В чем выражается коммуникативная функция документа

Свойства, признаки и функции документа

В чем выражается коммуникативная функция документа. dark fb.4725bc4eebdb65ca23e89e212ea8a0ea. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark fb.4725bc4eebdb65ca23e89e212ea8a0ea. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark fb.4725bc4eebdb65ca23e89e212ea8a0ea. В чем выражается коммуникативная функция документа. dark vk.71a586ff1b2903f7f61b0a284beb079f. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark vk.71a586ff1b2903f7f61b0a284beb079f. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark vk.71a586ff1b2903f7f61b0a284beb079f. В чем выражается коммуникативная функция документа. dark twitter.51e15b08a51bdf794f88684782916cc0. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark twitter.51e15b08a51bdf794f88684782916cc0. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark twitter.51e15b08a51bdf794f88684782916cc0. В чем выражается коммуникативная функция документа. dark odnoklas.810a90026299a2be30475bf15c20af5b. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark odnoklas.810a90026299a2be30475bf15c20af5b. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark odnoklas.810a90026299a2be30475bf15c20af5b.

В чем выражается коммуникативная функция документа. caret left.c509a6ae019403bf80f96bff00cd87cd. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-caret left.c509a6ae019403bf80f96bff00cd87cd. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка caret left.c509a6ae019403bf80f96bff00cd87cd.

В чем выражается коммуникативная функция документа. caret right.6696d877b5de329b9afe170140b9f935. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-caret right.6696d877b5de329b9afe170140b9f935. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка caret right.6696d877b5de329b9afe170140b9f935.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

В чем выражается коммуникативная функция документа. 640 1. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-640 1. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка 640 1.

К отличительным признакам документа относятся:

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Знание функций документа позволяет:

определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;

разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Источник

NT1301: Документационное обеспечение управления

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Источник

Функции документов

В чем выражается коммуникативная функция документа. dark fb.4725bc4eebdb65ca23e89e212ea8a0ea. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark fb.4725bc4eebdb65ca23e89e212ea8a0ea. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark fb.4725bc4eebdb65ca23e89e212ea8a0ea. В чем выражается коммуникативная функция документа. dark vk.71a586ff1b2903f7f61b0a284beb079f. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark vk.71a586ff1b2903f7f61b0a284beb079f. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark vk.71a586ff1b2903f7f61b0a284beb079f. В чем выражается коммуникативная функция документа. dark twitter.51e15b08a51bdf794f88684782916cc0. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark twitter.51e15b08a51bdf794f88684782916cc0. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark twitter.51e15b08a51bdf794f88684782916cc0. В чем выражается коммуникативная функция документа. dark odnoklas.810a90026299a2be30475bf15c20af5b. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-dark odnoklas.810a90026299a2be30475bf15c20af5b. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка dark odnoklas.810a90026299a2be30475bf15c20af5b.

В чем выражается коммуникативная функция документа. caret left.c509a6ae019403bf80f96bff00cd87cd. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-caret left.c509a6ae019403bf80f96bff00cd87cd. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка caret left.c509a6ae019403bf80f96bff00cd87cd.

В чем выражается коммуникативная функция документа. caret right.6696d877b5de329b9afe170140b9f935. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-caret right.6696d877b5de329b9afe170140b9f935. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка caret right.6696d877b5de329b9afe170140b9f935.

В чем выражается коммуникативная функция документа. image001. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-image001. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка image001.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1) ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

В чем выражается коммуникативная функция документа. 640 1. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-640 1. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка 640 1.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.

Источник

В чем заключаются функции документа

Что такое документ?

Документ— материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле документ — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы. Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией. Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы различают:

· организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

· распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

· информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

· учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт и т. п.);

· нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы.

2. По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

3. По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

4. По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

5. По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

6. По месту издания — внутренние, внешние;

7. По направлению отправки — входящие, исходящие;

8. По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

9. По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

10. По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

· Функции, обеспечивающие процесс управления;

· Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

· Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;

· Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией;

· Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

· Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;

· Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;

· Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;

· Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;

· Историческая — документ является историческим источником.

Каковы основные признаки и свойства документа.

К общим функциям документа относятся:

информационная, социальная, коммуникативная, культурная.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), т. е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной отрасли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный документ сравнить с другими группами однотипных документов, которые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во времени и пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функциядокумента тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты Советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т. е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, Е-mаll (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

К специальным функциям документа относятся: управленческая, правовая, учетная, культурная и функция исторического источника.

В управленческой функциидокумент выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функциидокумент выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

В чем заключаются функции документа

Как правило, ученые выделяют классические функции, выполняемые документами всех видов и типов. Данные назначения показывают общую цель, ради реализации которой представленная в статье категория была выведена.

Информационная функция документа является ключевой. Именно она обуславливает потребность существования категории для хранения, передачи и воспроизведения разной по своему типу информации. Главной функцией документа считается его возможность сохранять, нести и передавать информацию. В наш современный век информация стала товаром и в роли носителя выступает именно документ. Организация работы с информационными документами и с информацией прописана в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Социальная функция документа подчеркивает его исключительную важность для общества. Иными словами, категория не только координирует социальные отношения, но еще и порождает новые. Таким образом, документ занимает важное место в обществе и государственной деятельности. К ней можно отнести документы отображающие социальную среду в которой он создается – конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношений в государстве, законодательные акты, уставы, положения, инструкции правила, договоры регулирующие взаимоотношения и т.д.

Коммуникативная функция свидетельствует о том, что документ является своеобразным примером людского взаимодействия. С его помощью происходит ускоренный обмен информацией любого типа

Культурная функция является одной из важнейших функций документа. Любой документ можно рассматривать как культурный феномен, в той или иной степени отражающий морально-нравственный, языковой, научно-технический уровень состояния общества. Документ осуществляет не только закрепление, но и передачу от поколения к поколению определенных знаний, культурных ценностей и традиций, нравственных норм принятых в обществе.

Дата добавления: 2018-04-04 ; просмотров: 1722 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Функции документа: главная, информационная, коммуникативная

Понятие документа, признаки и функции документа. Документ как элемент организации и учета. Изменение роли документа в социальной и информационной среде. Сокращение удельного веса функций оперативного характера и возрастание функции исторического источника

РубрикаБухгалтерский учет и аудит
Видреферат
Языкрусский
Дата добавления27.12.2014
Размер файла24,2 K

В чем выражается коммуникативная функция документа. ba. В чем выражается коммуникативная функция документа фото. В чем выражается коммуникативная функция документа-ba. картинка В чем выражается коммуникативная функция документа. картинка ba.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Учебная дисциплина «Основы делопроизводства и документооборота»

На тему: Функции документа: главная, информационная, коммуникативная

Работу выполнила студентка

4 курса ЗФО Гасанова Диллан Юнисовна

Направление подготовки 081100

1. Понятие и признаки документа

2. Функции документа

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Целью данной работы является анализ функций документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

Дать определение понятию документ.

Определить признаки и функции документа.

1.Понятие и признаки документа

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства.

Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

Подлинность документа. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Рис 1. Функции документа

Общекультурная мемориальная (памятниковая)

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. источник документооборот информация

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.) Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Знание функций документа позволяет:

определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;

осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);

определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т.п.;

разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Итак, в данной работе были рассмотрены общие вопросы, касающиеся документа его признаков и функций.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, в связи с этим оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Что касается функций документов, то естественно, с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счете, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Пляшкевич Е.А. Основы общей теории документа.

2. Кушнеренко Н.Н. Документоведение.

3. Ларин М.В. Развитие понятия «документ».

4. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами».

5. Зиновьева Н.Б. Документоведение.

6. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития

Размещено на Allbest

Подобные документы

Целевое назначение, присущее документу. Информационная емкость документа. Информационная, социальная, коммуникативная, управленческая, культурная, историческая и правовая функции документа. Качественная и количественная характеристика информации.

презентация [640,5 K], добавлен 24.09.2013

Характеристика документа как системного объекта. Его свойства, признаки и функции. Общая характеристика, его внутренняя и внешняя структура. Виды социальной информации и фасетно-блочная схема классификациии документов. Его информационная составляющая.

курсовая работа [56,6 K], добавлен 26.02.2009

Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.

курсовая работа [32,5 K], добавлен 24.02.2014

курсовая работа [208,8 K], добавлен 20.06.2010

Понятие документа с информационной и юридической точки зрения, его характеристика и основные признаки. Классификация документов, их разновидности и отличительные черты, основные функции, история их зарождения и развития в обществе, правила оформления.

курсовая работа [905,2 K], добавлен 25.01.2010

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *