как правильно писать почтовый адрес в документах по госту

Реквизит «адресат» как оформить: ГОСТ Р 7.0.97-2016

В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.

Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.

Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).

Адресатом документа может быть:

Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения

1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Ректору Сибирского федерального университета

Если документ адресован физическому лицу:

г. Красноярск, 660011

2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева

3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Реквизит «адресат»: составные части

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Губернатору Красноярского края

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Федеральное архивное агентство

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Руководителю договорно- правового отдела

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Источник

Новый гост для оформления документов

Материал обновлен 06.09.2021

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Источник

Арбитражный суд Поволжского округа

О суде

Правила оформления документов

III. Правила оформления документов

3.1. Основные требования к составлению и оформлению документов

(кроме судебных актов)

3.1.1. При подготовке исходящих документов суда следует руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.1.2. При подготовке документов (кроме судебных актов) необходимо соблюдать следующие правила:

3.1.3. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи. Копия документа вместе с приложениями, заверенная специалистом по делопроизводству штампом «Копия верна», его подписью и ее расшифровкой, остается в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.

3.1.4 Документ, отправляемый за подписью руководителя структурного подразделения, регистрируется специалистом по делопроизводству в этом подразделении.

Документу присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса подразделения и очередного порядкового номера, исходящих из суда документов. Копия документа хранится в подразделении в деле по номенклатуре.

В ЭОС «Дело» руководитель подразделения делает отметку: «Исполнено. Снять с контроля».

3.1.5. Специалист по делопроизводству судебного состава, подразделения оформляет документы и приложения к ним, обеспечивает своевременное поступление информации об исполнении и отправке документов в отдел делопроизводства для фиксации ее в компьютере и журналах установленной формы. Подготовленная к отправке корреспонденция передается в экспедицию в запечатанных конвертах с надписанным адресом.

3.2. Основные требования к оформлению судебных актов

3.2.1. Судебный акт оформляют на листе формата А4 (двусторонним режимом печати), шрифтом – Times New Roman, размер шрифта – 14 кегль, через 1,5 интервала; с четко обозначенными абзацами, равными 1,25 см (5 знаков). Поля: 30 мм – левое, 20 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковый номер страниц оформляют арабскими цифрами и помещают посередине верхнего поля листа.

При распечатывании многостраничного судебного акта на листе с двух сторон, необходимо включать опцию «зеркальные поля», которая находятся в команде «файл» («параметры страницы»).

В тексте судебного акта недопустимо произвольное использование подчеркивания, курсивного или полужирного выделения текста, а также использование интервалов для отделения текста и формирование красной строки с помощью пробелов.

3.2.2. Реквизиты судебного акта «место составления» и «регистрационный номер» отделяются от заголовка двумя полуторными интервалами.

При указании места составления судебного акта слово город сокращают и обозначают строчной буквой.

В судебных актах проставляется регистрационный номер, присвоенный делу в суде первой инстанции. При указании номера дела необходимо писать само слово Дело (с прописной буквы), номер включает в себя – индекс суда, порядковый номер дела и через дробь год регистрации (указывается полностью): Дело № А65-4247/2007.

3.2.3. При указании даты принятия судебного акта и далее в тексте документа слова год, годы в полной версии написания даты сокращают: 02 февраля 2005 г.

При указании даты в сокращенном виде необходимо придерживаться единообразного написания, указывая день месяца, месяц, год. В этом случае дату оформляют в соответствии с требованиями пункта 3.4.2 настоящей Инструкции: дата месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Слово год после даты в сокращенном варианте не указывают: 27.09.2007.

3.2.4. Текст судебного акта от реквизита «дата документа» отделяется двумя полуторными интервалами.

3.2.5. При указании состава суда нужно придерживаться следующего образца:

Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в составе:

председательствующего судьи ______________,

судей ________________, ____________________,

При этом судья докладчик по делу указывается после председательствующего судьи и, соответственно, вторым подписывает судебный акт.

3.2.6. При указании лиц (с их полномочиями), присутствовавших в судебных заседаниях, следует придерживаться следующего образца:

при участии представителей:

истца (заявителя) – _____, юрисконсульт/директор/должностное лицо и т.д.

(доверенность от ___________ № _________)

ответчика – ____________, юрисконсульт/директор/должностное лицо и т.д.

(доверенность от ___________ № _________)

Если стороны дела присутствовали лично:

истца (заявителя) – __________ (паспорт серия ____ № ________кем и когда

ответчика – _________________ (паспорт серия ____ № ________кем и когда

3.2.7. Описательная часть, после слова УСТАНОВИЛ, а также резолютивная часть, после слов ПОСТАНОВИЛ, ОПРЕДЕЛИЛ, начинаются со строчной буквы.

3.2.8. При первом словоупотреблении и в резолютивной части документа краткие (сокращенные) наименования организаций указывают полностью. При необходимости сокращенного названия (большой объем документа, частота употребления, большое составное наименование) в описательной части указывают возможное сокращение.

Не употребляют сокращения или аббревиатуры, не принятых в законе и не являющиеся общепринятыми в официально-деловой речи. Следует правильно указывать названия организаций и органов власти. Это касается как употребления прописных и строчных букв в названии, так и правильного сокращения.

3.2.9. В первой ссылке на кодекс, закон, постановление и пр., название документа указывают полностью. При необходимости сокращенного названия указывают возможное сокращение.

3.2.10. При указании абзацев, подпунктов, пунктов, статей, глав, частей не используют сокращения, типа: абз., подп., п., ст., гл., ч.

3.2.11. В официальных документах РФ необходимо расписывать, например: Конституционный суд Российской Федерации.

3.2.12. При ссылке на доверенность, письмо, постановление или иной документ сначала указывают дату (в сокращенном варианте), затем – номер, например: доверенность от 20.12.2004 № 854.

3.2.13. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется в соответствии с пунктом 3.4.8 настоящей Инструкции.

3.2.14. Реквизит судебного акта «подпись» отделяется от текста двумя полуторными интервалами.

Если судебный акт принят коллегиально, то подписи печатаются через двойной интервал.

3.3. Бланки документов

3.3.1. Документы ФАС ПО оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливают на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.

Для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки-трафареты.

3.3.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности.

3.3.3. Бланки документов ФАС ПО подлежат учету. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения председателя суда.

3.3.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) председателя ФАС ПО. Соответствующие предложения вносятся начальником отдела делопроизводства ФАС ПО вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники ФАС ПО обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

3.4.1. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чём?»: «О выделении. », «Об изменении. » и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

3.4.2. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 04.03.2004. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты: 04 марта 2004 года.

3.4.3. Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре.

3.4.4 Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.4.5. Адресование документа.

При адресовании документа без указания должностного лица в организацию или ее структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже. Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

Управление организационно-правового обеспечения

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

объединения «Агропром»Е.А. Петровой

При адресовании документа нескольким должностным лицам однородных организаций одной системы их должности указываются во множественном числе и обобщенно.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их также следует указывать обобщенно.

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденной постановлением Правительства от 15.04.2005 № 221.

Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.4.5. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Федерального арбитражного суда

Личная подпись Е.З. Васютин

Личная подпись Е.З. Васютин

При оформлении документа на бланке наименование суда в грифе утверждения не пишется, например:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утвержденного документа.

Федерального арбитражного суда

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно длинной строки, например:

Федерального арбитражного суда

Личная подпись Е.З. Васютин

Резолюция включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.4.7. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала.

3.4.8. Оформление приложений к документу.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Федерального арбитражного суда

от __________ № ___

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Федерального арбитражного суда

от __________ № ___

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу первого листа приложения указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:

Федерального арбитражного суда

3.4.9. Подпись документа.

Документы, направляемые в ВАС РФ, федеральные органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписывает председатель ФАС ПО или, по его поручению, заместитель председателя суда.

Документы, направляемые сторонним организациям и гражданам, подписывается руководством суда, а также руководителями структурных подразделений и их заместителями в соответствии с их компетенцией, председателями судебных составов, судьями.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывает исполняющий обязанности этого должностного лица или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления «и.о.», «зам.» вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, начиная с инициатора или координатора подготовки документа.

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

3.4.10. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе или на отдельном листе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документы (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

Федерального арбитражного суда

(подпись) Е.З. Васютин

3.4.11. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке указывается фамилия основного исполнителя.

3.4.12. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.5. Порядок редактирования документов

3.5.1. Все исходящие документы за подписью председателя суда и его заместителей, проекты распорядительных документов, постановлений президиума суда, судебных актов и другие документы, по указанию председателя суда, подлежат редактированию.

3.5.2. Редакторская группа принимает проекты документов, оформленные на листе формата А4, размером шрифта – 14 кегль, через 2 интервала; поля не менее: 25 мм – левое, 15 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее. Печать односторонняя, без помарок и исправлений. Если документ имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы следует пронумеровать.

3.5.3. Редактор вносит правку в текст. На проектах приказов виза редактором проставляется на листе согласования, на проектах постановлений и определений – в конце текста, на других документах – на оборотной стороне последнего листа документа в левом верхнем углу.

3.5.4. При получении документа редактор учитывает его в журнале учета отредактированных документов (Приложение № 9) и указывает следующее:

3.5.5. Проекты судебных актов редактору представляют судьи или, по его поручению, помощник судьи, другие документы – исполнителями, их подготовившими. Документ представленный на редакцию должен содержать отметку об исполнителе. Отметка размещается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и включает в себя: Ф.И.О. исполнителя и номер его телефона.

Документ возвращается с визой редактора. При необходимости редактор комментирует правку или согласовывает вопросы по тексту с судьей или помощником судьи.

3.5.7. Редактор работает с документом не больше 3 рабочих дней. Для документов большого объема (свыше 10 страниц) руководство суда устанавливает особый порядок и сроки редактирования.

3.5.8. Документы редактируются в порядке поступления на проверку. Эта очередность может быть изменена редактором по личной просьбе судьи или по указанию руководства суда в целях предотвращения нарушений процессуальных сроков. При одновременном поступлении большого количества разных документов в первую очередь редактируются судебные акты, полугодовые и годовые отчеты и документы к ним.

В случае скопления большого числа документов и невозможности, в связи с этим, выполнить работу в установленные сроки и на должном уровне, возможна в порядке исключения замена редактирования вычиткой (т.е. исправлением лишь грамматических ошибок) с соответствующей записью об этом на последнем листе документа «вычитано».

3.5.9. Замечания и предложения редактора должны обязательно учитываться, ошибки – исправляться. Исполнитель вправе не принять предложение редактора, касающееся стилистики, если считает, что при этом существенно искажается смысл высказывания. Разрешение спорных ситуаций возможно только при участии руководства суда.

3.6. Документальное оформление работы

Президиума Федерального арбитражного суда Поволжского округа

3.6.1. Делопроизводство, связанное с документальным оформлением организации и проведения заседаний Президиума ФАС ПО (далее – Президиум), осуществляется секретариатом председателя суда.

Организационное и информационное обеспечение Президиума возлагается на секретариат председателя суда ФАС ПО.

3.6.2. Секретариат организует работу по подготовке материалов к рассмотрению на заседания Президиума, изготовлению копий постановлений Президиума, а также выполняет иную организационную работу, необходимую для проведения заседаний Президиума.

3.6.3. Секретарем Президиума является начальник секретариата суда.

3.6.4. Вопросы, предлагаемые к вынесению на рассмотрение Президиума, оформляются докладными записками лиц, ответственных за подготовку вопросов, в которых излагаются сущность и обоснование представленного на рассмотрение Президиума вопроса. Вносятся предложения и сведения о согласовании проектов документов и об оставшихся по ним разногласиям. К материалам, представляемым на заседание Президиума, должен прилагаться проект постановления Президиума по конкретно поставленному вопросу.

Проект постановления Президиума и другие документы, представленные к обсуждению на заседании Президиума, передаются исполнителями в секретариат председателя суда не позднее, чем за пять дней до заседания Президиума под расписку в журнале учета, который ведется специалистами секретариата.

Материалы по вопросам судебной практики для рассмотрения Президиумом передаются в отдел обобщения ФАС ПО, который готовит необходимую информацию по вопросам, выносимым на рассмотрение Президиума.

3.6.5. Работники секретариата председателя суда в сроки, обеспечивающие возможность участия в заседании, представляют повестку заседаний Президиума и копии необходимых документов членам Президиума.

Иные лица, участие которых в заседании Президиума председательствующим признано необходимым, извещаются работниками секретариата заблаговременно. На заседании Президиума секретарь ведет протокол, который подписывает председатель ФАС ПО и секретарь Президиума не позднее 5 дней после окончания заседания.

В протоколе должно быть отражено:

Протокол хранится в деле по номенклатуре.

3.6.6. Решения, принимаемые Президиумом, оформляются постановлениями Президиума и подписываются председателем ФАС ПО. На основании постановления Президиума могут быть изданы приказы и распоряжения по вопросам организации работы суда.

Контроль за выполнением поручений Президиума по рассматриваемым вопросам, а также указаний и решений, принятых председательствующим в ходе заседания Президиума, осуществляется секретарем Президиума.

Доработка, а также редакционная правка текста принятых Президиумом постановлений, не влияющими на их существо, производятся соответственно исполнителем и секретарем Президиума в 5-дневный либо иной установленный Президиумом срок.

3.6.7. По указанию председательствующего на заседании постановления Президиума и другие документы, рассмотренные на заседании, тиражируются секретарем Президиума и работниками отдела делопроизводства в необходимом количестве экземпляров для передачи судьям, работникам суда, рассылки в другие суды.

Источник