить все необходимые условия для бесперебойного функционирования предприятия, то есть определить, готовы ли персонал, система управления, производственная сфера компании к началу работ. Если смотреть с точки зрения управления персоналом, то этот вид контроля в менеджменте позволяет ответить на вопрос, можно ли с помощью данного штата сотрудников решить поставленные перед организацией задачи.
Предварительный контроль в большей части ложится на плечи представителей кадровой службы, которым с помощью тестов и собеседований предстоит определить профессиональную пригодность сотрудников предприятия. Нужно также получить ответ на вопрос, знает ли персонал свои обязанности, права, понимает ли глобальные цели, стоящие перед организацией.
Еще одна составляющая предварительного этапа контроля в менеджменте – оценка финансовых и материальных ресурсов компании. Главные средства оценки финансовой сферы – такие документы, как бюджет или смета организации, а материальные возможности определяются проверкой состояния складских помещений, наличием сырья, гарантированностью поставок.
Текущий контроль. Следующая форма контроля в менеджменте – текущая оценка, которая проводится непосредственно в процессе хозяйственной деятельности компании. Основное предназначение данной процедуры – усовершенствовать производственный процесс и максимально скорректировать его для скорейшего достижения поставленной цели. На данном этапе необходимо выявить все отклонения от заданных рабочих параметров и устранить их. Есть две формы текущего контроля в менеджменте – стратегическая и оперативная. Оперативный контроль проводится в то же время, когда происходит выполнение основной работы, здесь происходит оценка распределения времени, соблюдения последовательности производственных операций, качества труда персонала. Что касается стратегической составляющей, она показывает эффективность использования ресурсов предприятия в рамках достижения глобальной цели. Выясняется, происходит ли во всех подразделениях внедрение новых методов работы, ведется ли поиск более совершенных технологий и т.д.
Заключительный контроль. Третий вид контроля в менеджменте – заключительный, который производится после окончания производственного процесса. Происходит подведение итогов, изучается поведение руководителя и анализируются результаты работы, чтобы скорректировать планы организации на будущее.
Дата добавления: 2018-06-01 ; просмотров: 3524 ; Мы поможем в написании вашей работы!