Аутсорсинговых услуг что это такое

Аутсорсинг: что и зачем стоит делегировать другой компании

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг — это передача непрофильных функций компании сторонним организациям. Например, фирмам не всегда выгодно и удобно содержать в штате уборщиков или собственную службу безопасности. Тогда они обращаются к частным охранным предприятиям или клининговым компаниям — экономят на подборе, обучении и оформлении персонала, но закрывают нужную задачу.

Слово происходит от английского outer source using, что можно перевести как «использование внешних источников». В современном виде аутсорсинг появился в 1930-х годах в США во период противостояния Ford и General Motors.

Руководитель General Motors Альфред Слоун встал у руля компании, когда та была на грани краха. Он разработал систему аутсорсинга — узкопрофильные производства и систему управления передали в руки специализированных фирм. Так Слоуну удалось не только догнать, но и значительно обогнать конкурента. Позже в Ford тоже пришли к этой модели бизнеса, но решительное лидерство уже было утрачено.

Идея аутсорсинга не нова и для России. Например, еще в СССР существовали тресты столовых — объединения отдельных компаний, которые обеспечивали питания на советских предприятиях. Современные формы аутсорсинг приобрел в России только в 1990-е годы, с приходом рыночной экономики.

В чем разница между фрилансом, аутсорсингом и аутстаффингом

Фриланс — это привлечение частного самостоятельного специалиста без оформления в штат компании. Аутстаффинг — почти то же самое, только внештатных сотрудников нанимают из состава профильной организации.

Различия между этими формами трудовых отношений в объеме работы, времени сотрудничества и распределении ответственности. Фрилансеров привлекают, чтобы единоразово решить конкретную задачу. Например, компания может нанять дизайнера, который отрисует оговоренное количество изображений для определенного проекта. С такими специалистами заключают договор подряда, оказания услуг или авторского заказа.

Между аутсорсингом и аутстаффингом границы менее очевидные. В обоих случаях это долгосрочные отношения. Только в первом компания-наниматель платит за определенный объем работ и заключает договор об оказании услуг. Заказчику все равно, кто и где будет заниматься задачами, главное — чтобы они выполнялись качественно и в срок. Например, аутсорсер может на постоянной основе предоставлять фирме бухгалтерские услуги. Ей будет безразлично, кто, где и как делает это, если все работает должным образом.

При аутстаффинге компании заключают договор о предоставлении персонала. В этом случае заказчик платит за конкретных специалистов под определенное рабочее место. Так, можно найти продавца-аутстаффера, который будет стоять на кассе в магазине нанимателя. Тут важнее, не сколько клиентов обслужит работник, а какое количество часов и дней в неделю он будет занят делом.

Как работает аутсорсинг

На аутсорсинг можно передать любые функции и бизнес-процессы: PR, маркетинг, ИТ, HR, бухгалтерию, поддержку клиентов, клининг, обеспечение безопасности и питания. Главное — чтобы компания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.

Другое правило — нельзя делегировать другим людям ключевые для вашего бизнеса элементы. Например, если организация готовит выпечку, нанять аутсорсеров для доставки пирожков может быть вполне эффективно. Но если подрядная фирма начнет придумывать рецепты и печь за вас, ваш бизнес просто потеряет свою суть.

Для нанимателя привлечение аутсорсеров начинается с выбора подрядчика. Например, если нужны бухгалтерские услуги, можно ориентироваться на рейтинг RAEX. Затем следует изучить потенциальных кандидатов: прайс-листы, варианты сотрудничества, отзывы клиентов и опыт.

Перед заключением договора также можно посетить офис аутсорсинговой фирмы, чтобы узнать, как и в каких условиях работают ее сотрудники. Заключая контракт, стоит обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения.

Когда вы наняли фирму на аутсорсинг, вам не нужно думать о начислении зарплаты ее работникам — вы просто оплачиваете услуги по договору. Но при этом нужно озаботиться контролем качества выполняемых задач. Для этого можно привлекать собственных штатных менеджеров или профильных специалистов.

Какие компании пользуются аутсорсингом

Еще в 2015 году около трети российских компаний использовали аутсорсинг. В 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%. Корпорации по всему миру уже давно проявляют неугасающий интерес к этой практике.

Так Nike передала все производственные функции на аутсорс. Компания занимается только разработкой дизайна и продажами спортивной одежды и обуви в своих магазинах. Сами товары изготавливают подрядные организации, сосредоточенные в азиатском регионе. Это не помешало выручке Nike вырасти на 540% за последние десять лет.

Другой удачный пример аутсорсинга показывает IKEA. Транспортные и производственные функции компания практически полностью возложила на сторонних подрядчиков, а сама занимается только розничными продажами через собственную сеть магазинов.

Kodak с 1989 года делегировала ИТ-задачи компании IBM. Их договор 22-летней давности считается отправной точкой в истории ИТ-аутсорсинга, после которой все больше корпораций стали обращать внимание на этот вид взаимодействия с подрядными организациями.

Google передает на аутсорсинг разработку некоторых продуктов и поддержку клиентов, сообщает Rubrain.com. Это позволяет компании обеспечивать качественную обратную связь с потребителями и сосредоточиться на ключевых задачах бизнеса.

Плюсы аутсорсинга

Аутсорсинг помогает сэкономить, получить доступ к высококвалифицированным кадрам и избежать привычных проблем, возникающих при найме работников в штат.

Вот некоторые из преимуществ таких трудовых отношений.

Минусы аутсорсинга

Работа с аутсорсерами имеет определенные риски, но большинство из них можно предугадать заранее и обезопасить себя соответствующими условиями в договоре.

Вот что это за риски.

Перспективы аутсорсинга в России

Как прогнозирует Ассоциация частных агентств занятости, спрос на аутсорсинг и аутстаффинг будет расти, а на поиск постоянного персонала, наоборот, снижаться. Операционный директор Gi Group Людмила Зорина считает, что эта тенденция, появившаяся из-за пандемии, сохранится и в будущем. В то же время исполнительный директор Kelly Services Юрия Ефросинина отмечает, что рынок аутсорсинга в России до сих пор меньше, чем в развитых странах, что говорит о его потенциале к еще большему росту.

По словам директора по развитию бизнеса ЦОД Tet Мориса Сперга, пандемия и кризис подтолкнули многие корпорации инвестировать в цифровую трансформацию, привлекать удаленных сотрудников и обращать больше внимания на облачные системы. С этими задачами помогают справиться аутсорсинговые компании.

Основатель «Школы бухгалтерского бизнеса» Полина Муртазина ожидает, что рынок аутсорсинга учетных функций в ближайшее время вырастет на 25–30%. Эксперт связывает это с возможностью фирм по бухгалтерскому и налоговому учету работать удаленно, что является важным критерием в постковидные времена

В сфере ИТ-аутсорсинга, по прогнозу BCG, будут меняться стратегии взаимодействия. Теперь компании начинают обращаться к провайдерам высокотехнологичных услуг за помощью в цифровой трансформации бизнеса. В вопросах кибербезопасности и обеспечения непрерывности процессов корпорации планируют больше опираться на собственные ресурсы.

Источник

Что такое аутсорсинг: обзор преимуществ и всех видов, примеры использования, стоимость услуги + инструкция по переходу на аутсорсинг

Оптимизировать расходы компании или избежать чрезмерных трат, улучшить финансовые показатели, сэкономить управленческие ресурсы, быстро реорганизовать бизнес – все эти задачи позволяет решить аутсорсинг. О том, что представляет собой этот вид бизнеса, его особенностях, стоимости, плюсах и минусах поговорим в этой статье.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг: что это такое? Термин произошел от английского сокращения фразы «outer-source-using». В вольном переводе она означает использование ресурсов, привлеченных со стороны, извне. В российском деловом обиходе аутсорсинг – привлечение организацией сторонних компаний для выполнения каких-либо функций.

У крупных компаний это организация услуг питания, клининга (уборки территории), охраны, ремонтов, транспорта. Небольшие фирмы часто передают на аутсорсинг бухгалтерские и юридические функции, обслуживание IT-инфраструктуры.

Основными параметрами аутсорсингового сотрудничества являются передача на сторону только непрофильных функций фирмы, обязательное наличие договора и срок его действия не менее года.

Для чего используют аутсорсинг

Сторонние фирмы для выполнения работ привлекаются обычно в следующих случаях:

1 Компания небольшая, и содержать собственные обслуживающие подразделения или отдельных специалистов дороже, чем нанимать на стороне. Либо часть функций фирмы требуют периодических разовых работ, которые проще заказать у сторонних специалистов.

2 В крупной компании наличие большого количества собственных непрофильных подразделений, не приносящих прибыли, плохо отражается на общей отчетности (это существенно, например, если акции компании размещены на бирже).

3 Фирма не может тратить большие средства на непрофильные функции, неконкурентоспособна на рынке труда по некоторым специальностям, поэтому испытывает постоянные проблемы с поиском персонала.

4 Компании требуется сократить расходы на фонд оплаты труда или просто сократить персонал.

5 Государственной или муниципальной организации нужно достичь определенного уровня средней заработной платы (за счет вывода на аутсорсинг низкооплачиваемых функций – клининговых, например, – увеличивается средний показатель заработной платы по учреждению).

Все виды аутсорсинга

Использование других фирм для выполнения каких-либо работ подразделяют по сферам деятельности.

Производственный аутсорсинг

Этот вид аутсорсинга характерен для крупных компаний с большим производственным циклом, отдельные этапы в котором нет смысла организовывать в рамках собственных мощностей. Например, выпуск автомобильной, авиа- или космической техники – сложный процесс, в котором часть операций отдается сторонним фирмам. В корпорации Ford более 65% комплектующих для автомобилей производится на стороне, отданы на аутсорсинг практически все услуги. Компания Ikea в своей структуре не имеет производственного подразделения вовсе. Зато у нее есть свыше 2500 партнеров, выпускающих продукцию для шведского концерна по договорам. Заказчик этих работ организует дизайнерские решения и выстраивает структуру продаж.

Промышленный аутсорсинг был характерным явлением даже в СССР, где оборонные и космические комплексы выпускались головным отраслевым предприятием, подбиравшим «смежников», производивших отдельные детали и узлы агрегатов. Каждый из них был самостоятельным юрлицом, формально не включенным в отраслевую вертикаль.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Услуги такого аутсорсинга часто используют небольшие фирмы, которые не ведут разветвленную бухгалтерию. Передача бухгалтерских функций на сторону позволяет не только сэкономить на персонале, но и не тратиться на покупку и обновление специализированного программного обеспечения (даже самый простой онлайн-модуль 1С: Бухгалтерии обойдется минимум в 5-6 тысяч рублей в год, а полнофункциональный – в 50-60 тысяч).

Есть несколько видов бухгалтерского аутсорсинга:

только отчетность (сторонний бухгалтер составляет квартальную или годовую отчетность и передает ее в налоговые органы); бухгалтерский учет (оформление первичных документов при этом ложится на своего сотрудника); обслуживание в полном объеме (первичная документация, учет, отчетность).

Аутсорсинг IT-услуг

Найти хорошего программиста в штат стоит немалых денег, а загрузить работой на 100% такого специалиста получается не всегда. На помощь приходит аутсорсинг. Но используют его не только маленькие фирмы. Например, «Роснефть» вывела в аутсорсинг свои базовые технологические сервисы, оставив в структуре компании только инновационные и стратегические It-подразделения. «Сбербанк» создал дочернюю компанию специально для вывода из основного бизнеса It-подразделений.

It-аутсорсинг бывает двух видов:

обслуживание техники (поддержание в работоспособном состоянии компьютерных сетей, серверов, рабочих станций, заправка картриджей и т.д. В профессиональной среде айтишники называют эти услуги «сервис деск»); создание и внедрение программного обеспечения, сетевой инфраструктуры.

Аутсорсинг информационных технологий позволяет решить вопрос поиска квалифицированного персонала, сэкономить на покупке оборудования и обновлении программного обеспечения.

Аутсорсинг юридических услуг

Можно долго искать хорошего юриста-универсала и платить ему большие деньги (притом, что большую часть времени его навыки использоваться не будут), а можно заключить договор с юридической фирмой, и вам предоставят все необходимые услуги, причем заплатите вы за них по факту оказания.

Юридический аутсорсинг может быть использован для следующих функций:

разработка и ведение внутренней документации (положения, приказы, инструкции, требования, кодексы и т.д.); подготовка исковой документации и участие в судебных процессах (арбитражные суды, суды общей юрисдикции); корпоративная юриспруденция (работа с ценными бумагами, правовая поддержка транзакций между компанией и дочерними обществами, оптимизация налогообложения и т.д.).

К отрицательным сторонам такого сотрудничества можно отнести уязвимость конфиденциальных коммуникаций. В крупных компаниях проблема с возможной утечкой информации решается переходом на двойную структуру правового направления: в штате имеется юрист для работы с сугубо конфиденциальной информацией, а текущую работу передают аутсорсинговой фирме.

Аутсорсинг персонала

Кадровый аутсорсинг (его еще называют аутстаффингом – «кратковременным сотрудничеством») – это схема, применяемая для сокращения затрат на поиск и оформление сотрудников, особенно если они нужны на разовые или временные работы. Формально человек будет работать в аутсорсинговой фирме, а фактически – находиться в распоряжении заказчика и выполнять его задания.

Таким видом аутсорсинга с удовольствием пользуются, например, крупные сети супермаркетов, где весь мерчендайзинг (выкладку товара) выполняют сторонние сотрудники, но по стандартам компании-заказчика.

Аутстаффинг хорошо подходит, когда требуется заменить временно отсутствующего работника – серьезно заболевшего, уехавшего в длительную командировку или уволившегося (на период поиска нового сотрудника).

Слабым местом в таком сотрудничестве является необходимость очень тщательно выбирать аутсорсинговое агентство. Ведь если нанятые им работники окажутся недостаточно квалифицированными, это всерьез ударит по вашему бизнесу. И если в крупных городах есть из кого выбрать, то в средних и небольших работают одна-две таких фирмы, и тут уж, как говорится, бери что дают.

Аутсорсинг логистики

Передать функции перевозки грузов сторонней компании фирма может, если экономически нецелесообразно набирать и обучать персонал, закупать и обслуживать технику, выстраивать схемы поставок и перевозок.

Первоначально, в 90-х годах ХХ века, в России использовались преимущественно отдельные логистические аутсорсинговые процессы: грузоперевозки, складские услуги, услуги таможенных брокеров. В дальнейшем организовались крупные логистические операторы, оказывающие полный спектр услуг.

В распоряжении провайдеров, берущих на обслуживание логистические процессы других фирм, находятся полноценные складские комплексы, отделы доставки, транспортно-экспедиционный парк, брокерский отдел таможенного оформления импортных/экспортных грузов.

Существует целых пять градаций вовлеченности сторонней компании в логистические процессы заказчика. Для них разработана специальная терминология:

1PL (аббревиатура расшифровывается как «Party Logistics» – та самая градация логистических процессов) – в этом случае аутсорсинг не используется совсем, все операции выполняют структуры заказчика; 2PL – аутсорсинг грузоперевозок и управления складами; 3PL – помимо стандартных операций применяется обработка грузов, перегрузка, услуги складирования в собственном складе аутсорсера, точечная доставка грузов и другие услуги с высокой добавленной стоимостью; 4PL – аутсорсинговая компания управляет (включая планирование и контроль) всей цепочкой логистики традиционными средствами; 5PL – управление логистической цепочкой при помощи электронных средств управления.

Что не является аутсорсингом

Существуют виды деятельности, которые часто путают с аутсорсингом, но это явления из других сфер. Среди них:

фриланс – это не форма оказания услуг, а вид трудоустройства. Сотрудник не трудоустроен в аутсорсинговой компании, он оказывает услуги лично, самостоятельно, часто даже без договора. Это наиболее неформальный вид сотрудничества, обычно он касается функций дизайнеров, программистов, SMMщиков, копирайтеров и прочих представителей индивидуальных профессий. Уровень ответственности сторон здесь невысок, держится преимущественно на личных отношениях, фрилансер отвечает за свои промахи и недоделки лично, привлечь его к ответственности в правовом поле практически невозможно, поскольку недоказуем сам факт сотрудничества. Аутсорсером фрилансера считают только в случае наличия договора об оказании услуг; дропшиппинг – это система посредничества. Дропшиппер продает товар, не принадлежащий ему, получая процент за счет наценки или скидки от реального владельца товара. По такой схеме работают многие интернет-магазины, у владельцев которых нет денег на закупку товара, нет складских помещений для его хранения и не имеется возможностей для доставки. Дропшиппер рекламирует товар, принимает заказ, оплату и, в свою очередь, передает деньги (за вычетом своей комиссии) и адрес покупателя поставщику. Тот сам упаковывает товар и отправляет покупателю. Это не аутсорсинг в полном смысле слова, поскольку дропшиппер занимается обычной перепродажей товаров.

Преимущества аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга отнесем следующие:

1 Сокращение затрат на фонд оплаты труда. Для многих организаций это ключевой фактор в принятии решения о переводе тех или иных процессов на аутсорсинг. Уменьшается объем документооборота, сокращаются отчисления компании во внебюджетные фонды, не нужно платить сотрудникам премии и бонусы. Бывают ситуации, когда компании аутсорсинг выгоден даже в случае превышения стоимости сторонних услуг над своими расходами на персонал. Например, если нужно показать резкий рост эффективности (отношение расходов на персонал к получаемой прибыли) в отдельно взятый период или выполнить привходящие требования учредителя – по численности работников или по средней зарплате в организации.

2 Сокращение социальных обязательств. Сотрудникам аутсорсинговой компании не нужно оплачивать отпуска, больничные, предоставлять различные льготы и преференции (например, указанные в коллективном договоре), не требуется обязательно доводить их зарплату до МРОТ, не нужно вовремя перечислять налоги в ФНС и так далее. Всё это теперь головная боль аутсорсера.

3 Возможность сосредоточиться на основной деятельности, не тратя управленческие ресурсы на непрофильные виды. Это важно, если у компании разветвленная структура, и требуется поддерживать одинаковые стандарты во всех подразделениях.

4 Возможность повысить качество получаемых услуг. Это актуально для компаний, у которых есть проблемы с привлечением квалифицированных кадров на отдельные позиции – например, из-за невозможности обеспечить достойную зарплату. Аутсорсинговой компании, для которой это направление деятельности – основное, проще предоставить сотруднику хорошие условия – зарплату, обучение, повышение квалификации. В результате компания-заказчик получает качественные услуги по адекватной стоимости.

5 Возможность быстро реорганизовать бизнес: компания может в короткие сроки отказываться от сотрудничества с одними аутсорсинговыми партнерами и заключать соглашения с другими. Не требуются процессы найма, увольнения и перевода значительного количества персонала, сопряженные с большими временными затратами.

Недостатки аутсорсинга

Помимо очевидных преимуществ передача отдельных функций сторонней компании несет в себе и возможные проблемы, особенно если пустить процесс на самотек.

Рост расходов – стоимость услуг внешних компаний может расти, меняется структура расценок, увеличиваются либо сокращаются объемы услуг, и если не уделять этому достаточно внимания, может оказаться, что первоначальные расчеты эффективности аутсорсинга в новых условиях уже некорректны. То же самое может произойти, если на сторону будет передано сразу несколько функций: контролировать расходы нужно по всем направлениям. Падение качества оказываемых услуг – если в роли мерчендайзеров аутсорсинговая фирма будет раз за разом присылать торговой сети плохо обученных мигрантов, это неизбежно отразится на доходах основного бизнеса. Если юрист низкой квалификации проиграет несколько судебных процессов, это может обернуться разорением компании. К подбору партнеров для аутсорсинга необходимо относиться очень внимательно. Нарушение конфиденциальности. В отличие от собственных сотрудников, на которых вы можете повлиять непосредственно, поручиться за сохранность конфиденциальных данных в сторонней организации нельзя. Вероятность утечки информации от аутсорсинговых юристов или бухгалтеров имеется всегда. От проблем спасут жесткие условия договора в отношении конфиденциальности. А можно просто оставить сотрудников, владеющих такими сведениями, в штате. Попадание в чрезмерную зависимость от аутсорсера. Если в вашем городе недостаточно высокая конкуренция между профильными компаниями, и вам приходится соглашаться на единственное подходящее предложение, контрагент это почувствует и вполне может ослабить требовательность к своим сотрудникам, а вы никак не сможете на это повлиять.

Кто может оказывать услуги аутсорсинга

Есть два вида лиц, которые оказывают услуги компаниям на условиях аутсорсинга. Это самостоятельные специалисты в отдельных видах деятельности (бухгалтеры, юристы, представители прочих профессий, оформленные как индивидуальные предприниматели) либо организации. Аутсорсинговые фирмы могут быть разных форм собственности, на эффективность это не влияет.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость услуг аутсорсинговых фирм или отдельных специалистов зависит от города и вида услуг. Есть три типа оплаты сторонних исполнителей:

1 За выполненный объем работ. Оплата работ и услуг производится по факту их выполнения, необходимый объем или результат указывается в договоре. Вот пример прейскуранта компании, предоставляющей бухгалтерские услуги более чем в 80 городах РФ. В графе «город» выбираем «Санкт-Петербург» и получаем:

В IT-аутсорсинге оплата берется либо за каждый обслуживаемый аппарат (рабочую станцию, ноутбук, МФУ и т.д.), либо абонентская плата за определенное количество машин. В областях центральной России в месяц за обслуживание сервера берут 2000-8000 рублей, обычной рабочей станции (компьютер + монитор) – 600 – 1500 рублей, принтера – 400-700 рублей.

Разброс в ценах обусловлен разницей в количестве выездов к клиенту, объеме работ по каждому аппарату и т.д. Соответственно, годовая стоимость аутсорсинга IT-отдела в компании с 30-50 рабочими станциями, сервером и десятком периферийных устройств обойдется примерно в 500 – 800 тысяч рублей. Проектирование сетевой инфраструктуры начинается от 6000 рублей за проект.

2 Почасовая оплата аутсорсеров. Этот способ характерен, например, для аутсорсинга персонала. Вот прейскурант компании, предоставляющей персонал для предприятий различного направления в центральных и северо-западных регионах РФ (за исключением Москвы и Санкт-Петербурга – там расценки существенно выше):

Для отдельных специалистов – свои расценки: дворник – от 150 руб/час, повар – от 300 руб/час, сварщик – от 320 руб/час и так далее.

3 Оплата за отработанный период. Применяется там, где невозможно заранее четко определить сколько времени займет выполнение той или иной задачи. К примеру, стоимость аутсорсинга юридических услуг по представительству в арбитражных судах в Москве составляет от 600 рублей в час и практически до бесконечности, в зависимости от уровня компаний, заказывающих и предоставляющих услуги. При этом оплата рассчитывается исходя из того, сколько времени фактически заняла подготовка к судебным заседаниям и нахождение юриста в стенах суда.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д. Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы. Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель. Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма. Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема. Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера. Права и обязанности каждой из сторон. Способы контроля за деятельностью аутсорсера. Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции. Порядок разрешения споров. Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации. Порядок внесения изменений в договор и его расторжения. Прочие условия. Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

Часто задаваемые вопросы

Какие ошибки могут возникать при переходе на аутсорсинг, и как их избежать?

Ошибки и недоработки на этапе перехода на аутсорсинг (особенно если этим занимается менеджмент компании, не имеющий опыта такого перехода) нередки. Среди них можно выделить:

слишком быстрое сокращение штата. Желание снизить расходы как можно скорее приводит к тому, что прежний персонал уволен, а новый еще не набран. Подобная ситуация произошла в бюджетной сфере Вологодской области, где в школах сократили всю клининговую составляющую (уборщиц, дворников, прачек и т.д.), а аутсорсинговые компании не смогли достаточно быстро набрать требуемое количество персонала. В результате в течение двух первых месяцев учебного года уборка производилась не по стандартам, а в некоторых учебных заведениях не проводилась совсем. в договоре не прописываются четкие сроки. Аутсорсеры не любят ограничивать себя жесткими сроками, и, если заказчик неопытный, стараются максимально обтекаемо указывать сроки оказания услуг или обставлять их всяческими условиями. В результате монтаж компьютерных сетей затягивается из-за выявившихся конструктивных особенностей помещений, изменять проект аутсорсинговая компания не спешит, а заказчик платит как указано в договоре – ежемесячно. Солдат спит – служба идет. в договоре не прописывается ответственность исполнителя с достаточной степенью конкретики. Часто в типовом договоре встречается фраза: «За неисполнение или несвоевременное исполнение договора стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ». Такой формальный подход приводит к тому, что заказчику приходится доказывать факт нарушения договора, даже если все мыслимые сроки пропущены, а также искать в законодательстве акты, которым соответствуют нарушения. Лучше прописать конкретно: «Несдача в срок декларации в ФНС – неустойка в размере 10% от суммы договора». недостаточно просчитанный переход подразделения на аутсорсинг приводит к падению качества услуг или к росту затрат. Так происходит, если менеджмент просчитывает затраты только по оптимистическому варианту, не учитывает форс-мажор или другие стандарты работ в аутсорсинговой компании. Например, если в ремонтных подразделениях компании установлены более высокие нормы для выполнения работ, чем у аутсорсера, может оказаться, что при сохранении прежнего темпа повысится стоимость услуг либо упадет их качество.

Как открыть аутсорсинговую компанию?

Первым делом требуется выбрать сферу деятельности, в которой вы сможете оказывать услуги на условиях аутсорсинга. Часто аутсорсерами становятся бывшие сотрудники компаний, которым прежние работодатели более охотно передают часть функций, нежели незнакомым бизнесменам. В крупных производственных компаниях на аутсорсинг часто выводят собственные подразделения, оформляя их как юрлица, гендиректором при этом становится бывший начальник. Человеку или фирме, не связанным с заказчиком, проще добиться успеха в инновационной сфере, в юридических, бухгалтерских или IT-услугах, оказываемых средним и небольшим компаниям. Начинать лучше, имея 1-2 потенциальных клиента.

Далее нужно зарегистрировать юрлицо или ИП. Какой именно вариант выбрать – зависит от сферы, в которой вы собираетесь работать, от вида деятельности и от количества учредителей. Крупные корпорации не слишком охотно работают с ИП, но это наиболее выгодный статус для исполнителя с точки зрения налогов и отчетности. Оформив ООО, вы будете более уверенно с точки зрения имиджа чувствовать себя на переговорах с заказчиками, но и налоговая нагрузка будет выше. При наличии нескольких учредителей регистрация ООО – единственный разумный вариант. Хорошо, если вы придумаете звучное запоминающееся название.

Затем арендуем офис. Если вы ИП и оказываете небольшой объем услуг дистанционно, можно обойтись и без аренды, но в случае аутсорсинга для серьезных компаний офис должен быть обязательно.

Если вы собираетесь использовать наемный персонал (а для получения крупных заказов без этого не обойтись), потребуется отнестись к найму очень внимательно. Бухгалтеры или юристы должны иметь опыт именно в той сфере, где вы будете оказывать услуги, работники кадровой службы обязаны грамотно оценивать соискателей, которых вы будете направлять на выполнение тех или иных работ к заказчику. Также вам потребуется грамотный юрист для составления или проверки договоров и представительства в судах. Кстати, такого юриста можно взять на аутсорсинг.

В среднем на организацию ООО, с офисом и минимальным количеством персонала (2-3 человека) потребуются стартовые затраты в районе 250-300 тысяч рублей. В эту сумму войдут расходы на регистрацию, аренду и обустройство офиса, найм персонала, рекламную кампанию.

Продвигать аутсорсинговый бизнес наиболее эффективно в интернете, а также в той сфере, где работают ваши потенциальные клиенты. Хороший эффект дает участие в профильных выставках, семинарах, конференциях.

Заключение

Аутсорсинг – использование сторонних компаний для выполнения непрофильных бизнес-функций в собственной фирме – в российских экономических реалиях применяется часто и охотно. Этим видом бизнеса пользуются и микрофирмы из нескольких человек, и крупнейшие корпорации.

Наиболее популярные сферы для аутсорсинга – бухгалтерия, юриспруденция, IT, поиск персонала, клининг, транспорт, общественное питание. Крупные компании используют и другие виды привлечения сторонних фирм. Вот «Северсталь» ищет аутсорсеров для НИОКР, а вот пример тендера «Лукойла» на сервисное обслуживание АЗС.

К плюсам аутсорсинга относится сокращение затрат на персонал и социальные обязательства, экономия управленческих ресурсов, рост качества получаемых услуг, возможность быстрой реорганизации бизнеса, повышение его гибкости. Есть и риски: безоглядное использование сторонних компаний может привести к росту расходов, недостаточно тщательный выбор партнера способен вызвать ухудшение качества тех или иных процессов в компании, при определенных условиях под угрозу может быть поставлена и конфиденциальность внутренней информации.

Плата за услуги аутсорсинга обычно взимается одним из трех способов: за выполненный объем работы (или результат), за реально отработанное время, за обусловленное количество часов.

Для того, чтобы передать одну из своих бизнес-функций на аутсорсинг, необходимо определить спектр отдаваемых на сторону операций; тщательно подобрать компанию-партнера; заключить договор, в котором оговорить все нюансы, включая санкции за невыполнение; проконтролировать исполнение; оплатить услуги.

По данным УК «Финам», рост рынка аутсорсинговых услуг в 2018 году в отдельных отраслях может превысить 15%. Это говорит о том, что бизнес на оказании сторонних услуг перспективен, и ниш, которые еще можно занять малому и среднему бизнесу, здесь пока вполне достаточно.

Источник