как правильно пишется адрес в документах пример

§ 163. Правила написания почтовых адресов

Раньше реквизиты адреса принято было писать от большего к меньшему: страна, индекс, город, улица, дом, квартира, Васе Пупкину. В мире принята другая система составления адреса, потому что в мире отправляют много почты и заботятся о том, чтобы она быстрее доходила до места назначения.

Настала наша очередь меняться. Сегодня в России правильно перечислять адресные данные от меньшего к большему:

фамилия и имя адресата;

название компании (если есть);

название улицы, номер дома, корпус, строение, владение, номер квартиры или офиса;

название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.);

название республики, края, области, автономного округа или автономной области;

название страны (для международной корреспонденции, отдельной строкой).

Хозяйке на заметку

В некоторых населенных пунктах адреса значительно отличаются от привычных.

В Зеленограде достаточно указать номер корпуса, например, корп. 1001 А. Первые две цифры указывают на номер микрорайона Жители дома могут и не догадываться, что живут на улице Колхозной, поскольку это название нигде не используется.

В Набережных Челнах все знают номер комплекса и строительный номер дома. То есть, если спросить, где находится Проспект мира, 60, то никто не ответит. А если спросить, где 3/19, то сразу покажут направление.

В Калининграде у одного здания может быть несколько номеров, потому что тут сохранилась немецкая система нумерации подъездов. В каждом подъезде квартиры нумеруются с единицы.

Составителям компьютеризированных анкет стоит кроме вышеперечисленного учитывать и то, что вместо улицы и дома возможен просто номер абонентского ящика.

Правильная последовательность составных частей адреса поможет почтальону (практически единственному человеку, который будет смотреть на конверт, кроме получателя) потратить меньше времени на расшифровку информации.

Источник

Новый гост для оформления документов

Материал обновлен 06.09.2021

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Источник

Пишем почтовый адрес, как человеки

Мне совершенно непонятна выгода от удобного интерфейса.

Да, он красивый, с ним проще работать. Но как посчитать материальную пользу?

Пять лет назад в аэропортах звучал синтезированный голос, объявляя прилёты и вылеты с разорванной интонацией после каждого слова. Иногда даже отличалась скорость речи для разных слов.

И вот пару недель назад я заслушивался новыми объявлениями о вылетах. Было чувство, что их целиком записал профессиональный диктор, который всю жизнь учился на эту роль. Интерфейс стал лучше, он стал более натуральным.
Стал ли я от этого больше летать? Вряд ли.
Может, у меня появилось предпочтение между аэропортами? Не думаю, что это настолько важный момент.
Тем не менее, зачем-то люди потратили время и деньги на приведение объявлений к естественному виду. И это очень круто!

Мне нравится естественное представление информации автоматизированными системами, как будто с вами общается живой человек. Мне кажется, что это мелкие детали, которые формируют отношение к вашему продукту в целом.
И если это отношение положительное, то вас будут выбирать в дальнейшем и рекомендовать друзьям.

В статье я расскажу, как показывать адрес одной строкой так, будто его написал человек. Я не могу с уверенностью сказать, что, прочитав статью, вы увеличите прибыль.
Но мне бы очень хотелось, чтобы как можно больше систем писали адреса красиво.

Все правила, описанные ниже, мы выработали сами. Большинство из них используем или скоро подключим на dadata.ru.

Полтора года назад мы задумались, как писать адреса по-человечески. Гугл не дал ответа, как упростить адрес, поэтому мы стали общаться с лингвистами, проводить тесты и экспериментировать.

Мы стремились выработать правила формирования понятного адреса с минимальной длиной, написанного так, как его пишут люди.

Матчасть

Используем привычный порядок слов

Россия, Татарстан Республика, Казань Город, Братьев Касимовых Улица, дом 64

Россия, Республика Татарстан, Город Казань, Улица Братьев Касимовых, дом 64

Читать стало проще. Но можно сделать еще лучше и короче.

Разделяем типы и наименования при помощи форматирования

Простая вещь, которая поможет сделать адрес более читаемым, — визуальное разделение наименований и типов при помощи заглавных литер.

Все типы пишем с маленькой буквы, все наименования — с большой. Посмотрите сами, второй вариант читается быстрее:

Камчатский Край, Город Петропавловск-Камчатский, Улица Беринга, Дом 90, Квартира 61

Камчатский край, город Петропавловск-Камчатский, улица Беринга, дом 90, квартира 61

Сокращаем типы и наименования

Адрес до сокращения типов:

Россия, республика Татарстан, город Казань, улица Братьев Касимовых, дом 64.

Россия, респ Татарстан, г Казань, ул Братьев Касимовых, д 64.

Удаляем все, что можно удалить

Следующий шаг к идеальному адресу — удаление избыточной информации.
Если адрес используется для доставки корреспонденции, то избыточную информацию лучше оставить для упрощения сортировки посылок и писем.
Если же адрес нужен только для идентификации места человеком или предполагается курьерская доставка по городу, то удаление избыточной информации сделает адрес более естественным и читаемым.

После удаления очевидных сущностей адрес из примера примет более читаемый вид:
Было:

Россия, респ Татарстан, г Казань, ул Братьев Касимовых, д 64.

Братьев Касимовых, 64, корп 1, кв 1

Братьев Касимовых, д 64, корп 1, кв 1

Разбиваем адрес на две строки

Наш адрес уже хороший и красивый, мы можем его отображать в интерфейсе.
Есть одно ноу-хау, как можно его ещё больше упростить при помощи форматирования: разбиваем на две строки, в первой пишем город, район, субъект (именно в такой последовательности) а во второй — населенный пункт, улицу и всё остальное.

Изначальный адрес из ФИАС:

Россия, Татарстан Республика, Казань Город, Братьев Касимовых Улица, дом 64.

На этом всё. Надеюсь, информация вам пригодится и вы научите «говорить» ваши программы на естественном языке.
Если есть вопросы по адресам, обращайтесь. Мы эту тему любим и всегда стараемся помочь.

Источник

Реквизит «адресат» как оформить: ГОСТ Р 7.0.97-2016

В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.

Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.

Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).

Адресатом документа может быть:

Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения

1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Ректору Сибирского федерального университета

Если документ адресован физическому лицу:

г. Красноярск, 660011

2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева

3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Реквизит «адресат»: составные части

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Губернатору Красноярского края

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Федеральное архивное агентство

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Руководителю договорно- правового отдела

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Источник

Зачастую люди, редко отправляющие или совершенно не посылавшие письма, открытки, посылки, не знают, как правильно написать почтовый адрес.

Этот момент мы и обсудим, заодно рассмотрим примеры того, как заполнять конверт или пустой бланк.

Все об индексе получателя

Что же подразумевается под почтовым адресом? Представим, что вы хотите отправить письмо близкому другу в деревню Ильино, которая расположена в тридцати километрах от райцентра. Сами вы проживаете в Москве. Допустим, что вы точно знаете адрес друга, но этого недостаточно. На конверте и в бланке для посылок имеется поле с написанием шести цифр. Очень важно знать, какой почтовый индекс по адресу. Именно те самые шесть цифр, которые следует прописать в первую очередь. Без индекса (кодового штампа) посылку, бандероль, простое или заказное письмо сотрудники почты не примут. Поэтому обязательно узнайте точно, какой индекс у районной почты, которая занимается отправкой писем в деревню Ильино. Здесь нужно быть внимательным, так как если написать индекс другого почтового отделения, то письмо может вовсе не дойти. Почтовое отделение работает только с теми адресами, которые к нему находятся ближе всего. Бывают исключения, когда совершается досылка из ошибочного отделения в нужное.

А теперь рассмотрим пример почтового адреса, после написания индекса, который пишется дважды. Кстати, стоит отметить этот момент, потому что зачастую людей, отправляющих письмо впервые, смущает то, что на конверте напечатаны два поля: одно внизу, сразу под адресом, второе – снизу в виде пропечатанных точками цифр. Заполнять нужно и маленькое окошко, и большое одним и тем же номером индекса. На обратной стороне конверта имеется образец, как правильно прописывать цифры.

Отправитель и получатель

На конверте, а также на пакете или коробке с посылкой есть строки с фразами «от кого» и «кому». Вполне ясно, что тот, кто отправляет письмо, должен написать свой адрес для почтовых отправлений в форму с надписью «от кого». Соответственно, тот, кто занимается отправкой, является отправителем. Как правило, при отправке посылки выдается чек с адресом отправителя и получателя, а также стоимостью пересылки, почтовым идентификатором. Но нас интересуют сейчас только отправитель и получатель. Таким образом, получателем является тот, кому отправляют посылку или письмо.

Очень важно понимать это, так как на почте могут задать вопрос, например: «Вы знаете адрес получателя?» Или же спросят, кто является отправителем.

Как и чем заполнять адрес

Почтовый адрес – это ответственный момент при совершении пересылки писем и посылок. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы данные размылись или стерлись. Кроме того, писать нужно разборчивым почерком и крупным шрифтом.

Поэтому недопустимо заполнять конверты карандашом или яркими ручками, фломастерами. Рекомендуется использовать гелевые, шариковые, перьевые ручки черного или синего цвета для заполнения бумажного конверта. При отправке посылки в фирменном пакете «Почты России» или на бланке с глянцевой поверхностью желательно использовать черный маркер, стойкий по отношению к влаге и трению.

На чем пишется адрес

Ранее мы упоминали в основном письма и посылки. Теперь следует перечислить типы почтовых отправлений, чтобы сориентироваться, какую услугу заказывать у почты.

Начнем с писем. В конверте можно отправить открытку, несколько листов с текстом или рисунками, фотографии и вырезки из газет. То есть маленькие и плоские предметы, но не представляющие материальной ценности (деньги, документы, ксерокопии паспорта и т. д.). Как написать адрес на почтовом конверте так, чтобы не испортить то, что внутри? Желательно подписать конверт, пока он пустой. Только потом вкладывать нужные предметы.

Если надо отправить предметы большего размера, например одну небольшую книгу, DVD-диск или календарь, то стоит попросить оператора почтовой связи об отсылке бандероли. Более крупные предметы отправляются посылкой в пакете или коробке. При заполнении пакета также следует сначала написать правильный почтовый адрес, а потом уже вкладывать в него предметы и запечатывать.

Заказные письма также требуют правильного заполнения. Они чаще всего предназначены для пересылки ценных бумаг, поэтому следует знать точный адрес и Ф.И.О. получателя. Также следует обязательно написать свой обратный адрес.

Порядок заполнения формы с адресом

Теперь давайте разберем последовательность заполнения адреса. Принято сначала писать фамилию, имя и по возможности отчество человека, которому отправляете письмо. Например, «Сергееву Ивану» или «Сергееву Ивану Алексеевичу». Допустимо писать инициалы. Письма приходят сразу в почтовый ящик без уведомления.

Следует еще раз напомнить о том, чтобы вы обязательно узнали, какой почтовый индекс по адресу получателя, также вам нужно знать и свой на случай неудачной попытки вручения.

Примеры адресов

Выше вы изучили, как заполняются письма и посылки для частных граждан. Теперь рассмотрим нюансы заполнения отправлений военнослужащим и юридическим лицам. Ниже представлен пример почтового адреса для письма солдату.

Далее рассмотрим письмо на предприятие. Если у организации нет абонентского ящика (а/я), то адрес пишется на конкретный отдел, конкретному должностному лицу. Соответственно, указываются Ф.И.О.

Важность написания настоящих Ф.И.О. получателя

Почтовый адрес – это неотъемлемая задача отправителя, кроме того, требуется указывать фамилию, имя и отчество, как свое в графе «От кого», так и в графе «Кому». Особенно это касается посылок и заказных писем с бандеролями. Дело в том, что в почтовый ящик получателю (адресату) приходит не сама посылка или заказное письмо, а только уведомление. Его нужно заполнить (получателю следует вписать свои паспортные данные), затем с уведомлением и паспортом прийти на почту. Если Ф.И.О. не совпадают, то посылку или заказное письмо могут не вручить.

Обязательно ли писать свой адрес?

Некоторые люди совершают ошибку, когда письмо оставляют без обратного адреса. Также нельзя отправлять посылку, не написав свои индекс, город, улицу и дом. Дело в том, что письма и посылки могут не дойти до получателя, например, студент уехал из одного общежития в другое или солдат переведен из одной воинской части в другую. В таком случае письмо возвращается в почтовое отделение получателя, затем с пометкой «получатель отсутствует по указанному адресу» возвращается к отправителю.

Вы узнали, что почтовый адрес – это ключик к тому, чтобы предмет и письмо дошли до нужного человека. Без индекса и точных координат получателя письмо или посылка просто не дойдут и будут со временем возвращены в «родное» почтовое отделение. Стоит отметить, что без индекса письма и посылки недействительны, равно как и без полного адреса.

Источник