Аудитором установлено что организация компенсировала своим работникам расходы по приобретению

Путеводитель по кадровым вопросам. Обязанности работодателя при эпидемиях

Что касается учета расходов организаций на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия у работников новой коронавирусной инфекции, сообщаем, что согласно пункту 2 статьи 252 Кодекса расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

Подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены, в частности, расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Статьей 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

При этом соблюдение санитарных правил является обязательным для граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (пункт 3 статьи 39 Федерального закона N 52-ФЗ).

Таким образом, расходы организаций на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия у работников новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), а также иммунитета к ней, направленные на выполнение требований действующего законодательства Российской Федерации в части обеспечения нормальных (безопасных) условий труда работников, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Кодекса.

Считаем, что в данной ситуации, возможно возместить расход на анализ на Ковид по служебной записке, если денежные средства не выдавались в подотчет на данные затраты.

Не забудьте прописать возмещение на анализ на Ковид в ЛНА.

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в мае 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Источник

Путевка сотруднику за счет компании

Путевка: туристическая или санаторно-курортная

Любая компания, если пожелает, вправе взять на себя расходы по организации отдыха сотрудников: приобрести путевку или компенсировать стоимость купленной самостоятельно путевки. Это может быть как разовая акция (конкретному сотруднику по какой-то определенной причине, например, в связи с пошатнувшимся здоровьем), так и оплата путевок на регулярной основе (всем или определенным категориям работников). В последнем случае порядок и условия выдачи путевок или компенсация их стоимости следует прописать в трудовом или коллективном договоре (ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ). При этом от работников необходимо получать соответствующие заявления.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Любая компания вправе оплатить отдых сотрудникам: приобрести путевку или компенсировать стоимость купленной ими самостоятельно путевки.

2. Стоимость туристической путевки никто компаниям компенсировать не будет.

3. Стоимость санаторно-курортных путевок можно попробовать компенсировать за счет ФСС или бюджета.

4. Учесть расходы на путевки работникам при налогообложении прибыли нельзя.

5. Со стоимости санаторно-курортной путевки НДФЛ не удерживается, если санаторий находится на территории России.

6. При оплате или компенсации туристической путевки нужно удержать НДФЛ из доходов сотрудника.

7. Вопрос с начислением страховых взносов на стоимость предоставленных работникам (или компенсированных им) путевок решается неоднозначно. Организациям, оплачивающим своим работникам путевки, нужно решать, будут они рисковать или нет.

Чтобы понять, можно ли компенсировать понесенные затраты за счет ФСС или бюджета, необходимо разделять, туристическая это путевка или санаторно-курортная.

Имейте ввиду, что стоимость туристической путевки никто компаниям компенсировать не будет. То есть бремя расходов работодатель, решивший оплатить путевку, берет только на себя. А вот с санаторно-курортными путевками такая возможность, хотя далеко не всем, но предоставляется. Кому именно?

Во-первых, те компании, чьи работники трудятся на «вредном» производстве, часть стоимости путевки могут попробовать компенсировать за счет ФСС России (пп. «д» п. 3 Правил, утв. приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н).

Можно ли отнести стоимость путевок на расходы

На практике в большинстве случаев работодатель, решивший поощрить своих сотрудников путевками, оплачивает их за счет собственных средств.

Сразу же возникает вопрос: можно ли учесть произведенные расходы при налогообложении прибыли? Нет, нельзя. Дело в том, что в перечне расходов, которые не учитываются при налогообложении прибыли, приведены расходы на оплату путевок на лечение или отдых, произведенные в пользу работников (п. 29 ст. 270 НК РФ). И даже наличие в трудовом или коллективном договоре условия о предоставлении работникам возможности «отдохнуть за счет работодателя» ситуацию не изменит.

То же самое касается и компаний, применяющих УСН. Перечень расходов «упрощенца», который применяет объект налогообложения «доходы минус расходы» приведен в п.1 ст.346.16 НК РФ и является исчерпывающим. Такого вида расходов, как затраты на приобретение путевок для работников или компенсация их стоимости, в нем нет.

Внимание! С 2019 года ситуация изменится. В НК РФ появится норма, которая позволит компаниям относить на расходы полностью или частично сумму затрат, связанных с оплатой (компенсацией) путевок для сотрудников и членов их семей по отдыху «внутри России». Причем такая возможность коснется не только оздоровительных путевок, но и туристических (в которых, кстати, могут быть предусмотрены не только расходы на проезд, проживание, питание, но и экскурсионные услуги). Примечательно, что к членам семьи работника, которому оплачивается путевка, могут быть отнесены даже его родители, а не только супруг (супруга) и дети (в т.ч. усыновленные и подопечные).

Удерживать ли НДФЛ со стоимости путевок

Стоимость санаторно-курортной путевки, приобретенной работодателем для своих работников и (или) членов из семей относится к доходам, не подлежащим налогообложению (п. 9 ст. 219 НК РФ). Но при одном условии: санаторно-курортная и оздоровительная организация, куда поедет «оздоравливаться» работник и его семья, должна располагаться на территории России. Причем такими организациями могут выступать не только санатории и профилактории, но и базы отдыха, пансионаты, а также оздоровительные или спортивные детские лагеря.

При оплате или компенсации туристической путевки работодателю придется удержать НДФЛ из доходов сотрудника. Освобождение от налогообложения не распространяется на турпутевки.

Таким образом, санаторно-курортные путевки для работников и членов их семей, а также путевки в летние лагеря детям сотрудников не должны облагаться НДФЛ. Причем это касается не только приобретения путевки самим работодателем, но и компенсации стоимости путевки, которую приобрел работник самостоятельно.

Какие документы нужны для подтверждения обоснованности освобождения от НДФЛ сумм оплаты (компенсации) стоимости путевок? Ответ на этот вопрос приведен в письме Минфина России № 03-04-06/46990 от 19.09.2014г. Там сказано, что такими документами являются:

Страховые взносы на стоимость путевок

Вопрос с начислением страховых взносов на стоимость предоставленных работникам (или компенсированных им) путевок решается неоднозначно. Такие «выплаты» не предусмотрены в закрытом перечне выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

По этой причине чиновники полагают, что стоимость путевок, оплаченная или компенсированная работникам, должна облагаться страховыми взносами. Причем независимо от источников финансирования оплаты путевок (т.е. даже в отношении путевок, финансируемых за счет ФСС России для работников, занятых на «вредных» работах). Такая позиция приводится, например, в письмах ФНС от 30.10.2017г. № ГД-4-11/22062@, Минфина РФ от 12.04.2018г. № 03-15-06/24316.

Но назвать эту позицию бесспорной нельзя. Ведь что является объектом обложения страховыми взносами? В частности, выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Путевка оплачивается работнику не за какие-нибудь «трудовые заслуги», поэтому соответствующие расходы работодателя нельзя считать элементом оплаты труда работников. Именно этот аргумент помогает организациям отстаивать в суде отсутствие обязанности по начислению страховых взносов (см. определения Верховного суда РФ № 303-КГ15-20158 от 19.02.2016г., № 309-КГ17-15716 от 03.11.2017г.).

Поэтому организациям, оплачивающим своим работникам путевки, нужно решать, будут они рисковать или нет. Безопаснее, конечно, включить стоимость оплаченных или компенсируемых путевок с базу для расчета страховых взносов.

Что касается путевок, приобретаемых для членов семьи сотрудников, то в отношении них ситуация благоприятнее. Поскольку с членами семьи работников у организации отсутствуют трудовые отношения, то стоимость путевок не должна облагаться страховыми взносами (письма Минфина России № 03-04-05/84723 от 19.12.2017г., № 03-04-06/48824 от 01.08.2017г., Минтруда России № 03-15-06/24316 от 12.04.2018г.).

Но стоимость путевок не облагается взносами при условии, если компания оплачивает их напрямую санаторию, другой оздоровительной организации или детскому лагерю (если путевка приобретается для ребенка). Если же компания компенсирует работнику стоимость путевки, приобретенной им самим на своего ребенка, например, в детский летний лагерь, то такую сумму проверяющие, вероятнее всего, признают «трудовой» выплатой. И доказывать обратное организации придется уже в суде.

Источник

Компенсируем с умом: «набор» из 5 спорных вопросов

Автор: Наталья Нагорнова, главный редактор «Блога о налогах Турова Владимира»

Как, компенсируя сотруднику затраты, связанные с работой, не попасть на доначисления? Ведь, известно, что большинство компенсационных выплат не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А раз такие возмещения освобождены от зарплатных налогов, то придется аргументировать «Что? Как? Зачем? Почему?» В этих вопросах запутались не только налогоплательщики, но и чиновники из ПФР, ФСС, Минфина и налоговики. То надо начислять страховые и НДФЛ, то не надо… Полная неразбериха и перемена настроений. Итак, 5 спорных моментов на тему «И да, и нет», и понимай, как знаешь…

Спор №1: важен/не важен коллективный договор?

Чем больше бумажек, тем лучше, но иногда заморачиваться лишний раз не хочется. Ведь все и так расписано в пачке документов. Если все условия и виды компенсационных выплат утверждены приказом генерального директора (или другого единоличного исполнительного органа), соответствующие изменения внесены в трудовые договоры, локальные нормативные акты, соглашения, а все сотрудники ознакомлены. Разработаны необходимые табеля, бланки отчетов и т.д. Есть ли смысл «нагружать» документооборот еще и коллективным договором?

Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Коллективный договор – это правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключается работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 2 Рекомендации №91 Международной организации труда «О коллективных договорах» от 29.06.1951 г. под коллективным договором понимается всякое письменное соглашение относительно условий труда и найма, заключаемое, с одной стороны, между предпринимателем, группой предпринимателей или одной или несколькими организациями предпринимателей и, с другой стороны, одной или несколькими представительными организациями трудящихся, при их отсутствии – представителями самих трудящихся, надлежащим образом избранными и уполномоченными, согласно законодательству страны.

Коллективный договор не является обязательным документом для организации

Согласно ст. 27 ТК РФ заключение такого договора является одной из форм социального партнерства, которое подразумевает добровольность принятия сторонами на себя обязательств (ст. 24 ТК РФ). Следовательно, никакая третья сторона не может обязать работников и работодателей заключить коллективный договор, а также привлечь к ответственности за его отсутствие. Необходимо также учитывать, что заключение данного договора возможно при наличии инициативы работников или работодателя.

Порядок и размеры выплаты компенсации за вахтовый метод работы закрепляются в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, а также в трудовом договоре (ч.4 ст. 302 ТК РФ).

В данной статье ТК не говорится о том, что в организации должны быть все перечисленные акты (кол договор, соглашение) и профсоюзная организация (она так же, как и коллективный договор, является добровольной).

Постановление АС Волго-Вятского округа от 22.05.2015 №Ф01-1662/2015 по делу №А31-7662/2014 становится на сторону инспекции на основании того, что отношения с физическими лицами не содержали признаков трудового договора и именно на этом основании компенсации не признаются таковыми.

Письмо Минфина России от 05.07.2013г. № 03-04-06/25956 говорит о том, что, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Постановление ФАС ЦО от 25.07.2013г. № А36-2844/2012, Ф10-2154/2013 суд встал на сторону налогоплательщика, т.к. решение о выплате компенсаций было закреплено и положением, и коллективным договором и трудовыми договорами с сотрудниками.

Проанализировав массу судебной практики, в т.ч. и отрицательной, я пришла к выводу, что наличие коллективного договора не является обязательным требованием и служит основанием для отказа в признании компенсационных выплат за вахтовый метод работы таковыми.

Спор №2: нужны/не нужны подтверждающие документы?

Взять, например, компенсации по найму жилья для сотрудников. Чиновники считают, что раз нет подтверждающих документов, значит надо начислять страховые: Письмо ПФР от № НП-30-26/9660 и Письмо ФСС №17-03-10/08-2786П от 29.07.2014 г. Какую позицию выберет ФНС в этом вопросе, пока неизвестно…

А суды не видят проблем в непредставлении подтверждающих документов, конечно же, если размеры компенсационных выплат прописаны в локальных нормативных актах или коллективном договоре (Постановление Одиннадцатого ААС от 09.11.2011 №А49-2814/2011).

Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Практика показывает, что чем больше подтверждающих документов прикладывают к своим расходам компании – тем лучше. Аналогичный вывод можно сделать и к положениям о компенсациях.

Спор №3: оплачивать/не оплачивать проезд сотрудника от места жительства до работы?

Пока Минфин мечется в раздумьях, считать ли компенсацией оплату проезда сотрудника от места жительства до работы или места сбора (Письмо Минфина от 02.09.2011 г. №03-04-06/0-197, Письмо Минфина от 20.08.2009г. №03-04-06-02/60), компании выигрывают суды: Постановление АС МО от 15.03.2010 г. №КА-А40/1852-10, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.02.2009 №Ф04-482/2009).

В Письме Минфина от 19.07.2016 г. №03-04-06/42359 чиновники все-таки решили, надбавки, которые предусмотрены сотрудникам, работающим вахтовым методом по их «доставке» от дома до работы не облагаются НДФЛ в размере, установленном коллективным договором, локальным нормативным актом и трудовым договором.

В отношении компенсации питания таких сотрудников, в этом же письме ведомство решило: «Стоимость питания, бесплатно предоставляемого организацией своим работникам, являясь в соответствии со статьей 211 НК РФ их доходом, полученным в натуральной форме, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Относительно оплаты проезда, мнения судов и Минфина разделилось на 2 позиции:

1) компенсация проезда сотрудникам не облагается страховыми взносами, т.к. они не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, т.е. не являются оплатой труда работника (вознаграждением за труд). Названные суммы не относятся к выплатам, которые производятся в рамках трудовых отношений.

2) все выплаты в пользу работников, производимые в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами. Исключение составляют суммы, указанные в ст. 422 НК РФ. Компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этой статье не предусмотрена. Следовательно, такая выплата облагается страховыми взносами.

Спор №4: компенсация = надбавка?

Если компания выплачивает сотруднику компенсацию за разъездной характер работы, налоговики могут признать это надбавкой. Например, в Письме Минфина от 26.03.2012 г. №03-04-06/9-76 ведомство решило, что надбавка к зарплате за разъездной характер работы облагается НДФЛ. Причем ранее чиновники придерживались другого мнения: независимо от того, как называется такая выплата, НДФЛ она не облагается (Письмо Минфина от 04.09.2009 г. №03-04-06-01/230). Суды занимают позицию налогоплательщиков и считают, что НДФЛ с надбавок платить не надо: Постановление Восьмого ААС от 24.08.2010 г. № А75-2768/2010.

Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Чтобы компенсацию не признали надбавкой к заработной плате, необходимо данную компенсацию подробнейшим образом прописать в локальных актах компании, а также в трудовых договорах и допсоглашениях к ним.

И, конечно же, при перечислении данной компенсации необходимо в назначении платежа указывать, что это именно компенсация, а не зарплата или надбавка сотруднику.

Спор №5: кормить/не кормить?

«Уж лучше б я не кормил…» – к такому выводу пришел сердобольный работодатель, который позаботился о своих разъездных сотрудниках… Он случайно наткнулся на письмо «заботливого» Министерства труда, в котором ведомство считает, что и без еды человек может ездить и спокойно работать (Письмо Минтруда России от 11.03.2014 г. №17-3/В-100). А раз уж компенсируете расходы на обеды-ужины, тогда платите страховые взносы: питание не предусмотрено ст. 168.1 и 302 ТК РФ.

Однако, суды считают иначе: Постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 г. №А65-12595/2013.

К слову, о коллективном договоре и возмещении затрат по расходам на питание сотрудников. Компании не прописала в коллективном и трудовом договоре предоставление сотрудникам бесплатных обедов. А результате выездной проверки налоговики сочли затраты на питание необоснованными. На основании Определения ВC РФ от 27.06.2016 г. №307-КГ16-6330 работодатель попал на 1,3 млн. рублей недоимок, пеней и штрафов.

А вот другой компании, проявив предусмотрительность и прописав все нюансы «кормления» в коллективном договоре, удалось избежать доначислений по НДС (Постановление АС Дальневосточного округа от 17.06.2015 №Ф03-2254/2015).

Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Постановление АС Северо-Кавказского округа от 3.03.2016 г. по делу №А32-6050/2015. Арбитры чиновников не поддержали, применив традиционное объяснение невключения выплат в расчетную базу по страховым взносам. Питание оплачивалось всем работникам в одинаковом размере, независимо от должности и результатов труда. Эта частичная оплата питания работникам не является стимулирующими выплатами. Она не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества выполняемой работы. Спорные выплаты не являются ни оплатой труда, ни компенсацией затрат, понесенных работниками при исполнении трудовых обязанностей. Включение этих сумм в базу по НДФЛ не означает, что эти суммы признаются частью оплаты труда. А значит, страховые взносы на них начислять не нужно.

Источник

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Источник