как написать в трудовой книжке что запись недействительна образец 2019
Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке
Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.
Изменение личных данных
Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.
Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.
Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:
В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.
Смена профессии и вида образования
Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.
Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.
Если допущена ошибка в данных владельца книжки
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.
Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.
Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.
Исправления в данных о трудовой деятельности
Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.
Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:
Внесение правильной записи оформляется следующим образом:
В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.
Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.
В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.
Изменение названия или правовой формы организации
В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.
Исправления при неправомерном увольнении
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.
Признание записи в трудовой книжке недействительной: когда это возможно
Если в трудовую книжку специалиста были по ошибке внесены какие-то сведения, неверные в отношении него, то такие сведения должны быть исправлены.
В зависимости от того, где именно (в каком разделе книжки) была допущена неточность/ошибка, законодатель предусмотрел следующие возможные варианты исправления:
Примеры различных исправлений в трудовой книжке смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Типовую ситуацию.
Отметка кадровиков, предписывающая считать запись в трудовой книжке недействительной, может быть проставлена только в тех случаях, если ошибка/неточность допущена в разделах, где фиксируется информация о местах работы сотрудника, а также его награждениях (п. 12 Правил ведения ТК от 19.05.2021 № 320н).
Обратите внимание! Если кадровик фирмы ошибся непосредственно при оформлении трудовой книжки специалисту, признавать недействительной запись не нужно. Бланк с ошибочной записью необходимо уничтожить (составив акт об этом) и корректно заполнить новый бланк, который впоследствии будет выдан сотруднику (п. 45 правил № 320н).
После того как будет сделана отметка о недействительности какой-либо из записей в трудовой книжке, в нее следует внести достоверную информацию.
ВАЖНО! Указанный выше порядок распространяется и на случаи, когда в книжку заносятся сведения о переводе специалиста на другое место работы либо его увольнении из фирмы, если впоследствии такой перевод/увольнение признается незаконным.
Произвести указанные корректировки может сотрудник либо фирмы — текущего работодателя, либо компании, где ошиблись при внесении записи. В первом случае запись признается недействительной на основании официального документа, представленного ошибившейся фирмой. Текущая фирма исправляет ошибки и в том случае, если прежнее место работы специалиста было ликвидировано.
Рекомендуем подборку форм по внесению исправлений в трудовые книжки от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Запись в трудовой книжке недействительна: образец 2021 года
Итак, какую именно отметку следует сделать в трудовой книжке?
В соответствующем разделе книжки специалиста (содержащем информацию либо о местах работы специалиста, либо его награждениях) необходимо в новой строке сделать запись следующего формата:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Номер должен указываться по порядку всех записей, независимо от того, какая именно из сделанных ранее записей будет признаваться данной корректировкой недействительной. К примеру, если недействительна запись под номером 2, а последняя из записей имеет номер 4, то корректировка будет иметь номер 5, а не 3.
На этом корректировка считается внесенной. После чего остается сделать в трудовой книжке специалиста правдивую запись.
Скачать образец недействительной записи в трудовой книжке и ее исправления вы можете на нашем сайте.
Итоги
Ошибочно внесенная в трудовую книжку специалиста запись признается недействительной, только если ошибка была допущена в разделе, содержащем информацию о местах работы специалиста либо его награждениях. Для этого фирма должна под очередным номером по порядку внести новую запись о недействительности ранее сделанной. При этом важно не забыть сослаться в графе 4 на документ, подтверждающий правомерность корректировки.
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
В 2021 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 7 Правил предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Образец внесения с 1 сентября 2021 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно:
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 8 Правил).
Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 12 Правил).
Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.
Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку.
Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец 2021
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Если вам нужен образец исправления ошибочных записей в трудовой книжке, воспользуйтесь подборкой документов от КонсультантПлюс. Посмотреть их можно, нажав на изображение ниже. Пробный доступ к К+ вы можете получить бесплатно.
Итоги
В 2021 году исправления в трудовой книжке по образцу необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:
«запись считать недействительной» в трудовой книжке: образец, в каких случаях может быть признана, как вносить, ответственность работодателя
Трудовая книжка на сегодняшний день — главный документ, подтверждающий рабочий стаж человека, определяющий сумму пенсионных выплат и в определённых случаях дату выхода на пенсию. Любая оплошность кадровика при оформлении трудовой может повлечь за собой серьёзные последствия (и не только для владельца документа). К сожалению, не все лица, занимающиеся ведением кадрового документооборота, знакомы с правилами внесения корректив в неверно указанную информацию в трудовом регистре. Разберёмся: из-за каких недочётов кадровиков основной реестр, отражающий трудовой стаж человека, может оказаться в целом недействительным, кто должен вносить коррективы в бланк, как грамотно признать недействительной ошибочную запись и как её поправить.
Когда запись в трудовой признаётся недействительной: образцы и нюансы
Фактически есть два вида несоответствий в трудовой книжке, при возникновении которых последствия классифицируются по-разному, вернее, это даже не виды, а два места:
Запись об ошибке при указании должности может выглядеть так
Опечатка в дате выпуска приказа (здесь она указывает на факт, что приказ вышел после трудоустройства) ведёт к признанию такой записи недействительной
Лучше не злоупотреблять такими записями, когда дата более раннего приказа стоит после нового распоряжения
Образец внесения записи о восстановлении на рабочем месте может выглядеть так, здесь обязателен номер приказа о восстановлении
Нужно понимать, что если кадровик или другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию, обнаруживает в трудовом регистре работника ошибки, даже если они были допущены на предыдущем месте работы, он обязан предупредить об этом сотрудника и рассказать ему обо всех последствиях. Кроме этого, помочь человеку в исправлении сложившейся ситуации — прямая обязанность ответственного работодателя. Главное здесь — помнить о том, что все коррективы по предшествующим местам работы должны быть официально признаны.
И знайте: отказать человеку в приёме на работу, аргументируя этот факт причиной, что у него неверно оформлена трудовая книжка, неправомочно. Правильное оформление документации — обязанность нанимателя, и служащий не может отвечать за некомпетентность кадровой службы.
Кому доверено право делать коррективы в трудовых регистрах
Корректировать записи в личном трудовом реестре могут только ответственные работники, отдельно назначенные на должность ведения кадрового делопроизводства и трудовых вопросов (по специально выпущенному локальному акту). Сюда могут быть отнесены:
Ключевое требование здесь — должно соблюдаться основное правило кадрового документооборота: исправление записи допускается только после ознакомления с документацией, подтверждающей некорректность записи и наличие ошибки.
Внести отметку о недействительности записи имеет право как сотрудник, допустивший ошибку, так и должностное лицо с нового места работы обладателя трудовой книжки, даже если работник к тому времени уже сменил несколько мест трудоустройства. Здесь важно руководствоваться требованиями законодательства, предусматривающими документальное подтверждение факта, поэтому при исправлении ошибок другого нанимателя нужно получить от него официальную бумагу.
Главные документы, на которые следует опираться при внесении исправлений:
Запись считать недействительной в трудовой книжке: образец
Ведение трудовых книжек должно подчиняться общим правилам. При внесении в нее данных работодатель может допустить ошибки и неточности. Это может повлечь за собой определенные негативные последствия: утрату части пенсии, нанесение репутационного ущерба и пр.
Работодателю может потребоваться внесение исправлений в трудовую книжку как при допущении ошибок, неточностей и опечаток специалистов кадровой службы, так и для того, чтобы исправить ошибки предыдущего работодателя.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
В каких случаях вносятся исправления о недействительности записи
При внесении исправлений в трудовую книжку работодателю следует руководствоваться:
В зависимости от того, в каком именно разделе трудовой книжки была допущена ошибка или неточность, для работодателя предусмотрено три варианта исправления информации:
Отметка сотрудников кадровой службы о том, что запись из трудовой книжки можно считать недействительной, проставляется только в разделах, которые посвящены месту работы сотрудника и имеющимся у него наградам (по п. 30 Правил №225).
Также в п. 30 Правил №225 сказано, что вместо отметки о признании определенной записи недействительной в нее вносится отметка с достоверными сведениями.
Прописанный здесь порядок исправления записи в трудовых книжках распространяется и на такие ситуации, когда в книжку вносятся данные о переводе сотрудника на другое рабочее место или при его увольнении из компании, когда такое увольнение через какое–то время признано незаконным и аннулировано.
Корректировки допускается внести как нынешним работодателем, так и в компании, в которой ошибки были допущены при заполнении трудовой книжки. В первом случае запись считается недействительной на основании официального документа по п. 27 правил №225.
Текущая фирма исправляет ошибочные сведения при ликвидации прежнего места работы своего сотрудника по п. 28 правил №225.
Как внести исправления
Работодателю особенно важно учитывать следующее правило: при исправлении недостоверной информации в трудовой книжке ему не допускается использовать корректоры или лезвия. Любые правки производятся исключительно через признание отдельной записи недействительной и ошибочной.
Исправления в трудовую книжку о недействительности записи вносятся в разделы, которые содержат информацию о местах работы сотрудника или о его награждениях. Эти пояснения содержатся в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года. В указанном документе отмечается, что в трудовой книжке должна появиться запись о недействительности внесенной информации. Для этого:
На этом корректировка сведений считается завершенной. Сотруднику остается только произвести правильную запись в трудовую книжку.
Неточности в порядковом номере записи, дате внесения, содержании и реквизитах документа исправляются в общем порядке.
Пропущенные записи вносятся в трудовую книжку в любое время, когда стало известно о том, что здесь содержится неполная информация. При этом все остальные записи признавать недействительными не нужно, они являются верными.
При необходимости внесения изменений в раздел с поощрениями после признания записи недействительной вписывается верная информация: дата и номер получения вознаграждения, данные о полученном работником поощрении, реквизиты нормативно-правового акта.
Здесь приведен общий порядок внесения исправлений в трудовую книжку, но на практике возникают специфические ошибки, исправление которых не урегулировано законодательно. Такие неточности исправляются, согласно сложившейся в кадровом делопроизводстве практике, на основании аналогичных примеров самостоятельно специалистами кадровой службы.
В случае признания увольнения недействительным отметка об этом вносится в трудовую книжку в общем порядке. При этом по заявлению работника ему могут выдать дубликат трудовой книжки, в котором вовсе не будет отметки о незаконном увольнении.
Трудовая книжка имеет ограниченное количество страниц. Если строчек в трудовой книжке не хватает, то специалист кадровой службы оформляет вкладыш. Этот документ хранится вместе с трудовой книжкой. Особых правил для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки не предусмотрено: это делается по общему алгоритму.
Таким образом, запись, которая внесена в трудовую книжку по ошибке, считается недействительной, только когда ошибка допущена в разделе с информацией о месте работы сотрудника или имеющихся у него наградах. Для этого необходимо в хронологическом порядке внести запись о недействительности ошибочной записи и далее сделать правильную заметку.
В графе 4 трудовой книжки в обязательном порядке необходимо прописать документ, который послужил основанием для внесения исправлений. Исправления в трудовую книжку вносятся как прошлым работодателем, который допустил ошибку, так и нынешним. Свидетельские показания не могут стать основой для исправления.
Зачеркивание или замазывание неправильных записей не допускается.
Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец
Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.
В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?
Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:
Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.
Исправления могут вноситься следующими способами:
Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.
Общие правила
Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.
Запись неверна
Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.
Запись можно признать недействительной двумя способами:
Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.
Все записи нумеруются в хронологическом порядке.
Текст внесен другой организацией
Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:
Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.
Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения
Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.
Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.
Указаны не те даты
В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.
Неправильно внесены реквизиты приказа
Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.
Исправление сведений о награждении
В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).
Замена сведений на титульном листе
В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:
Таким же образом изменяют и дату рождения.
Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.
Исправление неточностей во вкладыше
Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.
Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).
Запись недействительна
Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.
Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).
Аннулирование, если запись внесена ошибочно
В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».
Записи, не подлежащие исправлению
Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:
И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.
Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.
Как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи?
Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.
30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении.
Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «>Запись недействительна»>.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
Признание записи в трудовой книжке недействительной
Трудовая книжка, согласно ТК РФ, – главный документ, который содержит в себе все сведения о трудовой деятельности человека.
По этой причине к ведению данного типа документации предъявляются особые требования: какие-либо поправки и изменения могут быть внесены только в строго установленном законом порядке.
Иногда может потребоваться признание записи в трудовой книжке недействительной – это возможно сделать по решению суда.
В любом случае, что делать при наличии той или иной ошибки, должен знать не только ответственный за это работник предприятия, но и непосредственно сам сотрудник, чтобы иметь возможность своевременно выявить проблему и защитить свои права.
Назначение трудовой книжки
Трудовая книжка имеет важное назначение. Ее функции четко предусмотрены в ТК:
Рабочая книжка в обязательном порядке присутствовать у любого человека. Она открывается по первому его месту работы, переходит с ним с одного места на другое, но при этом в течение всего времени работы хранится у работодателя.
Если человек является совместителем, то информация о втором месте работы может быть внесена в документ. Для этого на основное место работы необходимо предоставить трудовой договор с той компании, где человек является совместителем.
Если по какой-либо причине трудовая книжка была утеряна, то тогда необходимо на новом месте работы уведомить о данном факте работодателя. На основании поданного ему заявления будет открыта новая трудовая книжка.
При этом никакие данные о прошлой деятельности не будут вноситься заново. Подтверждением факта работы на том или ином предприятии может быть:
При необходимости на основании этих данных по решению суда может быть сделана запись, если в этом есть необходимость.
Порядок внесения записей
Многим руководителям малых предприятий, которые самостоятельно занимаются делопроизводством, может быть сложно сориентироваться, что запись в трудовой делается уже после издания приказа. Непосредственно в самой записи должно быть указано, на основании какого приказа она была сделана (номер и дата его издания).
В тексте указывается:
Далее ставится подпись руководителя и печать предприятия. Все записи должны быть пронумерованы (нумерация сквозная по всей книжке). Запись в обязательном порядке должна быть сделана в каждом случае изменения должности, места работы. Даже если просто происходит переименование отдела, то все равно это необходимо уточнить.
Если места в трудовой нет, то тогда необходимо распечатать дополнительный вкладыш, который вклеивается в книжку. Новая в данном случае не заводится!
Никакая информация не может быть внесена без предварительного издания приказа. Только после того, как он будет подписан и зарегистрирован в учетной документации предприятия, эти сведения можно вносить.
Записывать что-либо может только руководитель предприятия или специалист по кадрам. Следует учесть, что иногда в организации может быть назначено отдельное лицо, отвечающее за учет трудовых книжек. Законодательно предусматривается, что это необязательно должен быть работник отдела персонала. Это может быть любой работник компании.
Предварительно руководитель обязан издать приказ о назначении лица ответственным. Если данное лицо не является специалистом по кадрам, то оно может только вести журнал учета, но вносить какие-либо записи в трудовые оно не может.
На практике же обычно все же именно специалист по кадрам занимается данной деятельностью (ведет журнал учета выдачи трудовых книжек).
Исправление ошибочных записей
Признание записи в трудовой книжке недействительной иногда возможно даже без наличия каких-либо весомых оснований (грубые нарушения законодательства).
Иногда может быть неверно указана дата или же ссылка на статью закона (к примеру, если данная норма уже устарела, но специалист по кадрам был не в курсе). Делать же какие-то помарки, исправления категорически запрещено.
Именно поэтому вначале делается отметка о том, какую именно запись считать недействительной, а уже затем вносится новая информация в корректном виде. Каких-либо ограничений по количеству подобных исправлений нет.
Следует обратить внимание, что в данном случае признание недействительной обязательно. Не допускается формулировка с просьбой внести поправки в предыдущий текст.
Если запись в трудовой была сделана неправильно, при наличии такой формулировки она будет недействительна:
Если необходимо признать недействительным факт увольнения (работника уволили незаконно), то тогда вносится только информация о том, какая именно запись будет аннулирована (а именно – запись об увольнении).
Указывать же повторно, что человек принят на какую-то должность не нужно, так как после аннулирования автоматически продолжает действовать предыдущая запись, в которой указывается, на какую именно должность принят человек.
Важно! В некоторых случаях аннулировать или изменить запись возможно только в судебном порядке, даже если работодатель не против внесения изменений.
Подобное возможно в том случае, когда человек уже был уволен с данного места работы. Предварительно какая-либо запись могла быть внесена некорректно (незаконный перевод на другую должность или просто ошибка в оформлении). Юридически работодатель не имеет права делать какую-либо запись в трудовой книжке.
Для этого необходимо, чтобы работник вновь был зачислен в штат. В этом случае и требуется обращаться в суд с просьбой вносить какие-либо изменения или признавать недействительной. Для этого могут быть поданы подтверждающие документы.
Если же руководство не против данного решения, то тогда представитель организации может выступить по делу, после чего изменения вносятся по обоюдному согласию.
Судебная практика
Пример из судебно практики показывает, что иногда запись в трудовой книжке может сыграть ключевую роль. В данном случае истец требует изменить формулировку должности, на которую он был принят, так как от этого напрямую зависят социальные льготы.
Ранее могут быть в номенклатуре предусмотрены другие наименования должностей, которые не входят на текущий момент в указанный перечень тех, для которых предусмотрены льготы. В таких случаях внести самостоятельно изменения работодатель не может или работник может уже не работать на данном предприятии. Часто подобное выясняется при выходе на пенсию.
На данном примере видно, что решить вопрос можно в судебном порядке. На основании полученного судебного приказа будет скорректирована запись.
Решение от 12 июля 2017 г. по делу № 2-222/2017
Образцы документов
Иск о признании трудовой недействительной
Как сделать в трудовой книжке запись недействительна – образец, в каких случаях может быть признана, как вносить, ответственность работодателя
Поскольку трудовая книжка является основным документом, который служит подтверждением наличия рабочего стажа для оформления пенсии, желательно, чтобы она была заполнена безупречно.
Однако на практике встречаются случаи, когда по вине лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, возникает необходимость исправления вследствие допущенных ошибок или неточностей в разделе «Сведения о работе».
При возникновении указанных обстоятельств, в соответствии с действующими нормами законодательства, не остается ничего иного кроме как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи.
Правомочность внесения изменений
Всяческого рода ошибки и неточности при заполнении книжек должны быть исправлены безотлагательно после обнаружения. Чем более длительный период времени проходит с момента внесения ошибочных данных, тем больше сложностей возникает с предоставлением соответствующих подтверждающих документов.
Самый простой вариант — когда обнаружение неточной (ошибочной) формулировки и последующая ее корректировка происходит по месту работы, где она была внесена. Это существенно упрощает процедуру сбора соответствующих подтверждающих документов и практически не затрагивает «пострадавшего» работника.
Другой вариант — когда неточность обнаружена в период трудоустройства у нового работодателя. В таком случае также существует возможность внесения соответствующих исправлений, но только при наличии официальных документов работодателя, допустившего ошибку. Основная работа по сбору и предоставлению подтверждающей базы в таком случае ложится на плечи самого работника.
Однако в любом случае в соответствии с п. 27 Постановления от 16 апреля 2003 г. № 225, работодатель обязан оказать необходимую помощь при официальном обращении работника с просьбой оформить запись в трудовую книжку о недействительности записи.
Способ исправления
В случае если речь идет о разделах книжки, которые содержат сведения о работе или награждениях, законодательство не допускает зачеркивание неправильных или ошибочных сведений. В таком случае корректирование производится посредством признания недействительными ошибочно внесенных данных и последующим отображением правильных сведений.
Аналогичный порядок соблюдается также при выявлении ошибки относительно оформления увольнения работника, перевода на другую постоянную работу и в случаях, когда увольнение признано впоследствии незаконным.
Следует обратить внимание на то, что запись в трудовую книжку о недействительности записи и последующие изменения, должны строго соответствовать тем документам, которые послужили основанием для внесения изменений.
В пункте 29 Правил предусмотрено исключение относительно оснований для внесения информации. При массовой утрате работодателем книжек сотрудников из-за возникновения чрезвычайной ситуации, в качестве основания для внесения сведений, могут быть использованы свидетельские показания.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи
Поскольку действующими Правилами и Инструкцией запрещено проводить прямое корректирование ранее внесенных неточных данных в разделе, содержащем сведения о работе, необходимо придерживаться следующего алгоритма действий при возникновении необходимости исправления ошибок:
Необходимо обратить внимание на то, что поскольку основным идентификатором является порядковый номер, нарушение сквозной нумерации может повлечь за собой путаницу при оформлении исправлений. В случае если все-таки допущена ошибка при нумерации, и присутствует несколько строчек под одним номером, возможна следующая формулировка исправительной строчки:
«Считать ошибочно пронумерованную запись №ХХ недействительной». Далее должна последовать строчка с правильным номером.
Здесь следует отметить, что должна быть проставлена именно текущая дата внесения исправлений, вместо той, которая указана в первоначальных документах.
В третью графу вносится информация о недействительности ранее внесенных ошибочных сведений. Например: «Запись №ХХ недействительна».
Исправление неправильно оформленного приема на работу
В случае если ошибка допущена при оформлении нового сотрудника, например, внесена неверная информация о структурном подразделении или наименовании должности, будет проще внести исправления, при обнаружении недочета до внесения последующих данных.
В целом процедура внесения изменений не отличается от вышеуказанной, поскольку в данном разделе категорически запрещается зачеркивание неверные сведений.
Внесение данных о восстановлении на работе
Когда необходимо отразить сведения о том, что увольнение признано незаконным и работник восстановлен на работе, практикам часто предлагается следующая формулировка: «Запись за номером ХХ недействительна, восстановлена на прежней работе».
Если речь идет об изменении причины увольнения, формулировка может выглядеть следующим образом: «Запись за номером Х недействительна. Уволена (формулировка причины прекращения рабочего соглашения)». При этом в четвертую графу вносятся сведения о реквизитах решения о восстановлении на работе или изменения причины увольнения (п. 1.2 Инструкции).
Как правило, бывшие сотрудники желают совсем избавиться от порочащих их сведений. В таком случае по письменному заявлению работника, ему выдается дубликат трудовой, куда уже не вносится недействительная информация.