Архивирование документов это что
Особенности архивирования документов в организации
Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.
Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.
Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ
Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).
Архив организации
Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.
В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:
Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.
Архивируют документы поэтапно:
Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:
«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.
Архивирование без архива
Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.
Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).
Прежде всего, рекомендуем изучить:
В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.
Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:
На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.
Нужно ли привлекать специалистов со стороны
Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:
Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.
Порядок архивации документов
Основные этапы архивирования документов
Для работы любой компании важен процесс сохранения документации. Он заключается в правильном хранении документов, которые должным образом систематизированы, описаны и учтены. Для этого необходимо регулярно проводить архивирование документов и списание документов с истекшими сроками хранения.
В свою очередь порядок архивации документов подразумевает:
Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки.
Для того чтобы разделить документы по срокам хранения и видам, необходимо тщательно изучить Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, желательно так же составить номенклатуру дел организации.
Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы:
Хранение документации долговременного и постоянного сроков подразумевает обязательный архивный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, и систематизированное размещение на стеллажах. Так же необходимо обеспечить полную безопасность архивному помещению, в котором хранится документация.
Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью.
Архивация документов
 | Заказать |
Архивация документов- это комплекс услуг, направленных на повышение эффективности работы с документами.
Аудит документов-бесплатная услуга по оценке состояния архива в организации. В результате аудита вы получите:
Экспертиза ценности документов- процесс изучения документов на основании критериев их ценности для выяснения длительности хранения и отбора для дальнейшего хранения в организации, утилизации или передачи на государственное хранение.
Необходимость такой экспертизы возникает в следующих случаях:
На практике эта услуга представляет собой систематизацию документов по видам, срокам хранения, группам, годам, переплет документов, нумерацию листов, составление описей и др. Так же при систематизации, документы расставляются на стеллажи либо упаковываются в короба, составляются описи документов, корешки папок приводятся к единообразию.
Особенности архивной обработки в Компании Архивариусъ:
Варианты хранения документов:
Внеофисное (депозитарное хранение) позволит сократить расходы на аренду офисных площадей, оптимизирует работу с документами и обеспечит их максимальную сохранность.
Подробная информация о данной услуге представлена на странице Хранение документов
Подробная информация о данной услуге представлена на странице Передача документов на хранение в связи с ликвидацией или банкротством
Бесплатно (при вызове менеджера)
Проведение экспертизы ценности документов, списание документов с истекшими сроками хранения)
Архивная обработка документов долговременного срока хранения и документов по личному составу
Архивная обработка документов временного хранения
Внеофисное хранение документов
Согласно российскому законодательству в области архивного дела, документы предприятий хранятся на протяжении от 1-10 лет (первичные бухгалтерские документы) до 75 лет (отдельные виды кадровых документов). Также в организациях присутствуют документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего срока ее существования. Архивация и уничтожение документов производятся в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Несоблюдение правил в ряде случаев приводит к административным, гражданско-правовым или уголовным мерам наказания.
Этапы архивации документов
Аудит документов
Бесплатная услуга по анализу состояния документов в организации, оценка объема документации, выявление потребностей Заказчика с целью повышения эффективности работы
Экспертиза ценности документов
Все начинается с анализа (экспертизы ценности) документов. Услуга включает оценку содержания документов и их особенностей, а также изучение номенклатуры дел организации при ее наличии. Документы с истекшим сроком хранения, копии, дублирующие экземпляры, и черновики подлежат изъятию и уничтожению, а оригиналы оформляются для дальнейшего хранения. По результатам экспертизы составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.
Архивная обработка документов
Услуга направлена на повышение эффективности работы с документами. Включает в себя: систематизацию документов постоянного и временного срока хранения, а так же документов по личному составу, подготовку документов к переплету и сдаче на хранение, составление и внедрение номенклатуры дел, автоматизацию процессов учета и перемещения документов, создание «эффективного» архива в организации.
Хранение документов
Компания «Архивариус» имеет большой опыт в передаче документов на государственное хранение, что позволяет быстро, качественно осуществить передачу документов на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Архивация документов. Процесс обработки документов.
Наличие ответственного лица соответствующей квалификации, контролирующего процесс (это может быть как сотрудник компании, так и приглашенный специалист — архивариус).
Приглашение сторонних экспертов по архивированию документов, как правило, оказывается более выгодным. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание сотрудников в штате. В этом случае не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу. Кроме того, профессиональная услуга по обработке архива защищает от риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.
Архивная обработка и хранение документации в соответствии с нормами законодательства РФ – задача каждой компании. К сожалению, не всегда есть возможность выделить достаточно просторное и советующее помещение для хранения большого количества бумаг, да и увеличение штата сотрудников для обеспечения контроля за соблюдением правильности хранения дел, может быть затратным.
Оптимальным решением для создания архивных дел станет выбор в пользу сторонней организации, обеспечивающей весь спектр работ по классификации, экспертной оценке и хранению документов, а также их уничтожение в случае необходимости.
Порядок оформления и составление архивных данных строго определен регламентом.
У нас квалифицированные сотрудники, выполняющие весь комплекс работ обработки архивных дел, с составлением и формированием описи на все виды документов, включая все виды бухгалтерских и кадровых бумаг. Порядок оформления и техническая сторона исполнения гарантирует конфиденциальность, безопасность и правильность. Перечень наших работ довольно обширен, для консультации можно обратиться онлайн или в телефонном режиме к менеджеру.
Грамотно и своевременно составленные описи, акт об уничтожении документации с истекшим сроком, архивация договора, а также ручная и электронная обработка архивных файлов даст возможность упорядочить работу в офисе, получать доступ к необходимым документам в удобном формате.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
 |
Самое сложное в архивной обработке — найти профессионалов. Убедитесь в компетентности наших сотрудников! Выезд консультанта бесплатен. Особые условия, акции и цены уточняйте у менеджеров.
Как правильно хранить документы
Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.
Леонид Яковлев
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции |
Книга учета доходов и расходов
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы о ликвидации компании
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени |
Авансовые отчеты
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Личные дела сотрудников
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП |
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
30 000 ₽ — более одного налогового периода
20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года
От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Главное
Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.
Сейчас читают
Как оплачиваются новогодние каникулы в 2022 году
Если в один из праздничных дней нужно вызвать сотрудника на работу, скорее всего, придется заплатить за этот день вдвое больше обычного. Но есть нюансы
Что такое автоматизация бизнес-процессов и чем она помогает бизнесу
Автоматизация поможет работать эффективнее и быстрее не только большому заводу, но и микробизнесу. В статье разбираем, кому и когда может помочь автоматизация бизнес-процессов
Зарплатный проект: что это и зачем нужен
С помощью зарплатного проекта ИП и компании могут сэкономить на комиссии банку и автоматизировать выплату зарплаты работникам
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания