Ассортиментный комитет что это

Ассортиментный комитет как апофеоз “эффективных закупок”

Поставщики наверняка слышали про такую распространенную отговорку закупщиков, — “Ассортиментный Комитет не разрешил”. Что же это такое и почему он может блокировать решения конкретного категорийного менеджера? Как водится на Руси, от большой любви к комитетам и комиссиям, данное “образование” было выдумано под предлогом борьбы с коррупцией и в целях безопасности (для бестолковых Коммерческих Директоров наверное). Объяснялось это тем, что так же мол лучше, когда соберутся люди и посмотрят, а что же там такое Закупщик собрался заводить и выводить. А вдруг он заведет что-то ненужное за деньги или выведет что-то очень важное и может даже тоже за деньги. И люди конечно потянулись посмотреть… Стандартный комитет состоит из собственно Закупщика, человека от Операционного блока (по-русски — Отдел Продаж), человека от СТМ, представителя региональных отделений (если сетка большая), начальников вышеупомянутых товарищей (если соизволят прийти) и коммерческого Директора (как правило редко появляется). Если сеть Федеральная, типа Ашана, то Ассортиментный комитет может размножиться как минимум на два, — Федеральный и Регионы, или вообще на количество регионов если их много.

Первая проблема, которую получают гении, использующие Ассортиментный Комитет, это задержка по времени по всем решениям ввода и вывода товара минимум в месяц (поскольку чаще они собраться не могут). В совокупности с логистическим релизом и мерчендайзинговым релизом, а также в совокупности с “Защитами Категорий” (эти два гениальных изобретения мы обязательно разберем отдельно), решения могут подвисать вплоть до полугода. Кстати, закупщик тщательно и долго готовиться к АК, собирает статистику и образцы, репетирует свое выступление и методы защиты от нападения чужаков.

Далее самая пакостная суть, которую легче всего можно представить в виде аналогии со свободным рынком, куда приходят разного рода лоббисты “пробить” свою тему. Помните, в фильме Звездные Войны есть такие межгалактические пабы, где собираются разного рода экзотические уродцы порешать свои вопросы. Вот примерно так в реальности можно описать стандартный АК. Если коммерческий директор думает, что только внутри отдела закупок его Баеры лоббируют поставщиков, то он глубоко заблуждается. Свои поставщики есть и у Операций, и у регионов, и у СТМ и у их руководителей. Они могут действовать разрозненно или организовываться в группы. Чем больше людей вовлечено в Ассортиментный Комитет, тем больше лоббистов там собирается, и тем жестче идет подковерная борьба. Они не обязательно будут кричать и махать руками, все может проходить очень даже дружелюбно. Вот только подводных не контролируемых течений порождается масса. Используя такой классный подарок судьбы, лоббисты начинают активно подтягивать ресурсы и контакты. И даже самые далекие от закупок люди начинают бодро участвовать в процессе. На таком свободном базаре можно блокернуть или протащить любое решение, нужно только хорошо подготовить аргументную базу или заручиться поддержкой двух-трех участников. Регионы это отдельная песня. Они могут под тему заботы о локальных поставщиках заблокировать любое федеральное решение. Да, да, и даже Марс, Нестле и Проктер.

Вот только когда Маркетинг пилит бюджет на рекламу и отбирает медийные агентства, он не приглашает на это посмотреть и обсудить. Да и логисты когда пилят субподрядные транспортные компании тоже не приглашают представителей других отделов посмотреть. И отдел качества когда отбирает подрядные аудиторские компании для аудита производств поставщиков тоже никого не зовет. А вот отдел закупок очень добрый и зовет всех. Или это такая форма избегания своего собственного функционала? Или это тотальная деградация профессионализма?

Для завершения абсурдности картины нужно просто позвать туда полный комплект лоббистов, — Службу Безопасности, Отдел Качества и Маркетинг. Бедный Баер будет говорить, — “Я хотел бы расширить верхний ценовой сегмент вот этим классным импортным товаром”. А ему в ответ Качество, — “А у ихнего Дистра три жалобы на качество за последний месяц”, СБ, — “А у нас вопросы по этому юр.лицу, там учредитель сидел в тюрьме 10 лет назад”, ну и Операции — “Нам не надо таких списаний, плохо продается.”. Ну вообщем, вы понимаете, — кто в теме, тот сейчас уже чешет кулаки. А еще вопросы от своих по доходности, квотам на полке, долгам и штрафам, и т.д.

А теперь представьте, на рынке вышла новинка и она запускается через месяц. Поставщики ведь не сообщают заранее о плане выхода новинок, там же тоже работают

профессионалы. И какой у нее шанс попасть на полку к выходу рекламы на ТВ при таком раскладе? Или вам нужно быстро провести замену снятого с производства товара. А ведь кроме Ассортиментного комитета есть еще стандартные кривые процессы. Как бы и рады отказаться некоторые толковые Комм. Директора от комитета, но кто же даст теперь вырвать кусок мяса из зубов? Обратно его не закроешь, единожды разрекламировав как “безопасный и эффективный инструмент закупок”. Такое ощущение, что сетки сами приближают свой конец, который уже маячит на горизонте.

Источник

Как попасть на полку крупной ретейлерской сети в России

На примере сети «Перекресток»

Год назад наша компания начала поставлять в Россию новый продукт — листы для стирки.

Прибыли от продаж через мелких оптовиков и интернет едва хватало на оплату склада и зарплату сотрудникам. Тогда мы решили войти в крупную торговую сеть, чтобы товар сразу появился на полках сотен магазинов.

В этой статье расскажем, как подготовить товар и договориться с ретейлером.

Упаковываем продукт

Мы начали с дизайна упаковки: она должна соответствовать требованиям ретейлера и ГОСТам на продукцию. Вот что мы учли.

ГОСТ. Закон устанавливает, какую информацию и как нужно нанести на упаковку.

Если информация на упаковке не соответствует ГОСТу, можно не менять ее, а сделать наклейки с верными данными. Этот же способ подойдет, если вы используете упаковку зарубежного производителя. Стоимость 30 тысяч наклеек — 17 346 рублей. Новая упаковка для 30 тысяч пачек обошлась бы нам в 205 тысяч рублей.

Авторские права. Если упаковка схожа до степени смешения с упаковкой другого товара, ее могут изъять из оборота и уничтожить, а нарушителю грозит штраф до 5 миллионов рублей. У нас таких проблем не было, поэтому мы сразу перешли к переговорам с «Перекрестком».

Требования ретейлера. Их может и не быть, это надо выяснять в процессе переговоров с торговой сетью.

У «Перекрестка» требования есть. Например, поставлять наш товар в упаковках по 6 штук. Мы не учли это заранее, и наши красивые мастер-короба на 39 пачек, трансформирующиеся в удобный лоток, оказались никому не нужны. Пришлось все переупаковывать.

Стоимость новой коробки — 20 рублей. Переупаковать продукцию можно собственными силами. Оплата труда упаковщика — в среднем 25 тысяч рублей в месяц. Можно воспользоваться услугами специальных компаний, где переупаковка обойдется в 70 тысяч рублей за 30 тысяч пачек под ключ.

Универсальный дизайн. Желательно сразу разработать дизайн, который подойдет под требования разных сетей и который можно легко трансформировать для других видов продукции. Это сэкономит время и деньги, если решите расширить бизнес.

Эстетика и практичность. Упаковка должна быть приятной глазу покупателя, а название и основные преимущества товара — читаться с первого взгляда. Также нужно учитывать свойства и специфику продукта, упаковку для которого вы создаете. Иногда производители упаковывают товары в пачки из картона, которые могут слипаться при длительном хранении.

На этом этапе можно продумать, как именно товар будет располагаться на полке: учесть габариты, крепления и устойчивость упаковки.

Сертифицируем продукт

Сертификат или декларация соответствия подтверждают, что товар отвечает требованиям закона и стандартам. Сертификация необходима не всем товарам.

На моющие средства закон требует свидетельство о государственной регистрации Таможенного союза, которое подтверждает, что товар безопасен и соответствует Единым санитарным требованиям. Свидетельство не имеет срока действия.

Мы обратились в сертификационный центр, который предоставляет услугу под ключ: сам выясняет, требуется ли продукции сертификация, отправляет пакет документов и образцы товаров в сертифицирующий орган. От нас потребовались:

Все документы мы представили на английском языке с переводом на русский. Получение сертификата обошлось нам в 50 тысяч рублей и заняло 2 месяца без учета времени на подготовку документов.

Готовим презентацию и коммерческое предложение для ретейлера

В коммерческом предложении мы кратко рассказали ретейлеру о товаре, его цене, преимуществах для покупателя и торговой сети. В презентации — подробнее остановились на преимуществах продукта, чтобы привлечь к нему внимание. Презентацию можно приложить к коммерческому предложению.

Коммерческое предложение обычно содержит сжатую информацию о товаре, цене и условиях работы. По нашему опыту обязательные пункты такие:

Чтобы увеличить шансы на сотрудничество, можно указать среднюю оборачиваемость с квадратного метра торговой площади и общий объем прибыли за определенный период — месяц, год.

В Москве коммерческое предложение в среднем обойдется от 4 до 20 тысяч рублей, если заказать его в агентстве. Мы сэкономили и разработали его самостоятельно в Adobe Illustrator. Проще и быстрее делать некоторые вещи самим, чем объяснять задумки дизайнерам.

Презентация подробно рассказывает о преимуществах товара. В дизайн-студии за создание презентации попросят от 5 тысяч до бесконечности. Ее мы тоже сделали самостоятельно.

Мы планировали поставлять товар не только на полки «Перекрестка», но и в другие торговые сети. Поэтому сделали презентацию и коммерческое предложение в электронном виде, чтобы отправлять их по электронной почте, и в печатном, чтобы передавать вместе с образцами продукции на личной встрече. Распечатали документы в ближайшей типографии. 5 комплектов обошлись нам в 3 тысячи рублей.

потратили на презентацию и коммерческое предложение — сделали их самостоятельно

В «Перекресток» мы отправляли презентацию и коммерческое предложение в электронном виде несколько раз, пока через пару месяцев не получили предложение передать ретейлеру образцы.

Повышаем узнаваемость бренда

К новинкам ретейлеры относятся с недоверием. Шансы на сотрудничество с торговой сетью увеличатся, если о товаре уже знают или могут найти информацию в интернете. Есть разные способы повысить узнаваемость бренда: реклама на телевидении, радио и в интернете, статьи в прессе, промоакции, бесплатное тестирование. Мы постарались охватить их все.

Мы разместили объявление о бесплатном тестировании на нашем сайте и попросили делать репосты в соцсетях. Сначала получали по 2—4 заявки в день. Потом заработало сарафанное радио, и число заявок перевалило за несколько тысяч.

Желающим мы отправляли пробник продукта. Единственное условие участия — написать честный отзыв в интернете. Пробники вкладывали в конверт, наклеивали марки и относили в почтовое отделение самостоятельно.

потратили на рассылку пробников для 5000 клиентов

Всего на рассылку пробников для 5 тысяч клиентов мы потратили 131 020 рублей. Получили больше тысячи отзывов.

Реклама на радио. Мы рассматривали размещение рекламы на нескольких радиостанциях. Нам предложили выступить на радио «Москва FM» в отраслевой программе и рассказать о листах для стирки. Участие платное, обошлось нам в 250 тысяч рублей. Мы подготовили текст и заранее записали его в студии вместе с ведущим — программа идет в эфир в записи.

Аудитория радиостанции — 125 тысяч человек. Размещение рекламы на радио повысило узнаваемость бренда. И в качестве преимущества как потенциальных партнеров мы смогли показать «Перекрестку», что инвестируем деньги в рекламу продукта.

Реклама в прессе. Для рекламы в СМИ выбрали газету «Метро». Серия публикаций обошлась нам в 50 тысяч рублей. Охват аудитории — 1,25 миллиона человек.

Реклама на ТВ. Мы договорились со знакомыми и изготовили в частной студии 10-секундный рекламный ролик, заплатили за него 50 тысяч рублей. Сценарий придумали сами методом мозгового штурма. Размещение рекламы на телеканале «Москва 24» обошлось еще в 210 тысяч рублей. За эти деньги ролик показывали неделю в среднем 10 раз в сутки на аудиторию в 150 тысяч человек.

Реклама в интернете. Сначала мы разместили контекстную рекламу в «Яндекс.Директ» и «Гугл.Рекламе».

На контекстную рекламу потратили 83 000 Р

Потом запустили рекламу на Ютубе. Всего потратили 133 тысячи рублей. За эти деньги получили 1 099 415 показов, из них полностью досмотрели рекламный ролик 449 482 раза. Выходит, каждый просмотр обошелся нам в 30 копеек.

заплатили за рекламу на Ютубе

Несколько раз просили известных и не очень известных блогеров протестировать наш продукт и оставить отзыв о нем в блоге. Кто-то соглашался бесплатно, а кто-то — только за деньги. Самый дорогой пост стоил 70 тысяч рублей. Средняя цена поста — 5 тысяч рублей.

Реклама на транспорте. Целый месяц в Юго-Восточном административном округе Москвы ездили 10 автобусов, разукрашенных под нашу упаковку. Это стоило нам 130 тысяч рублей.

В результате рекламы у нас немного увеличились продажи. Но главный эффект был в том, что повысилась узнаваемость бренда, люди узнали о продукте, а торговые сети увидели, что мы тратим деньги на рекламу и обеспечиваем маркетинговую поддержку товара. Это повышает шансы, что товар будут хорошо покупать в магазинах ретейлера.

Выходим на ретейлера

Есть несколько способов попасть на полку крупного ретейлера.

Официальный способ. Зарегистрироваться на сайте поставщика, заполнить форму и отправить коммерческое предложение. Его рассматривают 14 дней. За это время продукт проходит ассортиментный комитет: специальная комиссия решает, интересен им такой товар или нет. Если ретейлер не ответил в течение двух недель, можно смело отправлять предложение еще раз.

Если ассортиментный комитет дал добро, за компанией будет закреплен куратор. Он помогает разобраться в системе работы магазина, подскажет, к кому обращаться по интересующим вопросам, даст статистическую справку по продажам товара.

Когда мы подавали заявку, портала для поставщиков еще не было, он появился не так давно. Поэтому коммерческое предложение и презентацию мы отправляли категорийному менеджеру на электронную почту. Делать это пришлось несколько раз в течение пары месяцев, пока нам не ответили с просьбой прислать листы для стирки на тестирование.

После того как ассортиментный комитет нас одобрил, мы прошли проверку службы безопасности. Для этого она запросила документы о юрлице. После успешного прохождения всех проверок нам предложили подписать договор и закрепили за нами куратора.

Осторожно, мошенники

Пока ждали ответа от «Перекрестка», мы получили множество писем с электронных адресов, максимально похожих на адреса компании Х5 Retail Group, в которую входят магазины «Перекресток», «Перекресток экспресс», «Пятерочка» и «Карусель».

Мошенники хорошо осведомлены о внутренних процессах ретейлера. Они запрашивали учредительные документы и образцы продукции и предлагали пройти обязательный, с их слов, платный аудит. Суммы варьировались от 100 до 600 тысяч рублей.

Официальный путь требует много времени, усилий, но не гарантирует успеха. На практике есть альтернативные варианты попасть на полки ретейлера: неофициальный способ и субпоставка. Мы решили пойти официальным путем, но как запасной вариант рассматривали субпоставку. Нам этот вариант не пригодился: удалось договориться с торговой сетью напрямую.

Субпоставка. Способ сводится к поиску компании-поставщика, которая уже поставляет товары в интересующую вас сеть. Вы договариваетесь с этим поставщиком о том, чтобы дополнить их ассортимент. Ассортиментный комитет ретейлера вы будете проходить от имени поставщика, а товар добавят в сеть как одну из поставляемых единиц в его спецификации.

Найти поставщика можно через знакомых, в интернете или на тематических выставках. Подойдет любая крупная компания, которая уже поставляет большое количество позиций в торговую сеть. Необязательно, чтобы поставщик работал с той же категорией товаров, что и вы.

Среди плюсов — меньшая волокита с документами, взаимодействие поставщиков между собой путем как бумажного, так и электронного документооборота, кому как удобно, облегченные условия поставок на склад компании-поставщика, поэтому можно поставлять товар удобным способом и в нужном количестве.

У способа есть минусы:

Неофициальный способ. Заключается он в поиске знакомых или знакомых знакомых, работающих в системе ретейлера. За определенное вознаграждение эти люди могут поставить товар в ассортиментную матрицу сети. Часто торговые сети активно борются с подобными схемами, считая их мошенническими. Мы не рекомендуем пользоваться этим способом, поскольку он противоречит политике борьбы с коррупцией в торговых сетях.

Готовим документы

Служба безопасности запрашивает у поставщика документы о юрлице: свидетельство о госрегистрации, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, устав, уведомление о системе налогообложения, лист записи ЕГРЮЛ, информацию о складе. Их проверка занимает несколько недель.

В отношении некоторых товаров, например продуктов питания, проверяющая компания проводит аудит: предприятие проверяют на исправность оборудования, соблюдение санитарных норм и техники безопасности. Нашему товару такая проверка не требовалась.

Подписываем договор

На практике изменить условия контракта с X5 очень сложно, практически невозможно. Остается два варианта: либо согласиться, либо не работать. Никаких протоколов разногласий. Подписание договора заняло у нас месяц.

Условия договора, на которые нужно обратить внимание:

Сначала читать, потом подписывать

Подсчитываем расходы

Для нас основновной трудностью в этой истории стали временные затраты: от отправки коммерческого предложения до стадии первой отгрузки прошло 4 месяца. Главным разочарованием оказалась невозможность внесения изменений в договор и прописанные в нем штрафные санкции.

Экономический эффект хотя и не оправдал наших ожиданий, но оказался приемлемым: продажи увеличились, популярность продукта выросла за счет масштаба, появились новые лояльные клиенты.

Вот калькуляция наших затрат на мероприятие.

Источник

Ассортиментные комитеты: лучше меньше, да лучше

Кто из закупщиков продуктового ритейла не сталкивался с желанием руководства внедрить в компании ассортиментный комитет? Я думаю, что многие понимают масштаб трагедии. Бесконечное просиживание на совещаниях, на которых обсуждается каждая позиция товара с коллегами из других отделов, далекими от продуктов в целом, сбор всяческих материалов для этих совещаний и автоматическое отсутствие времени на выполнение основных обязанностей превращает работу менеджеров отдела закупок в ад.

Понимаю, что у любого руководителя (особенно новых или небольших компаний) возникают опасения на счет отсутствия единого видения ассортимента магазина у различных отделов компании, а также боязнь, что менеджеры по закупкам, имея непосредственное влияние на работу с поставщиками, будут пользоваться своим служебным положением в личных целях. Во избежание этих проблем руководители хотят ввести тотальный контроль и формализовать процесс выбора и ротации ассортимента. Так появляются ассортиментные комитеты.

К сожалению, на практике, эта форма контроля превращается в следующее: издается приказ о проведении ассортиментных комитетов 2-3 раза в неделю по конкретным дням с указанием перечня действующих лиц, составляется регламент проведения ассортиментных комитетов На заседаниях комитета менеджеры по закупкам должны защитить свои предложения по вводу/выводу товара из ассортимента магазинов. Заседания обычно проходят следующим образом:

— менеджер категории должен представить предложения по вводу ассортимента, которое должно включать: заполненные протоколы решения комитета, образцы товара, данные о предполагаемом объеме продаж, план и бюджет мероприятий по продвижению товаров, результаты дегустаций и т.п.;

— менеджер категории должен представить предложения по выводу товара из ассортимента, которое включает: заполненные протоколы решения комитета на вывод товара, аналитические данные о продажах товара, предлагаемого на вывод и т.п.;

— участники комитета обсуждают и проверяют следующие показатели: потребность в предложенном товаре, наличие мест для размещения в торговом зале/на складе магазина, экономическую целесообразность ввода нового товара;

— при положительном решении участники комитета утверждают протоколы ввода и вывода, подготовленные менеджерами;

— при отрицательном решении протокол комитета не подписывается и изменение матрицы не производится, предварительные договоренности между менеджером категории и поставщиком считаются недействительными;

— главным результатом решения комиссии является протокол по вводу-выводу товара.

Исполняя данное указание, огромное количество сотрудников проводит свое рабочее время на длительных совещаниях, отвлекаясь от своих прямых обязанностей и теряя время впустую, т.к. результат таких собраний обычно нулевой. Чаще всего после нескольких таких собраний у членов комитета теряется интерес, участие в комитете прекращается в «повинность». Собирать регулярно, качественно и полно всю необходимую информацию по каждому вводимому или выводимому артикулу для проведения ассортиментных комитетов практически невозможно. Поэтому чаще всего определяющим фактором при принятии решения являются не объективные данные о товаре, а индивидуальные качества менеджера категории, который презентует товар, а также другие субъективные факторы, такие как погода за окном, самочувствие и настроение присутствующих и многое другое, к делу не относящееся. Получается, что несмотря на активное участие в ассортиментных комитетах огромного количества сотрудников из разных отделов, основная цель, а именно, формирование адекватного и сбалансированного ассортимента, не выполняется. В итоге получается процесс ради процесса.

Если вы хотите, чтобы ассортиментный комитет стал эффективно работающим органом, необходимо понимать, что главной его задачей является определение основных векторов для работы отдела закупок и маркетинга. Это определение товарных групп и подгрупп, ценовых уровней, критериев сегментации товара, количества артикулов для всех товарных групп/подгрупп с учетом температурного хранения и т.д. Для этого специализированные службы компании в своей рабочей деятельности постоянно анализируют текущий ассортимент компании, изучают рынок категории, поставщиков и конкурентов, собирают информацию, составляют бизнес-план развития категории и пр.

Работа, которую они делают, служит для того, чтобы объяснить участникам комитета принципы построения ассортимента компании на следующий год, согласовать его с планами компании, оповестить все заинтересованные службы компании о подготовительных мероприятиях по изменению товарного портфеля. Для этого достаточно проводить заседания ассортиментного комитета 1-2 раза в год. Такая организация ассортиментного комитета дает возможность снять вопросы по поводу ассортимента на длительный период. Профильные специалисты могут в течение продолжительного времени спокойно заниматься своей работой в утвержденных комитетом рамках.

Существует несколько вариантов эффективной организации работы ассортиментных комитетов:

1. Привлечение к формированию ассортимента сотрудников различных отделов. При таком варианте возможно разделение функций между участниками. Например, сотрудники отдела маркетинга проводят комплексный анализ товарной категории, департамент закупок – анализ рынка поставщиков, отдел аналитики формирует необходимые отчеты и т.д. Результаты работы каждого отдела выносятся на рассмотрение ассортиментного комитета. Реализацией принятого решения занимается тот отдел, который непосредственно отвечает за формирование товарного портфеля. Преимуществом этого варианта является распределение обязанностей по подготовке материалов для комитета между специалистами различных отделов, которые хорошо знают свой вопрос. К недостаткам можно отнести необходимость большого количества человеческих и временных ресурсов.

2. Участие в ассортиментном комитете только профильных специалистов. В таком варианте комитет состоит только из опытных профессионалов в области товародвижения, обладающих глубокими знаниями товароведения, владеющих технологиями продаж и умеющих применять маркетинговые инструменты. В состав должен входить весь коммерческий департамент компании, включая отдел продаж. Главной задачей при таком подходе является углубленный анализ товарного портфеля компании в динамике, соответствие предложений по развитию той или иной группы товаров долгосрочной коммерческой стратегии, согласование действий всех подразделений компании, направленных на реализацию бизнес-плана.

Автор: Селигерская Галина, Restart Retail Studio

Источник