База знаний на чем сделать
Программы для создания профессиональной базы знаний
Чтобы корпоративная база знаний приносила реальную пользу, она должна быть удобной в использовании. Важно организовать правильное хранение, поиск и обновление информации. Пока объем данных невелик, вполне можно обойтись простыми вариантами: файловыми хостингами, облачными хранилищами или даже локальными архивами. Но по мере накопления знаний требуется специализированное решение. Представляем обзор инструментов для профессионального создания корпоративной базы знаний.
Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.
Atlassian Confluence
Atlassian Confluence — одна из наиболее популярных программ для создания внутренних баз знаний, что обусловлено её обширным функционалом. В едином пространстве можно объединить самые разные форматы информации: текстовые документы, таблицы, карты, изображения, статьи и т. д.
Для оформления базы знаний можно использовать настраиваемые шаблоны страниц или продумать собственный вариант оформления. При этом можно создавать красивые веб-страницы с добавлением графических элементов.
Благодаря встроенному чату, пользователи могут обсуждать публикации, добавлять комментарии и получать отзывы.
Поиск по базе, созданной в Atlassian Confluence, предусматривает использование различных фильтров. Это обеспечивает быстрое нахождение нужной информации.
Разобраться с функционалом несложно: есть подробные инструкции по работе с программой (на английском языке), присутствует техподдержка.
Несомненный плюс программы — наличие мобильных приложений для iOS и Android. При необходимости можно интегрировать дополнительные инструменты: для Confluence доступны 3000+ приложений Marketplace (Trello, Slack, Office, Google Drive и т. д.). Кроме того, Atlassian Confluence можно использовать как в облаке, так и на собственном сервере.
Стоимость Atlassian Confluence:
Flowlu
Сервис Flowlu позволяет создавать любое количество разделов для разных целей и групп специалистов. Можно разграничивать права доступа к разделам: разрешать только чтение либо давать доступ к редактированию. Сотрудники могут совместно пополнять базу, обсуждать информацию и делиться знаниями.
База предусматривает древовидную структуру, что позволяет быстро ориентироваться в большом количестве разделов. Полнотекстовый поиск и поиск по тэгам помогает найти нужную информацию за несколько секунд.
Дополнительный плюс сервиса — возможность предоставления внешнего доступа. Пользователям не обязательно заходить в систему, чтобы получить доступ к базе. Используя полученную ссылку, можно ознакомиться с информацией в любом месте и с любого устройства.
Функционал Flowlu можно расширить за счёт интеграции с популярными инструментами (Google Drive, 1C, XMind, Jira и пр.).
Яндекс.Вики
Вики это часть платформы Яндекс.Коннект, предназначенной для командной работы. Для использования сервиса нужно создать в Яндекс.Коннект новую организацию. Создание страниц доступно любому пользователю, при этом все изменения хранятся в истории. По необходимости можно разграничить доступ, ограничить права пользования или назначить владельца страницы.
Сервис поддерживает добавление текстовых документов, таблиц, изображений, файлов. У каждого пользователя есть личный кабинет, где сохраняются черновики материалов. Удобный поиск и структурирование информации позволяет быстро найти нужные данные.
Яндекс.Вики можно объединить с Яндекс.Формами, Яндекс.Диском, справочником сотрудников организации. Можно добавить трекер, почту для корпоративного домена, мессенджер, календарь.
Как создать собственную базу знаний в компании
База знаний — популярный digital-сервис для бизнеса, который позволяет создать единое хранилище информации для сотрудников и оптимизировать корпоративные процессы. PR-директор digital-интегратора DD Planet Екатерина Саломатина поделилась опытом разработки и внедрения базы знаний на 150 человек, а также рекомендациями, универсальными для компаний любого размера.
Перед запуском базы знаний необходимо определить, какие задачи вам необходимо решить с ее помощью.
Ниже перечень основных:
Систематизация информации. Частая проблема — разрозненное хранение знаний. Как правило, подразделения компании используют для этого разные источники: бухгалтерия — 1С, отдел продаж — CRM, кто-то держит информацию на корпоративном сервере, кто-то — в документах Google, кто-то — просто в голове. В худшем варианте важные инструкции и документы могут быть устаревшими, а часть информации — отсутствовать.
Если компании для экосистемного развития требуется регулярный обмен знаниями между отделами, база знаний позволяет собрать и упорядочить их в одном месте.
Сокращение временных затрат. Существенная часть времени сотрудников тратится на поиск нужной информации, описание инструкций и подготовку ответов на одни и те же вопросы. Стандартные ситуации:
Для этого необходимо обращаться к коллегам, в том числе из других отделов.
На поиски уходят рабочие часы нескольких сотрудников, а хаотичная подготовка одних и тех же материалов может привести к многократному дублированию информации. С помощью базы знаний можно значительно оптимизировать эти издержки.
Адаптация новых сотрудников. Новички испытывают особенные сложности из-за недостатка информации. Какие документы требуются для оформления, к кому обращаться, как решать рабочие вопросы — на все нужны четкие ответы в удобном месте.
Обучение. База знаний также может использоваться для образовательных целей и развития сотрудников. Она может включать подборки обучающих материалов, текстовые или видеоинструкции работы с конкретными сервисами.
База знаний — индивидуальный проект в зависимости от вида бизнеса, размера компании, количества ее сотрудников и бизнес-процессов. Однако есть универсальные характеристики, по которым можно определить ее эффективность.
Соответствие потребностям сотрудников
База знаний создается в первую очередь для закрытия информационных потребностей коллектива. Чтобы создать действительно полезный проект, сначала необходимо определить, какая информация может потребоваться сотрудникам, с какими вопросами сталкивается каждый из них. Не помешает провести среди коллег опрос, что, по их мнению, должно быть в базе знаний, и создать специальное место для регулярного сбора предложений.
Как и любой интернет-проект, база знаний требует тестирования usability. Если она будет неудобной, сотрудникам будет проще использовать привычные ресурсы для хранения информации. Проследите, чтобы она была хорошо структурирована — всем отделам должно быть понятно, где что искать. Создайте инструкцию по использованию базы знаний, а перед запуском отдайте ее на тестирование сотрудникам из разных направлений.
Чем стилистически проще и легче будут тексты, тем лучше они будут восприниматься. Главная опасность при подготовке материалов — кажущаяся очевидность информации. Что просто для одного сотрудника — то может быть совершенно непонятно другому. Это особенно важно при большом коллективе и разных сферах деятельности сотрудников. Поэтому при подготовке контента всегда нужно смотреть на него сторонним взглядом.
Частая проблема таких проектов — написали и забыли. Информация имеет свойство устаревать, поэтому важно заранее определить регулярность обновления определенных блоков. Например, информация о возрасте компании и ее последних достижениях, требует корректировки раз в год. Если вы предоставляете сотрудникам инструкции по использованию сторонних онлайн-сервисов, во многих из них обновления происходят ежемесячно. Важные корпоративные изменения в работе должны вноситься в базу знаний по мере их появления.
Для начала определите ресурсы: кто будет отвечать за реализацию базы знаний, какие технологии для этого потребуются.
Люди. Очень важна роль ответственного, кто будет координировать процесс создания базы знаний, следить за наполнением и актуализацией контента. Также потребуется определить сотрудников, ответственных за предоставление информации в конкретные разделы. Для приведения текстов в соответствие корпоративной редакционной политике нужен редактор. В нашей компании в ведении базы знаний задействовано достаточно много человек: представители топ-менеджмента, разработчики, HR и PR-отделы, руководители отделов.
Технологии. Для создания базы знаний могут использоваться разные платформы. Мы используем Битрикс24, поскольку у него достаточно широкий функционал и удобный интерфейс. На базе этой платформы построены и собственный корпоративный портал DD Planet с базой знаний на 150 человек, и проекты для наших клиентов с несколькими тысячами сотрудников.
Основная часть базы знаний ориентирована на всех сотрудников. Сюда относятся информация о компании и ее структуре, миссии и ценностях, FAQ с перечнем лиц, к которым можно обращаться по разным вопросам, а также наиболее важные документы, например, карточка с реквизитами и презентация компании.
Информация о кадровом делопроизводстве, которую часто запрашивают сотрудники у HR-отдела, также должна находиться среди ключевых разделов базы знаний. Она может включать инструкции по найму, переводу сотрудников, оформлению отпусков и больничных и прочие.
Особенность компании DD Planet состоит в том, что практически все бизнес-процессы у нас автоматизированы на корпоративном портале, и нам важно, чтобы все сотрудники умели им пользоваться. Поэтому у нас есть отдельный раздел, посвященный работе с корпорталом: как ставить задачи, бронировать переговорные, оплачивать счета. При появлении нового бизнес-процесса мы сразу описываем его в базе знаний и высылаем всем ссылку на новую информацию.
Узкоспециализированная информация, необходимая конкретным отделам, содержится в соотствующих разделах. В зависимости от функциональности платформы можно создавать разные базы знаний или настраивать уровни доступов: оставлять видимость всем сотрудникам или некоторым.
Для новых сотрудников желательно создать отдельный раздел, который может понадобиться в первые дни работы. В нашей базе знаний он включает памятку, перечень документов, необходимых для оформления, и описание автоматического бизнес-процесса, в рамках которого человек загружает документы на диск и взаимодействует с HR-отделом и бухгалтерией.
При выходе нового сотрудника на работу ему высылается автоматическое письмо с доступами к корпоративному порталу и ссылками на нужные разделы базы знаний.
Любой новый продукт требует привыкания. Чтобы база знаний действительно использовалась вместо старых инструментов, важно не просто обеспечить удобство и пользу, но и грамотно анонсировать ее сотрудникам.
При запуске базы знаний необходимо подготовить новость, где рассказать о практической пользе проекта и прикрепить ссылку на инструкцию. Вопросы о том, где найти ту или иную информацию, скорее всего, продолжат поступать — в этом случае важно не пользоваться старыми источниками, а перенаправлять на нужные разделы базы знаний. В следующий раз сотрудник с большей вероятностью сначала заглянет туда, прежде чем задать вопрос. Мы в DD Planet об обновлениях базы знаний сообщаем в корпоративном дайджесте. Частые упоминания в совокупности с удобством использования постепенно формируют у сотрудников привычку.
Еще один инструмент — вовлечение сотрудников в процесс формирования базы знаний. Сбор обратной связи и пожеланий, какую еще информацию можно добавить, как минимум вызовут интерес, а в лучшем случае — активную помощь с контентом.
В этой статье я привела основные рекомендации, которые универсальны для создания любой базы знаний: как для небольших компаний, так и для масштабных холдингов. Функциональность же, объем контента и внешний вид проекта могут быть индивидуальны в зависимости от характеристик и потребностей бизнеса.
Организуем личную базу знаний: тест 3-х сервисов
Закладки в браузере, хаотичные заметки в Notes и мысли в голове растут с геометрической прогрессией. Структурировать знания и навести порядок в текстовых и графических записях поможет личная база знаний. Специально для блога Selectel Ксения Калинина исследовала три популярных сервиса и делится впечатлениями.
Скорее всего, сейчас многие из ваших записей хранятся на Google диске, а ссылки, которые вы прочитаете «когда-нибудь потом», — в открытых вкладках браузера, но это не всегда практично и удобно. Рассмотрели менее очевидные способы для организации баз знаний. Они просты и удобны: имеют веб-версию и мобильное приложение, поддерживают совместную работу и импорт файлов с разных площадок.
Спойлер: бесплатного функционала сервисов хватит для наведения первичного порядка.
⇒ Удобный инструмент для создания многофункциональных таблиц.
Удобство. Широкий функционал Airtable немного усложняет интуитивный онбординг, но внутри приложения предусмотрены подробные инструкции и подсказки. Можно выбрать предустановленные шаблоны, чтобы сделать работу проще и быстрее.
Минусы. Может показаться слишком сложным и запутанным при первом использовании.
Что порадовало. Основной упор в приложении сделан на таблицы. Их наполнение может быть не только текстовым: добавляйте фото, ссылки, цветовые пометки и так далее. Загруженные в базу документы доступны для просмотра, но редактировать внутри Airtable их нельзя. Таблицы можно связать между собой – занесенные в одну таблицу данные будут отображаться и в другой. Звучит сложнее, чем работает.
Навигация. В приложении легко создавать разветвленную структуру базы знаний. Можно организовать несколько рабочих пространств и добавлять тематические секции с иконками. Внутри каждой секции обычно находятся несколько листов с таблицами. А внутри таблиц – страницы с данными отдельной строки.
Для упрощения навигации можно добавить блок поиска по документам. Но эта функция почти бесполезна, если вы заносите данные на русском языке. Поиск работает для пяти языков, и русский туда не входит. Дополнительный стимул вести понятную базу знаний, в которой все можно найти вручную.
Вердикт. Airtable подходит для структуризации данных, но требует тщательного изучения, чтобы стать power-user’ом.
Хранить, нельзя удалить.
⇒ Универсальное рабочее пространство.
Удобство. В приложении много готовых шаблонов для разных типов документов. Есть возможность создавать и собственные «трафареты» для стандартизации заметок.
Минусы. Полностью на английском языке, что для кого-то может стать проблемой. Освоить базовые функции можно самостоятельно, а вот для более продвинутой работы стоит изучить гайды и скринкасты. Можно найти их на сайте Notion, YouTube-канале или рунете.
Что полезного. Документы поддерживают все наиболее распространенные форматы – доски, таблицы, ссылки, фото и видео. На таблицах остановимся подробнее, ведь они представляют целую базу данных. Каждая строка таблицы имеет отдельную страницу внутри документа, куда можно записать подробную информацию.
Notion открыт для новых пользователей, которые до этого размещали свои документы на разных носителях. Так, кроме банального импорта файлов с рабочего стола и Google Диска, возможен импорт досок из Trello, файлов из Asana и Evernote.
Навигация. Внутри приложения есть разделение хранилища на workspace и private, что снижает риск случайно поделиться с коллегами личной информацией. Совместная работа тоже доступна, но этим никого не удивишь.
Все страницы отображаются в боковом меню. Масштабируемость структуры – одно из преимуществ Notion. Каждую категорию бокового меню можно дополнить несколькими подкатегориями, которые также подвластны делению.
Вердикт. Приложение Notion поможет организовать документы и заметки в одном месте.
⇒ Документ, который стремится быть приложением.
Удобство. Организация документов и таблиц понятна на интуитивном уровне. Благодаря шаблонам легко создать личную базу. В приложении есть галерея документов, где хранятся файлы других пользователей. Можно посмотреть, как другие организуют знания, и вносить изменения в документы. Не переживайте, они все равно не сохранятся и не доставят никому проблем.
Функционал. Импортированные из Google Drive документы отображаются также, как на диске, форматирование не «съезжает». В документ можно интегрировать диаграмму Ганта, видео, кнопки с разными действиями. С помощью шаблонов таблиц удобно организовать список фильмов, программу тренировок, рабочие задачи.
Большой плюс. Coda можно связывать с другими сервисами: Instagram, YouTube, Wikipedia, а также Gmail, Slack и Jira в платной версии. Документ становится не только пассивной базой знаний, но и связующим звеном разных приложений.
Основной инструмент в Coda — таблицы. Множество шаблонов и легкость создания делают их мощным инструментом для структуризации данных. Таблицы можно связать между собой в одну сложную базу данных.
Навигация. Корневые папки структуры отображаются в боковом меню. Внутри них – документы, которые могут содержать неограниченное количество страниц и подстраниц.
Минус. Для просмотра одной ветки иерархии целиком придется открывать файл в папке. Только оттуда доступен просмотр имеющихся страниц.
Вердикт. Coda дает больше, чем просто организацию знаний. В приложение есть почти все, что необходимо современному человеку для работы.
В заключение, предлагаем несколько советов для создания собственной базы знаний.
Чек-лист для организации личной базы знаний:
Организация базы знаний ради организации базы знаний – плохая идея. Вы точно должны понимать, к чему стремитесь. Глобально, цель – сохранить и доступно организовать знания, чтобы работать и учиться более эффективно.
2. Создайте единое пространство для хранения.
Соберите все свои локальные заметки, документы, фотографии, скриншоты и таблицы в одном сервисе. Так вы свяжете их в единую систему (пресловутую базу знаний) и в зависимости от выбранного инструмента будете пользоваться такими преимуществами, как доступ к данным с любого устройства, синхронизация, удобство хранения.
3. Возьмите за основу уже сохраненную информацию.
Приятная вещь в организации базы знаний – вы никогда не столкнетесь со страхом чистого листа. Структура хранилища создается на основе данных, которые уже пылятся на полке под грифом «Меня сложно найти, легко потерять и невозможно запомнить». Просто разделите их на отдельные секции.
4. Позаботьтесь о масштабируемости структуры.
Нет смысла дробить информацию на слишком детализированные папки и документы. Лучше всего начать с крупных тематических секций и наполнять их контентом. Если почувствуете необходимость, создайте более удобное и прицельное разделение. Плодить в базе знаний папки с одним-двумя файлами и заметками – неэффективно. Это создаст видимость порядка, но будет неудобно для навигации и масштабирования. Ведь тогда добавление заметок потребует создания новых папок и дальнейшего усложнения структуры.
5. Сделайте новые заметки понятными.
Добавляя ссылку или файл в базу знаний, подпишите их. Сегодня вы знаете, в чем состоит ценность этой информации и где ее можно применить. А завтра? А через неделю? Отметьте полезность каждого нового материала, чтобы не тратить время на рефлексию и попытки проникнуть в сознание себя вчерашнего.
6. Не стремитесь к идеалу.
База знаний – инструмент для эффективного структурирования информации. А инструмент проверяется и настраивается в работе. Помните о динамичности и гибкости. Структура кажется удобной и полезной сейчас, но через какое-то время потребует доработки и реорганизации.
Воспользуйтесь правилом ленивого человека: не придумывайте нового. Базы знаний упрощают жизнь. Не пытайтесь с первого раза сделать структуру идеальной. Все равно не получится, а вы зря потратите время.
7. Будьте безжалостны.
Не добавляйте в заметки то, что «возможно, пригодится». Все данные в базе знаний должны иметь реальную ценность. Регулярно пересматривайте файлы и удаляйте ненужное. Информация очень быстро устаревает. Иногда мы сохраняем файлы для решения оперативных задач и больше никогда их не используем. Если вы изначально понимаете, что данные нужны ненадолго, поставьте пометку и удалите их после использования.
☞ Есть ли у вас своя база знаний? Поделитесь опытом и советами. Комментатор с самым оригинальным подходом к хранению получит подарок от редакции.
Подписывайтесь на блог Selectel, мы всегда делимся полезными и актуальными материалами.
Другие истории из личного опыта:
Пятисекундных? У вас что, гигабитный интернет и ксеон под капотом?
Долгую загрузку мы списали на недостаточную мощность или перегрев рабочего ПК. Не знали, что это общая головная боль пользователей.
Вы правы. Стоило упомянуть это в недостатках.
у меня всё на собственном Nextcloud. там задачи с подпунктами, прогрессом выполнения, вложениями, а ещё диаграммы, документы, таблицы, фото, простые заметки, markdown заметки (как замена старого вики-сайта). возможности создать каталог только для загрузки файлов, поделиться документами, отредактировать толпой. однако в офисном пакете толпой больше 20 человек уже не поработаешь)) но нас на работе это не парит. к слову на работе развернули такой же сервер)
да, использую на собственных мощностях. на работе тоже отдельный сервер. но есть и возможность поставить из скрипта в vps/vsd. со временем лично для себя сделал вывод, что такой подход дешевле ситуации когда такой функционал разбросан на разные сервисы.
согласен, этому облаку далеко до попсовых интерфейсов перечисленных в статье сервисов, но мне всё же важнее функциональность. кстати приложений у Nextcloud много, но они не в маркете, а в репозитории f-droid. как дела с приложениями для iPhone не в курсе. ред.
Владимир, спасибо, что поделились своим опытом! Он показался нам очень интересным. Не было сомнений в том, кто получит приз за лучший комментарий 🙂
Свяжемся с вами для уточнения деталей.
А я много лет на https://workflowy.com/
Есть десктопное приложение. Всё шустро летает. Пробовал и Evernote и OneNote и кучу других.
В ВФ есть доски, быстрый поиск, совместный доступ.
Очень простое и удобное приложение. Рекомендую.
Я на нем уже лет 10.. Но у него есть свои ограничения.
Я пользуюсь OneNote. Отличный, гибкий инструмент. Мобильная версия и синхронизация в наличии.
Я тоже удивился что забыли про OneNote. В отличие от веб-приложения Notion со всеми вытекающими (тормоза, зависимость от интернета), работает хорошо. Разве что фоновую синхронизацию Microsoft почему-то не хочет делать.
А никто не пробовал сервис mybase.pro?
пробовал, пока слишком MVP. Ждем следующую версию
что-то они долго MVP. все таки перешел на Notion
«Газпромбанк» решил внести 45% уставного капитала АО «МФ Технологии» в имущество «Газпром-медиа».
Как создать базу знаний
Рассказываем, как создать базу знаний, которая будет по настоящему работать и увеличивать эффективность работы всей компании.
Что такое база знаний
В целом из названия понятно, что База знаний — это совокупность инструкций, скриптов, регламентов и другой документации, которая описывает деятельность организации. И как, правило она вызывает стойкие ассоциации с чем-то скучным, формальным и не нужным.
Однако, база знаний может стать отличным инструментом, который помогает управлять компанией. Она может стать ценным источником информации, который помогает сотрудникам выполнять их работу правильно, а руководителю меньше тратить время на разъяснение типичных ситуаций. Ведь в ней будут содержаться:
Как правило, в каждой компании так или иначе есть своя База знаний. Она может быть не структурирована, написана канцелярским языком и ей никто не пользуется, но она есть. И её можно привести в порядок. Вот несколько шагов как создать базу знаний.
6 шагов как создать базу знаний
Где создавать базу знаний
Самое главное, чтобы База знаний была. И пока вы её переводите в электронный вариант или пытаетесь разобраться с существующими онлайн платформами, распечатайте основные инструкции на бумаге и просто раздайте своим сотрудникам. Также поступите и с тестами — раздайте печатные тесты, а потом вручную проверьте знания. Такой вариант гораздо лучше, чем его отсутствие. Так вы уже начнете получать первые успехи, ваши сотрудники уже перестанут дергать вас по мелочам, а операторы уже начнут правильно разговаривать по телефону.
Вы можете начать создавать регламенты в Google Документах. Это не самый удобный для этого вариант, но так у всех сотрудников хотя бы будет онлайн доступ к Базе знаний.
Также вы можете использовать различные инструменты, предназначенные для хранения регламентов, но в большинстве из них, к сожалению не предусмотрена механика проверки знаний.
При выборе инструмента для создании базы знаний обращайте внимание на наличие таких возможностей:
Создавайте базу знаний в компании любым удобным для вас способом и вы увидите, как увеличится эффективность работы в вашей компании.