В чем взаимосвязь понятий информация и документ
Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.
Слово документ происходит от латинского документо, что означает свидетельство, доказательство. С древности и до 19 оно употреблялось именно в этом значении и в основ ном использовалось в юриспруденции и дипломатии.
Зафиксировав информацию на носителе, документ обеспечивает ее хранение и накопление, передачу другому лицу, многократное использование, возвращение к инфо во времени. Документация используется в аппарате управления в качестве способа и средства реализации
возложенных на него функций, является средством укрепления законности и контроля.
Термин документ не однозначен. До 19 века употреблялось в основном юристами и дипломатами в значении письменное свидетельство. С начала 20 века бельгиец Поль Отле использовал понятие документ как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию:
медали, ноты, даже скульптуру,
живопись и архитектуру. т.е. любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
Сейчас понятие документ в обдасти делопроизводства и архивного дела употребляется в следующих значениях:
Гост 15914-98 – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать
Гост рисо 15489-1-2007 – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическими лицами в качестве доказательства в подтверждение правовых обязательств или деловой деятельности.
В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения, перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.
В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т. д.
Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Напр., вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.
Понятие о документе. Связь между понятиями «документ» и «информация»
Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.
Официальная формулировка в законодательстве России:
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения
— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов [1]
Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.
В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);
е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.
Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.
Связь информации и документа. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ
Понятия «информация» и «документ»
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.
Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.
Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.
С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).
Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.
Признаки документа
С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам
1)По способу изготовления документы
· Фоно, аудио, акустические документы
2)По ценности содержания
3)По назначению
· Документы для фиксации событий (протокол)
· Документы для передачи информации (письма)
· Документы для выполнения основных задач
4)По стадиям создания
5)По срокам хранения
· Документы постоянного бессрочного срока хранения
· Документы длительного срока хранения
· Документы временного срока хранения до 10 лет
6)По степени гласности
7)По юридической силе
· Документы подлинные (действующие и недействующие)
8)По способу изложения материала
9)По роду деятельности
· УС банковской документации
· УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации
· УС отчетно-статистической документации
· УС документации по труду
· УС внешнеторговой документации
· УС пенсионного фонда РФ
10)По форме
11)По происхождению
12)По срокам изготовления
13)По месту составления
Функции документа
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
б.Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.
в.Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
а.В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
б.Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)
а.Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
б.Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
ПОНЯТИЯ «СПОСОБ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СРЕДСТВО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ», «СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ». ТРАДИЦИОННЫЕ СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ. РАЗВИТИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Документирование— это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.
В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.
По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.
Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.
Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования, которые подразделяют:
ü на простые (карандаш, ручка);
ü механические (пишущие машины);
ü электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);
ü электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).
В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.
Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Связь информации и документа.
Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Связь информации и документа.
Ответ:Определение понятию «информация» дано в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006г.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и явлениях независимо от формы их представления.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документы несут в себе ряд функций, основные из которых:
Традиционно под словом документ подразумевают текст или изображение на бумаге. Однако это понятие более широкое и включает также кинофотофоновидеодокументы. В офисной практике чаще всего используют документы: рукописные, печатные (на бумажном носителе), электронные (на электронном носителе). Возник документ не только для того, чтобы зафиксировать информацию, но и придать ей юридическое значение. Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово документ и означает доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть: правильно оформлен, не противоречить по содержанию действующему законодательству, быть изданным организацией, которая имеет на это право (компетенцию). Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности используется. Документ может быть носителем информации (в сфере информационных технологий); средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении); способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).
Вопрос: Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец».
Ответ:Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Один реквизит является составной частью формуляра документа. Структура текста также входит в состав формуляра. Схема построения отдельно взятого документа называется индивидуальным формуляром (приказ, протокол, справка).
Типовой формуляр – набор реквизитов, характерный для разновидностей одного и того же документа (служебные письма: запросы, ответы, предложения и др.)
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основным реквизитам.
В зависимости от способа документирования формуляры, полученные различными способами, определяются ГОСТами (текстовое документирование) и ОСТами (техническое документирование.
Понятие «информация» и «документ». Их развитие. Связь информации и документа.
Ответ:Определение понятию «информация» дано в ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006г.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и явлениях независимо от формы их представления.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документы несут в себе ряд функций, основные из которых:
Традиционно под словом документ подразумевают текст или изображение на бумаге. Однако это понятие более широкое и включает также кинофотофоновидеодокументы. В офисной практике чаще всего используют документы: рукописные, печатные (на бумажном носителе), электронные (на электронном носителе). Возник документ не только для того, чтобы зафиксировать информацию, но и придать ей юридическое значение. Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово документ и означает доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть: правильно оформлен, не противоречить по содержанию действующему законодательству, быть изданным организацией, которая имеет на это право (компетенцию). Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности используется. Документ может быть носителем информации (в сфере информационных технологий); средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении); способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).